Manajemen perubahan adalah proses yang kompleks dan dinamis yang melibatkan berbagai aspek dari suatu organisasi, termasuk individu, kelompok kerja, dan sistem.
Seperti juga pada berbagai konsep manajemen lainnya, perkembangan juga terjadi pada konsep, model dan pola penerapan manajemen perubahan dari waktu ke waktu.
Fokus Manajemen Perubahan
Pada awal abad ke-20, manajemen perubahan difokuskan pada peningkatan efisiensi dan produktivitas. Frederick Winslow Taylor, seorang insinyur industri, mengembangkan teori manajemen yang menekankan pentingnya analisis dan standarisasi pekerjaan.
Teori ini kemudian dikembangkan oleh Frank dan Lilian Gilbreth, yang menerapkan studi gerak dan waktu untuk meningkatkan efisiensi kerja.
Selanjutnya pada manajemen perubahan mulai berfokus pada aspek manusia dalam organisasi. Elton Mayo, seorang psikolog industri, melakukan penelitian yang menunjukkan bahwa faktor manusia, seperti hubungan antar pribadi, memiliki pengaruh besar terhadap produktivitas.
Penelitian ini kemudian mendorong perkembangan teori hubungan manusia yang menekankan pentingnya komunikasi, partisipasi, dan motivasi dalam manajemen perubahan.
Kemudian sejarah mencatat bahwa pada abad ke-21, karena manajemen perubahan menghadapi tantangan yang lebih kompleks, seperti perubahan teknologi, globalisasi, dan persaingan, pendekatan menekankan pentingnya perubahan berkelanjutan, keterlibatan seluruh organisasi, dan kesiapan menghadapi perubahan.
Dan akhir akhir ini ada sesuatu istilah yang semakin populer yaitu transformasi digital yang juga tidak bisa terpisahkan dari berbagai konsep manajemen perubahan.
Definisi Dari Manajemen Perubahan
Proses manajemen perubahan adalah serangkaian tugas yang digariskan untuk transisi yang mulus dari keadaan saat ini urusan ke yang baru tanpa menghalangi alur kerja atau mengalami kerusakan apa pun.
Medan lingkungan organisasi terus berkembang. Sebuah organisasi yang gagal beradaptasi dengan kebutuhan yang meningkat akan menjadi usang dan rugi dalam jangka panjang.
Ambil contoh merek ponsel Blackberry. Sekali saja smartphone favorit, yang memiliki lebih dari 80 juta pengguna di seluruh dunia, mencatat pangsa pasar 0,2% pada tahun 2016 karena kegagalannya mengadopsi teknologi layar sentuh.
Perubahan adalah suatu keharusan untuk kelangsungan lingkungan organisasi. Banyak organisasi tidak menyadari perlunya perubahan namun kurang memiliki pengetahuan untuk menerapkannya secara efektif. Segala sesuatunya mungkin lolos dari celah dalam prosesnya, dan terkadang menyebabkan kerusakan tidak dapat diperbaiki.
Manajemen perubahan organisasi adalah “tindakan langkah demi langkah yang dirancang oleh organisasi untuk memastikan terjadi berbagai penyesuaian sesuai kebutuhan pada bidang-bidang penting yang dikelola secara efektif sehingga tidak membawa dampak yang merugikan”.
Beberapa perubahan yang dimaksud berhubungan erat dengan antara lain: etos kerja, budaya organisasi, kebijakan, sistem dan prosedur lingkungan organisasi, proses internal, operasi, dan hierarki organisasi.
Faktor Manusia
Manajemen perubahan adalah tentang mengelola orang. Pergeseran dari norma terkadang menimbulkan reaksi kurang baik secara internal dari karyawan dan seringkali secara eksternal dari penerima layanan dan masyarakat.
Kebanyakan karyawan lebih memilih melakukan sesuatu dengan cara yang biasa mereka lakukan daripada mencoba pendekatan baru karena takut akan hal yang tidak diketahui.
Pendekatan top-down yang melakukan perubahan sendirian dalam suatu organisasi dan memaksakan tatanan baru pada karyawan dapat kontraproduktif. Karyawan mungkin tidak langsung menolak perubahan tersebut, namun mereka mungkin enggan untuk menerapkannya.
Orang merasa sulit menerima apa yang tidak mereka pahami. Komunikasikan “mengapa” di balik perubahan tersebut kepada setiap karyawan sehingga mereka memahaminya.
Ketika karyawan menyadari perlunya perubahan, mereka menjadi terlibat penuh dalam semua aktivitas terkait, dengan sukarela tanpa diberi mandat.
