Prolog: Transformasi Sistem Kerja ASN
Pada era pandemi saat ini, ketika virus Covid-19 mulai menyebar hingga memasuki era post pandemic, terjadi suatu dampak yang massif dalam tatanan negara maupun tingkat sosial dari masyarakat.
Dalam sektor publik, salah satu perubahan yang dapat dirasakan ialah adanya transformasi mekanisme kerja bagi seluruh ASN di Instansi Pemerintah; dimulai dengan deklarasi presiden perihal penyederhanaan birokrasi sebagai suatu bentuk inovasi dari sistem tata kelola birokrasi yang baru.
Dalam mekanisme perubahan sistem kerja yang terjadi, setiap pimpinan tinggi di instansi pemerintah memberikan ruang gerak yang cukup dinamis dalam mengatur serta menyupervisi aktivitas kerja tiap pegawainya.
Merujuk pada hal tersebut, Instansi Pemerintah melakukan pengambilan keputusan dalam perubahan mekanisme kerja yang tertuang dalam Peraturan Menteri PAN RB Nomor 25 Tahun 2021 tentang Penyederhanaan Struktur Organisasi Pada Instansi Pemerintah Untuk Penyederhanaan Birokrasi.
Dalam ketentuan ini, mekanisme kerja menjadi salah satu aspek pencapaian dari penyederhanaan birokrasi yang ideal dan sesuai dengan harapan pemerintah selaku pelayanan publik.
Secara rigid, salah satu tahapan yang diperlukan adalah mekanisme kerja yang fleksibel dalam mengupayakan proses bisnis berbasis digital dari tugas kegiatan pegawai yang berorientasi pada output kinerja yang maksimal.
Co-working Space bagi ASN Milenial
Adanya penataan ruang serta pembatasan kegiatan beraktivitas sosial merupakan suatu fenomena yang perlu direspons dengan cepat di instansi pemerintah agar eksistensi pemerintah selaku pelayan publik tetap tercapai dalam mengakomodir seluruh kebutuhan masyarakat yang dinamis.
Open space ini diperuntukkan bagi ASN milenial dan angkatan kerja di atasnya, agar lebih kondusif membangun engagement antarpegawai. Situasi kerja yang open space diharapkan mampu meningkatkan daya kreativitas bagi ASN milenial.
Berdasarkan data statistik dari Badan Kepegawaian Negara per Juni 2021, komposisi ASN milenial yang berstatus PNS aktif saat ini adalah sebesar 24% atau 738.862 pegawai dari total 4.081.824 pegawai.
Hal ini merepresentasikan bahwa prosentase komposisi pegawai milenial menjadi yang tertinggi ketiga setelah kategori pegawai usia 41-50 tahun dan 51-60 tahun. Oleh karena itu, untuk menciptakan situasi lingkungan kerja yang kondusif diperlukan suatu inovasi dalam mekanisme dan tata letak kerja yang mendukung pencapaian kinerja instansi pemerintah.
Pada saat ini, popularitas dari coworking space sebagai konsep baru tempat bekerja terus bertumbuh seiring terjadinya peralihan generasi dan angkatan kerja baru yang kini banyak beraktivitas dalam pelaksanaan tugas menggunakan pekerjaan berbasis digital.
Tengah Diterapkan di Bappenas dan BRIN
Instansi Pemerintah yang telah mengimplementasikan sistem ruang kerja bersama adalah Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Bappenas. Dilansir dari viva.co.id, kantor Bappenas yang berlokasi di sekitar kawasan Taman Suropati Jakarta itu telah bertransformasi dengan konsep open space dalam melaksanakan tugas dari tiap pegawainya.
Perubahan semacam ini telah diterapkan juga oleh Badan Riset dan Inovasi Nasional (BRIN). Portal resmi lembaga yang baru berdiri ini menginformasikan bahwa sistem kerja yang diaplikasikan bagi seluruh pegawai untuk periset, perekayasa, dan tenaga manajemen riset lainnya bersifat fleksibel.
Mereka dapat memilih kawasan kerja yang direlevansikan pada bidang kepakaran riset dari tiap pegawainya. Perubahan sistem kerja ini kemudian diimplementasikan secara maksimal dengan komitmen yang kuat oleh Kepala BRIN.
