Sebenarnya, apa yang menyebabkan konflik? Jawabannya cukup sederhana, “kehidupan”. Ya. Menyatukan orang-orang dalam interaksi sosial tentu melibatkan serangkaian dinamika interpersonal yang cepat atau lambat akan menimbulkan konflik.
Karena alasan inilah kita harus belajar menghadapi konflik, ketimbang hanya berharap konflik itu tidak menghalangi rencana kita dan mengganggu hubungan kita dengan orang lain. Oleh karena itu, waktu dan upaya yang terlibat dalam mempelajari bagaimana menangani konflik secara positif dan konstruktif merupakan investasi penting dan berharga dari sumber daya pribadi dan organisasi.
Lalu bagaimana dengan birokrasi? Sebagai sebuah institusi yang mengumpulkan banyak orang dengan berbagai ide dan kepentingan, tentunya dalam birokrasi juga rentan terjadi konflik. Dengan demikian, bagi para birokrat, pemahaman tentang konflik berikut ini juga merupakan sebuah kebutuhan.
Bukan Sesuatu yang Perlu Dihindari
Bahwa konflik adalah masalah dan sesuatu yang harus dihindari dengan segala cara, adalah sebuah anggapan umum yang keliru. Anggapan umum bahwa konflik sangat merusak sehingga tujuan dari manajemen yang baik adalah meminimalkan gesekan. Pendapat ini adalah pendekatan yang terlalu sederhana untuk subjek manajemen konflik yang kompleks.
Konflik adalah ketidaksepakatan alami yang dihasilkan dari individu atau kelompok yang berbeda dalam sikap, keyakinan, nilai, atau kebutuhan. Konflik ada di mana-mana, dan kita tampaknya kesulitan menghadapinya. Bahkan, dalam banyak kasus kita menghindarinya.
Begitu kita memahami bahwa konflik itu normal dan tidak boleh dihindari, resolusi itu sendiri menjadi lebih normal dan merupakan bagian dari keterampilan yang kita butuhkan dalam masyarakat dan dalam komunitas yang kita minati, yang kita sebut organisasi.
Masyarakat tempat kita hidup terdiri dari berbagai latar belakang, cara pandang, dan pendekatan terhadap kehidupan. Oleh karena itu, tidak mengherankan bahwa konflik ditetapkan sebagai bagian tak terpisahkan dari kehidupan kita sehari-hari.
Ini karena orang-orang memiliki kepentingan dan perspektif yang bersaing dalam kaitannya dengan masalah yang sama; akibatnya, ketegangan muncul antara individu dan kelompok. Gagasan untuk mencapai masyarakat tanpa konflik jelas merupakan angan-angan.
Namun, ini tidak selalu menjadi masalah, karena konflik juga bisa menjadi kreatif dan konstruktif. Setiap konflik memiliki kesempatan untuk menciptakan proses yang lebih baik dan mengembangkan prosedur yang inovatif. Perlu pula dipahami bahwa konflik memiliki sisi positif yang penuh dengan peluang hanya jika ditangani dengan sempurna dan efisien.
Alat Perbaikan bagi Manajemen
Konflik memiliki kemampuan untuk menumbuhkan kreativitas, pemikiran yang lebih tinggi, keterampilan mendengarkan yang lebih baik, dan perubahan. Hal ini pada gilirannya menyediakan bagi manajemen, alat untuk perbaikan yang signifikan.
Tidak dapat dihindari bahwa kita akan mengalami konflik. Banyak perubahan penting dalam masyarakat dan organisasi tempat orang bekerja telah terjadi sebagai akibat dari konflik. Organisasi yang sukses umumnya menangani konflik dengan cara yang positif dan proaktif.
Maka, pertanyaan pentingnya bukanlah: “Bagaimana kita menciptakan dunia tanpa konflik?”, melainkan: “Bagaimana kita mengelola konflik sekonstruktif dan sepositif mungkin?”
Cara yang paling mungkin dilakukan adalah manajer mengembangkan pendekatan manajemen konflik yang sesuai dengan kepribadian dan tanggung jawab mereka.