Jenis Manajemen Perubahan
Perubahan terjadi pada tingkat yang berbeda dan memerlukan pendekatan manajemen yang berbeda agar berhasil. Secara sederhana ada 2 kategori dasar manajemen perubahan, yaitu manajemen perubahan individu dan manajemen perubahan organisasi.
- Manajemen Perubahan Individu
Manajemen perubahan individu berbicara kepada orang-orang di lingkungan yang terus berubah. Memahami orang-orang yang dihadapi adalah kunci dalam mengelola mereka secara efektif. Rancang pendekatan psikologis untuk memenuhi emosi karyawan pada tingkat individu.
- Manajemen Perubahan Organisasi
Manajemen perubahan organisasi merupakan perpanjangan dari manajemen perubahan individu. Setelah mengatasi kebutuhan psikologis karyawan untuk membantu mereka menyetujui rencana perubahan, sekarang manajemen perubahan perlu mengatasi masalah inti pada organisasi.
Langkah-Langkah Manajemen Perubahan
Tidak ada pendekatan universal dalam manajemen perubahan. Faktor-faktor yang menyebabkan perubahan mungkin berbeda antar organisasi, namun prinsip inti manajemen perubahan tetap sama.
Langkah-langkah berikut dapat diterapkan secara sistematis dalam memenuhi kebutuhan terjadinya perubahan yang diharapkan.
- Menentukan Tujuan
Langkah pertama dalam proses manajemen perubahan adalah menentukan apa yang ingin dicapai pada akhirnya. Memiliki tujuan yang jelas memerlukan pemahaman tentang posisi organisasi saat ini dan tujuan yang diinginkan.
- Dukungan Tim Manajemen
Menyelami proses manajemen perubahan sendirian adalah hal yang tidak boleh dilakukan. Pimpinan organisasi tidak dapat menerapkan perubahan sendirian, bahkan dengan semua pengetahuan dan pengetahuan teknis yang dimilikinya. Diperlukan dukungan dari seluruh tim manajemen untuk mengatur jalannya proses perubahan.
- Penunjukan Pemimpin Proses
Meskipun dukungan semua orang di organisasi sangat berharga, diperlukan beberapa pemain kunci yang akan memimpin proses manajemen perubahan di berbagai bidang. Anggaplah mereka sebagai manajer yang akan membantu mengkoordinasikan aktivitas di tingkat mikro. Dilakukan diskusi dari hati ke hati dengan para aktivis perubahan dimaksud mengenai berbagai inisiatif perubahan dan jelaskan tanggung jawab mereka.
- Komunikasi Visi
Langkah berikutnya adalah membuat semua orang di organisasi ikut serta. Mengamanatkan kepada semua orang untuk menyetujui rencana perubahan hanya karena keinginan pimpinan bukanlah pendekatan terbaik. Hasil terbaik didapat bila ada pemahaman dan tentang visi yang sama. Mengatasi hambatan
- Menetapkan pencapaian kecil
Jika tujuan perubahan terasa besar, mencapai semuanya sekaligus mungkin terasa mustahil sehingga perlu ditetapkan pencapaian kecil. kelompok kerja akan merasakan pencapaian atas keberhasilan pencapaian tersebut.
- Mencapai kemenangan awal
Tidak ada yang membuat orang bersemangat lebih dari kemenangan awal yang membuat karyawan didorong untuk bekerja lebih keras, melihat bahwa upaya mereka membuahkan hasil. Hal sebaliknya terjadi ketika upaya awal mereka tampak hanya membuang-buang waktu.
- Melacak kemajuan
Manajemen perubahan melibatkan banyak perencanaan, koordinasi, pengendalian, dan evaluasi. Faktor-faktor ini harus selaras untuk mencapai tujuan dari perubahan.
Ada kecenderungan semangat anggota kelompok kerja memudar setelah beberapa minggu atau bulan. Perlu diadakan pertemuan rutin dengan kelompok kerja untuk menjaga motivasi.
- Melakukan peningkatan secara kontinu
Perubahan adalah sebuah proses yang berkesinambungan. Perlu peninjauan kondisi, perkembangan dan capaian secara terus menerus untuk perbaikan.
Dengan melakukan ini, Perlu diidentifikasi hambatan yang mungkin timbul dari perubahan. Gabungkan perubahan yang telah dicapai untuk keseragaman dan konsistensi di seluruh organisasi.
Kegagalan Dalam Manajemen Perubahan
Kegagalan untuk menerapkan setiap langkah proses manajemen perubahan akan berpotensi menyebabkan hal hal yang tidak diharapkan berikut ini:
- Penurunan produktivitas organisasi
- Keengganan berbagai pihak untuk mendukung dan berkomitmen penuh terhadap proses manajemen perubahan
- Hilangnya motivasi anggota kelompok kerja untuk memberikan masukan terbaiknya
- Keluarnya karyawan berkinerja tinggi dari organisasi meninggalkan karyawan dengan kinerja dan motivasi rendah
Tantangan
Perubahan organisasi mungkin merupakan upaya yang disengaja suatu organisasi untuk meningkatkan operasi atau respons terhadap situasi yang tidak terduga. Apapun masalahnya, manajemen perubahan menghadirkan serangkaian tantangan. Memahami hambatan sebelumnya memungkinkan mengelolanya secara lebih efektif.