Dalam arahannya, Kepala BRIN berpendapat bahwa konsep ruang kerja bersama merupakan sebuah inovasi dalam menyesuaikan perkembangan teknologi saat ini serta digitalisasi proses bisnis pemerintah yang telah ditetapkan oleh Peraturan Perundang-undangan.
Menjaga Efektivitas Co-working Space
Dalam proses penataan lingkungan pekerjaan ada beberapa hal terkait dengan uraian tugas yang dikerjakan oleh tiap pegawai serta kompetensi yang dimiliki selaras dengan kemampuan pegawai dalam menggunakan teknologi.
Terdapat beberapa parameter mengenai kompetensi yang harus dimiliki dengan mengoperasikan komputer dan pelayanan berbasis digital sesuai dengan kebutuhan pegawai dalam menggunakan aplikasi pelayanan terpadu.
Di lain sisi, pemimpin organisasi pemerintahan juga harus memiliki komitmen yang tinggi dalam melakukan monitoring dan evaluasi atas hasil yang dikerjakan oleh pegawainya. Patut diakui, peran pemimpin organisasi merupakan kunci yang paling signifikan dalam mengawal perubahan.
Dengan kepemimpinan yang kokoh, komitmen terhadap perubahan akan terjaga. Selanjutnya, berbagai persiapan yang dibutuhkan akan menjadi lebih mudah karena dialokasikannya berbagai sumber daya pendukung perubahan. Misalnya, pengembangan aplikasi yang mendukung fungsi monitoring atas output kinerja menjadi lebih efektif.
Esensi dari Konsep Ruang Kerja Bersama
Upaya yang dilakukan oleh para pemimpin dalam mengimplementasikan konsep co-working space juga memberikan hasil pada efisiensi anggaran instansi pemerintah. Biaya yang dibutuhkan untuk memfasilitasi sarana prasarana pada tempat kerja dapat ditekan, serta terjadi penghematan dalam penggunaan sumber daya listrik di perkantoran.
Akan banyak anggaran yang dapat dialokasikan untuk kebutuhan lain dalam menunjang aspek ruang kerja bersama. Dampak dari pengalokasian anggaran ini, pemerintah dapat membuat suatu inovasi ruang bekerja yang mendukung aktifitas ASN dalam melakukan pelaksanaan tugasnya.
Sebagai imbalan positif, ASN milenial yang cenderung memiliki pola pikir kreativitas yang tinggi akan terdukung dari sisi suasana tempat kerja dan kenyamanannya, sehingga mereka dapat merespons urgensi kebutuhan berpikir dalam rangka inovasi performa organisasi.
Aspek kebermanfaatan yang positif lainnya ialah secara psikologis open space meningkatkan solidaritas dan suasana kekeluargaan. Open space meminimalisir gap generasi antarpegawai. Dengan prinsip ini, angkatan kerja baru selaku new comer dapat melakukan penyesuaian terhadap angkatan kerja lama yang tidak terlalu kompleks dalam melakukan tugas dan fungsi mereka.
Konsep ruang kerja bersama dapat menstimulus pegawai untuk memiliki ide inovatif dalam melakukan perubahan dalam pemerintahan, sesuatu yang seringkali digaungkan oleh para pemimpin di era saat ini.
Implementasi ini pun merekronstruksikan bahwa open space dapat dilakukan melalui keinginan dari tiap pegawai untuk melakukan perubahan dan tidak terpaku pada sistem kerja yang ada selama ini.
Epilog: Sebuah Kebutuhan demi Perubahan
Mendesain pekerjaan berdasarkan karakteristik milenial menjadi salah satu langkah penting yang perlu diambil dan dilakukan oleh organisasi pemerintah dalam mengelola ASN milenial yang mulai mendominasi angkatan kerja di pemerintahan.
Ketercapaian engagement dan motivasi intrinsik pegawai milenial melalui desain pekerjaan yang tepat menjadi energi baru bagi organisasi pemerintah dan membuka peluang perbaikan cara kerja birokrasi, yang selama ini dijalankan oleh para generasi terdahulu.
Konsep ruang kerja bersama (co-working space) tidak hanya tentang tempat bekerja tapi menjadi simbol cara bekerja birokrat yang lebih inklusif demi tercapainya tujuan fungsi pemerintah selaku pelayan publik. Semoga semakin banyak instansi pemerintah yang terbuka akan konsep ini dan mewujudkannya, demi perbaikan birokrasi Indonesia!
Cakeeep bro
Ngeriiii
Mantap gan….ane sundul