Artikel ini membahas tentang perkembangan transformasi layanan publik antarinstansi di Indonesia sebagai dampak kesepakatan ASEAN untuk membentuk portal layanan fasilitasi perdagangan ASEAN Single Window (ASW).
Transformasi ini bertujuan untuk menciptakan integrasi layanan single window di masing-masing negara, sehingga layanan publik Pemerintah dapat diakses sebagai satu kesatuan melalui portal National Single Window (NSW). Di Indonesia disebut Indonesian NSW, disingkat INSW.
Syarat Layanan National Single Window
INSW bertujuan mengintegrasikan proses dan keputusan di antara instansi pemerintah yang terlibat. Dengan adanya portal Nasional Single Window, pengguna layanan publik, baik individu maupun perusahaan, dapat mengakses berbagai layanan pemerintah secara mudah dan terpadu.
Masing-masing portal memberikan layanan single window yang memiliki syarat yang disepakati:
- Single submission of Data: Data cukup disampaikan sekali melalui portal single window untuk semua instansi. Hal ini memungkinkan data yang sudah ada dalam sistem salah satu instansi dapat digunakan oleh instansi lain tanpa perlu mengisi data ulang, sehingga menghemat waktu dan upaya bagi pemohon layanan.
- Single & Synchronous Processing: Proses yang sudah dilakukan di satu instansi tidak lagi diulang pada instansi lain. Dengan standar ini, pengguna layanan akan menghindari duplikasi proses dan mempercepat waktu respons dari pemerintah.
- Single Decision Making: Keputusan dibuat sesuai standar single decision making process. Hal ini bertujuan untuk menjamin kewenangan dan kelancaran alur proses antar satuan kerja dalam sistem otomatisasi.
Implementasi NSW di Indonesia
Untuk melaksanakan NSW di Indonesia, diperlukan satuan kerja yang memberi layanan kepada semua instansi dan berwenang mengatur penerapan standar untuk dipatuhi oleh semua instansi peserta layanan.
Pada tahap awal, Tim Persiapan INSW dibentuk untuk menyusun cetak biru INSW, yang merupakan panduan strategis dalam mengintegrasikan layanan publik antar instansi.
Pengoperasian Portal INSW dimulai pada September 2008, menyediakan informasi tentang peraturan yang berlaku dan cara menyampaikan permohonan layanan secara single submission melalui portal Nasional Single Window.
Pengembangan relasi pendukung permohonan layanan single submission dari portal INSW juga dilakukan untuk merelasikan layanan antar instansi. Pada tahap awal, integrasi layanan dilakukan antara Bea Cukai dengan data Perizinan Perdagangan dan Rekomendasi BPOM.
Namun, dalam perjalanan implementasi INSW di Indonesia, terdapat beberapa kendala. Tidak semua layanan K/L (Kementerian/Lembaga) dilaksanakan secara online single submission melalui portal INSW karena adanya hambatan ketentuan hukum yang masih mengharuskan proses manual dengan dokumen fisik.
Meskipun demikian, solusi yang dijalankan di Indonesia mendapatkan penghargaan atas alternatif solusi NSW yang inovatif dan efektif.
Paparan Teknis ASW inisiatif Indonesia untuk membentuk Hub antarinstansi sangat dihargai karena menjadi sumber inspirasi bagi negara ASEAN lainnya untuk mengintegrasikan layanan sesuai standar “tiga single” NSW secara efektif dan efisien.
Suatu solusi terapan yang berbeda dengan solusi layanan single window yang dilakukan di banyak negara saat itu yang NSW-nya dilaksanakan dengan memanfaatkan sistem beacukai sebagai sistem utama.
Dengan solusi integrasi, multi entitas dalam Cetak Biru INSW dapat mencakup layanan lebih luas bukan hanya sebatas proses customs clearance & cargo release, tetapi juga: integrasi sistem perizinan secara nasional (yang akhirnya jadi OSS) dan integrasi Sistem Logistik Nasional.
Dengan demikian, NSW bukan hanya mengelola portal untuk mendapat layanan tunggal dan akses ke seluruh layanan publik, tetapi juga hub integrasi komunikasi, proses bisnis, dan data layanan antarinstansi dan pelaku bisnis terkait dalam mendukung setiap cluster jenis layanan.
Dampak gagasan Indonesia tersebut memengaruhi negara lain, terutama Thailand, yang segera membentuk badan NSW di bawah kendali Kantor Perdana Menteri dan menunjuk Wakil Perdana Menteri untuk memimpin Lembaga tersebut.
Pembentukan badan independen pengelola INSW sebagai satu-satunya portal layanan publik di tingkat nasional, dan hub transaksi layanan terintegrasi antarinstansi sesuai kelompok proses bisnis yang diperlukan dari setiap jenis layanan.