Pengembangan pendekatan ini tergantung pada penguasaan keterampilan manajemen konflik. Beberapa keterampilan dalam manajemen konflik termasuk keterampilan mendengarkan, keterampilan umpan balik, dan gaya manajemen konflik.
Kondisi yang Memungkinkan Terjadinya Konflik
Konflik dapat berasal dari berbagai penyebab, dan memahaminya adalah langkah pertama dalam menanganinya secara efektif. Masalah inti yang sering menjadi dasar untuk konflik. Misalnya, individu mungkin merasakan perbedaan dalam rantai komando di bawah struktur organisasi perusahaan.
Seseorang mungkin mengerti bahwa mereka hanya dapat menerima tugas dari individu tertentu. Namun, struktur manajerial informal memungkinkan individu untuk melakukan fungsi untuk beberapa manajer. Langkah pertama dalam mengetahui bagaimana mengelola konflik adalah menghargai kemunculannya dan memahami mengapa konflik terjadi.
Konflik dalam organisasi biasanya terjadi karena satu atau lebih alasan, meskipun penyebab atau sumber konflik organisasi bisa banyak dan beragam. Misalnya, berasal dari persaingan masa lalu dan perbedaan kepribadian. Akan tetapi, penyebab paling umum adalah sebagai berikut:
- Saling ketergantungan tugas:
konflik paling mungkin terjadi antara individu atau kelompok yang bergantung satu sama lain. - Ambiguitas yurisdiksi:
tanggung jawab yang tumpang tindih sering menyebabkan konflik. Hal ini dapat terjadi ketika satu pihak mengambil tanggung jawab yang juga dapat diklaim oleh pihak lain. - Perebutan status:
Perebutan status dapat terjadi akibat ketidakadilan yang dirasakan. Perebutan status juga dapat terjadi ketika satu orang atau kelompok percaya bahwa mereka seharusnya memberikan instruksi kepada orang atau kelompok lain daripada menerima mereka. - Hambatan komunikasi:
Konflik sering terjadi karena dua orang atau kelompok tidak berbicara dalam bahasa yang sama. Bahasa teknis dapat menyebabkan kebingungan, yang dapat menyebabkan konflik tentang siapa yang mengatakan apa atau makna apa yang dimaksudkan. - Perbedaan nilai-nilai pendukung dan nilai-nilai perilaku:
Konflik lebih mungkin terjadi antara kelompok-kelompok dengan nilai-nilai atau kepercayaan sosial, etnis, ras, atau budaya yang berbeda.
Mengelola dan Menyelesaikan Situasi Konflik
Manajemen konflik sering dianggap berbeda dari resolusi konflik. Agar konflik yang sebenarnya terjadi, harus ada ekspresi pola eksklusif, dan menceritakan mengapa konflik itu diekspresikan seperti itu.
Konflik bukan hanya tentang ketidakmampuan sederhana, tetapi sering dikaitkan dengan masalah sebelumnya. Pada dasarnya, tiga metode penyelesaian situasi yang telah mencapai tahap konflik terbuka sering digunakan oleh banyak organisasi yang berbeda.
- Perundingan atau Negosiasi bersama: Ini adalah proses di mana perwakilan kelompok yang diamanatkan dalam situasi konflik bertemu bersama untuk menyelesaikan perbedaan mereka dan untuk mencapai kesepakatan. Negosiasi sering kali melibatkan kompromi, satu kelompok mungkin memenangkan salah satu tuntutan mereka dan menyerah pada yang lain.
- Mediasi atau Konsiliasi: Kamus mendefinisikan konsiliasi sebagai “tindakan memperoleh niat baik atau mendorong perasaan bersahabat.” Undang-undang hubungan perburuhan Afrika Selatan mengatur proses konsiliasi di tempat kerja, di mana kelompok-kelompok yang berada dalam konflik dan yang gagal mencapai kesepakatan, dapat berkumpul sekali lagi untuk mencoba menyelesaikan perbedaan mereka.
- Arbitrase: Berarti penunjukan orang independen untuk bertindak sebagai hakim (atau hakim) dalam suatu sengketa, untuk memutuskan syarat-syarat penyelesaian. Kedua belah pihak yang berkonflik harus sepakat tentang siapa arbiter yang seharusnya, dan bahwa keputusan arbiter akan mengikat mereka semua.