Tantangan manajemen perubahan yang paling umum biasanya adalah mengelola banyak kelompok kerja,, menjaga keterpaduan lintas unit, gangguan komunikasi, resistensi karyawan, gangguan operasional, sistem birokrasi.
Model Manajemen Perubahan
Ada beberapa model atau konsep manajemen perubahan yang dapat dijadikan acuan bagi pengembangan strategi manajemen perubahan. Sebutlah yang populer digunakan adalah Model ADKAR, Model Lewin, Model Kotter, Model McKinsey 7-S, ataupun Model Manajemen Perubahan Lima Tahap Kübler-Ross.
Kelima model sebenarnya memiliki banyak persamaan meski dikembangkan dalam struktur berbeda dan pandangan dari sisi yang berbeda. Kita dapat menerapkan salah satu atau kombinasi dari model model tersebut.
Transformasi Digital
Konsep transformasi digital telah menambah wawasan pada perkembangan manajemen perubahan. Transformasi digital adalah proses perubahan yang dilakukan suatu organisasi untuk mengintegrasikan teknologi digital di semua bidang operasional organisasi.
Sesungguhnya transformasi digital tidak hanya tentang teknologi,
tetapi juga tentang perubahan budaya dan perilaku. Organisasi perlu menciptakan budaya yang terbuka terhadap perubahan dan yang mendukung penggunaan teknologi digital.
Konsep transformasi digital juga telah menekankan pentingnya adanya agen perubahan dan transformator perubahan. Agen perubahan yang dimaksud adalah orang atau kelompok yang berperan dalam mendorong perubahan dalam suatu organisasi. Agen perubahan dapat berasal dari dalam atau luar organisasi.
Sedangkan transformator perubahan adalah agen perubahan yang berhasil dalam mendorong perubahan yang signifikan dalam suatu organisasi. Konsep transformasi digital tidak bertentangan dengan semua konsep manajemen perubahan yang sudah ada.
Akhir kata
Manajemen perubahan menjadi semakin penting bagi organisasi karena perubahan adalah suatu hal yang tidak terhindarkan di dunia yang semakin kompleks dan fluktuatif.
Perubahan dapat berasal dari berbagai faktor, seperti perubahan teknologi, perubahan peraturan, perubahan pola pikir dan pola kerja masyarakat, yang terjadi pada tingkat domestik, regional hingga global.
Tanpa manajemen perubahan yang baik, suatu organisasi dapat mengalami kesulitan dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan yang semakin dinamis.
Manajemen perubahan dapat membantu organisasi mengelola perubahan dengan cara yang sistematis dan terkoordinasi. Dengan melakukan manajemen perubahan, suatu organisasi dapat meminimalkan dampak negatif dari perubahan dan memaksimalkan dampak positifnya.
Banyak organisasi yang masih menerapkan manajemen perubahan yang sudah perlu disesuaikan dengan perkembangan lingkungan saat ini. Akhir terhadap pendekatan dan penerapan manajemen perubahannya perlu dilakukan perubahan.
Manajemen perubahan saat ini harus lebih berfokus pada faktor manusia, seperti komunikasi, partisipasi, dan motivasi. Selain itu diperlukan pendekatan yang lebih holistik di mana manajemen perubahan tidak lagi hanya berfokus pada perubahan teknis, tetapi juga perubahan budaya dan perilaku.
Satu hal yang lebih penting lagi berkaitan dengan kebutuhan untuk melakukan perubahan yang berkelanjutan yang memerlukan terbentuknya budaya berinovasi, sikap, pengetahuan dan kompetensi dari pucuk pimpinan hingga seluruh jajaran personel dalam organisasi.
Penerapan manajemen perubahan yang efektif dapat membantu organisasi untuk menghadapi perubahan dengan lancar dan sukses. Organisasi perlu memahami tren terbaru dalam manajemen perubahan dan menerapkannya secara tepat sesuai dengan kebutuhan.
Pada akhirnya, manajemen perubahan yang baik dapat betul betul membantu organisasi mencapai tujuannya dan tetap relevan di tengah derasnya perubahan yang terjadi.
Bila manajemen perubahan yang dilakukan sudah tidak memberikan hasil yang maksimal maka kemungkinan terhadap manajemen perubahan yang ada perlu dilakukan perubahan.
0 Comments