Dari Single Entity Menjadi Multi Entity Integration NSW
Pada evaluasi dan bahasan saat penyusunan Cetak Biru, untuk mengintegrasikan cluster Layanan Rekomendasi dan Perizinan dijumpai beberapa kendala yang harus diatasi antara lain:
- Masing-masing instansi memiliki proses bisnis dan payung hukum sendiri-sendiri bagi keperluan layanan yang sebenarnya proses dan datanya saling terkait antar instansi, sementara saat itu pada umumnya integrasi dilaksanakan dengan pembuatan aplikasi yang menyatukan proses data yang sudah ada, yang akan mengakibatkan perubahan besar di semua instansi pemilik proses.
- Untuk dapat secara cepat diperoleh data terintegrasi dilakukan dengan dua cara, yaitu:
- Upload data hasil proses dari instansi yang proses bisnisnya belum diintegrasikan, agar bisa dipergunakan bagi Proses Customs Clearance dan Cargo Release tanpa menunggu terwujudnya integrasi proses bisnis.
- Integrasi proses bisnis antarinstansi yang sudah siap untuk ikut dalam Cluster Rekomendasi dan perizinan.
- Bahwa proses bisnis masing-masing instansi yang berbeda, dengan vendor pembuat aplikasi maupun platform yang dipergunakan berbeda, maka integrasi pemerintah sebagai satu entitas tunggal yang perlu membuat aplikasi pendukung untuk menyatukan semua proses tidak dimungkinkan. Untuk itu diperlukan adanya Hub antar Instansi yang menjalankan fungsi:
- Integrasi proses bisnis antar instansi tanpa mengganggu proses bisnis internal instansi
- Menyediakan fasilitas hosting data instansi agar proses integrasi bisa dilakukan 24×7 tanpa batasan jam kantor.
Pembentukan Badan Layanan Operasi Hub INSW
Sebelumnya, pendirian badan yang menangani portal nasional layanan publik dan hub integrasi layanan antar instansi disetujui, dengan beberapa penyesuaian, termasuk penempatan sementara di bawah Kementerian Keuangan.
Badan ini bertugas untuk mengkoordinasikan operasi semua lembaga negara yang terlibat dalam layanan publik. Namun, dengan batasan birokrasi yang ada, badan tersebut tidak dapat beroperasi sebagaimana dikehendaki.
Pada tahun 2015, badan tersebut akhirnya terbentuk dengan nama Pengelola Portal INSW, namun dalam praktiknya menjadi pelaksana layanan yang melakukan koordinasi operasi semua Kementerian/Lembaga peserta INSW.
Adanya pengembangan OSS di BKPM menyebabkan perubahan pola manajemen operasi teknis integrasi proses bisnis antar instansi dengan adanya dua Hub terpisah. Dampak terbentuknya dua hub integrasi proses perkembangan layanan antarinstansi bukan hanya menyebabkan ketidakefisienan pemanfaatan sarana teknologi.
Lebih dari itu, juga menyebabkan koordinasi antarinstansi tidak lagi sebagai single hub multiple entities/multiple services sebagaimana menjadi semangat awal dalam penyusunan Cetak Biru INSW, sehingga keluar dari harapan dan semangat bahasan Cetak Biru INSW yang tidak semuanya tertulis dalam Cetak Biru INSW.
Penyempurnaan Solusi Nasional
Dengan memperhatikan kebutuhan integrasi data dan pelayanan publik secara nasional, dapat dilakukan penyempurnaan dalam bentuk antara lain:
- Penggabungan Secure Government Intranet, Pusat data Nasional, Walidata Nasional, dan Pengendalian Hub SPLP dan Otomasi Proses Bisnis antar Instansi Pusat dan Daerah, ke dalam satu satuan kerja teknis di bawah satu Badan Layanan Antar-Instansi Nasional. Dengan demikian, semua instansi akan dapat mempergunakan fasilitas IT dan komunikasi yang sama, berikut kemudahan proses validasi data dan melaksanakan proses sesuai kebijakan satu data secara efektif dan efisien.
- Pembentukan Satuan Kerja Koordinasi operasi proses antarinstansi per jenis layanan (non teknis), seperti Koordinasi Cluster OSS, Cluster Fasilitasi Perdagangan, Cluster Logistik, Cluster proses Data Pribadi/Penduduk, Cluster Layanan Paspor, dll. sehingga masing-masing satuan kerja koordinasi operasi bisa fokus pada kelompoknya.
Dengan menggabungkan berbagai komponen dan satuan kerja pendukung, diharapkan transformasi layanan publik di Indonesia dapat berjalan lebih lancar dan memberikan manfaat yang lebih besar bagi masyarakat dan perusahaan.
Selain itu, transformasi layanan publik juga berkaitan erat dengan upaya meningkatkan kualitas pelayanan publik.
Mantan Anggota Tim Persiapan INSW, Anggota Delegasi RI ke Technical Working Group TWG ASW, dan Deputi Proses Bisnis pada PP INSW. Saat ini menjadi Supervisory Board pada IASII - Ikatan Audit Sistem Informasi Indonesia dan anggota Ikatan Auditor Teknologi Indonesia.
0 Comments