Menjalankan Proses Mediasi
Sebagai upaya menyelesaikan konflik, proses mediasi secara garis besar dapat dibagi menjadi tiga tahap berikut:
Tahap 1: Pengenalan dan pembentukan kredibilitas
Selama tahap pertama, mediator memainkan peran pasif. Tugas utama adalah mendapatkan kepercayaan dan penerimaan dari pihak-pihak yang berkonflik, sehingga mereka mulai percaya bahwa dia akan mampu membantu mereka secara adil sebagai orang yang dapat mereka andalkan setiap saat.
Tahap 2: Mengarahkan proses negosiasi
Pada tahap kedua, mediator melakukan intervensi lebih aktif dalam mengarahkan negosiasi. Dia mungkin menawarkan nasihat kepada para pihak, mencoba untuk menetapkan titik perlawanan yang sebenarnya dari masing-masing pihak dan untuk menemukan area di mana kompromi dapat dicapai.
Mediator akan mendorong para pihak untuk mengajukan proposal dan kontra-proposal dan (ketika solusi tampaknya layak) akan mulai mendesak atau bahkan menekan para peserta untuk menerima penyelesaian.
Tahap 3: Gerakan menuju penyelesaian akhir
Seorang mediator yang berpengalaman akan tahu kapan harus menggunakan diplomasi dan kapan harus memberikan tekanan menuju penyelesaian akhir perselisihan. Pengaturan waktu dan kepekaan terhadap kepribadian dan posisi strategis penting untuk menjaga kredibilitas dan menghindari penolakan oleh satu atau lebih pihak dalam prosesnya.
Proses mediasi bersifat dinamis dan disetel dengan baik. Seorang mediator yang baik harus fleksibel dan inventif, dan harus memastikan bahwa nilai-nilai pribadinya tidak dikenakan pada pihak-pihak yang berkonflik. Seorang mediator dapat menasihati, membujuk, atau membujuk mereka menuju kesepakatan.
Manajemen Konflik untuk Pengembangan Birokrasi
Dengan uraian di atas, tulisan ini menyimpulkan bahwa memperkuat hubungan di tempat kerja secara signifikan dengan mengetahui bagaimana bekerja melalui ketidaksepakatan sangat penting untuk pengembangan organisasi.
Begitupun dengan birokrasi. Sebagaimana kita tahu, ada banyak masalah yang menjadi pekerjaan rumah untuk perbaikan dalam tata kelola negara ini, mulai dari soal pemberdayaan para birokrat, ego sektoral antarlembaga, sistem alokasi sumber daya dan efektivitas kinerja, serta berbagai masalah yang potensial menimbulkan gesekan; dan tentu saja konflik.
Menyadari hal ini, para pemimpin (manajer) pada setiap level dalam birokrasi perlu menguasai pengelolaan konflik. Mereka mestinya memerankan diri sebagai pakar manajemen konflik yang mampu mengenali gejala-gejala yang memicu konflik dan mencegahnya sebelum itu terjadi.
Mereka juga perlu menyelesaikan konflik dengan cepat menggunakan tiga tahap menjalankan proses mediasi. Ada kebutuhan untuk menggunakan ketidaksepakatan sebagai alat untuk memperkuat tim organisasi dan meningkatkan kerja sama.
Dengan manajemen konflik, birokrasi akan mampu menikmati lingkungan kerja yang lebih tenang dan harmonis, di mana orang-orang bergaul dan berkomunikasi dengan jelas untuk mengakhiri pesan campuran yang dapat menyebabkan perselisihan.
Tidak hanya itu, dalam mediasi ketika mengatasi konflik terjadi komunikasi tentang apa kapan mengapa dan bagaimana situasi diharapkan menjadi lebih baik. Komunikasi dan koordinasi dalam organisasi menjadi lebih efektif. Sebagai hasilnya, birokrasi akan lebih berdaya menjadi sarana negara mencapai kesejahteraan dan keadilan.
Berkah tersendiri jika memiliki pemimpin birokrasi yang memiliki skill pengelolaan konflik yang baik.