Pada awal setiap tahun anggaran, hampir seluruh pengelola sumber daya manusia (SDM) di satuan kerja menyampaikan keluhan yang sama kepada saya: “Kami kekurangan orang.” Namun, ketika saya menelusuri datanya, gambaran tersebut kerap berbeda.
Di satu unit, misalnya, seorang pegawai masih dihitung penuh untuk merekapitulasi dan memverifikasi dokumen secara manual. Padahal sebagian besar proses itu kini sudah ditangani oleh aplikasi, sehingga sebagian waktunya sebenarnya bisa didistribusikan kembali. Persoalannya bukan jumlah orang, melainkan cara kita memahami pekerjaan itu sendiri.
Inilah pangkal masalah dari Analisis Jabatan (Anjab) dan Analisis Beban Kerja (ABK) yang selama ini kita praktikkan. Sebagai pengelola SDM yang sehari-hari menangani usulan penambahan pegawai, saya melihat satu pola yang terus berulang:
- instansi mengajukan formasi baru berdasarkan dokumen informasi jabatan yang sudah usang,
- volume kerja yang hanya diperkirakan, dan
- asumsi bahwa setiap masalah dapat diselesaikan dengan menambah jumlah pegawai.
Apakah memang harus selalu begitu?
Di Persimpangan Jalan
Anjab dan ABK hari ini berada di persimpangan. Di satu sisi, Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) menempatkan perencanaan kebutuhan sebagai bagian awal dalam manajemen ASN, tetapi tidak lagi secara eksplisit menyebutkan metode Anjab maupun ABK.
Di sisi lain, sebagian besar instansi masih menggunakan kedua metode ini sekadar sebagai kelengkapan dokumen administrasi dalam usulan formasi yang dikerjakan secara insidental, menghasilkan tabel jumlah kebutuhan, lalu disimpan hingga siklus berikutnya.
Persimpangan itu bukan tentang apakah Anjab dan ABK masih diperlukan. Pertanyaannya adalah apakah kita bersedia mengubah cara mengelolanya dari sekadar bagian dari pekerjaan teknis rutin menjadi instrumen strategis yang benar-benar digunakan untuk merancang pekerjaan, memetakan kebutuhan kompetensi, mendistribusikan beban kerja, dan menyelaraskan struktur dengan perubahan lingkungan.
Cara Lama yang Rapuh
Setidaknya ada dua masalah mendasar dalam praktik Anjab dan ABK yang lazim saya temukan.
Pertama, dokumen hanya diperbarui jika ada keperluan mendesak: pengajuan formasi, perubahan organisasi, permintaan instansi pembina jabatan fungsional, atau pemeriksaan. Akibatnya, informasi jabatan selalu tertinggal dari perubahan pekerjaan yang sebenarnya. Uraian tugas masih mengikuti struktur lama, sementara sebagian proses sudah beralih ke aplikasi.
Kedua, waktu penyelesaian tugas sering ditentukan berdasarkan perkiraan, kebiasaan, atau salinan dokumen dari instansi lain dengan konteks yang berbeda. Tanpa bukti volume dan waktu kerja yang memadai, hasil ABK terlihat presisi tetapi sebenarnya rapuh.
Masalah terbesar ABK bukan selalu rumusnya, melainkan kualitas data yang dimasukkan ke dalam rumus tersebut.
Tentu, sebagian keluhan mencerminkan kekurangan yang nyata, dan justru karena itulah kita memerlukan instrumen yang mampu membedakan kekurangan sejati dari kekurangan semu. Keluhan “kami kekurangan orang” pun belum tentu sama dengan kebutuhan yang sebenarnya.
Kekurangan itu bisa muncul karena distribusi pegawai yang tidak merata, proses kerja yang tidak efisien, tugas yang tumpang tindih, atau kompetensi yang tidak sesuai.
Distribusi yang timpang ini menimbulkan biaya nyata: sebagian pegawai kelelahan menanggung beban berlebih, sementara sebagian lain tidak dimanfaatkan secara optimal, dan pada akhirnya mutu layanan kepada masyarakat dipertaruhkan.
Digitalisasi yang sudah berjalan di mana-mana justru memperparah kesenjangan ini: instansi masih menghitung pekerjaan lama yang sebenarnya telah berkurang, tetapi belum menghitung pekerjaan baru yang semakin penting.
Objeknya Pun Sudah Berubah
Birokrasi telah berubah, dan objek yang dianalisis pun ikut berubah. Selain Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK), kini Anjab dan ABK harus mengakomodasi PPPK Paruh Waktu.
Hal ini berarti instansi tidak cukup hanya menentukan jumlah orang, tetapi juga harus memahami sifat pekerjaan, jangka waktu kebutuhan, beban kerja, dan pola hubungan kerja yang paling sesuai.
Jabatan fungsional (JF), yang kini mendominasi komposisi ASN, menuntut perhitungan yang lebih spesifik karena variasi beban kerja antarrumpun jabatan sangat besar. Ditambah lagi, penerapan pola kerja fleksibel menggeser perhatian dari kehadiran fisik ke hasil kerja.
Karena itu, ABK idealnya mampu mengukur keluaran, tingkat kesulitan, dan kontribusi terhadap sasaran organisasi, bukan sekadar jam kerja.
Mengubah Anjab dan ABK Menjadi Sistem yang Hidup
Lantas apa yang perlu berubah? Saya menawarkan tiga pergeseran yang menurut saya paling mendesak.
- Pertama, perbarui Anjab dan ABK berdasarkan perubahan pekerjaan, bukan berdasarkan jadwal formasi. Setiap kali terjadi digitalisasi proses, perubahan layanan, perubahan regulasi, atau penerapan pola kerja baru, itulah saatnya dokumen perlu diperbarui. Ini mengubah Anjab dan ABK dari pekerjaan insidental menjadi sistem yang terus berdenyut.
- Kedua, gunakan bukti, bukan perkiraan. Volume layanan, jumlah dokumen, data aplikasi, dan capaian kinerja merupakan bahan baku ABK yang jauh lebih andal daripada angka yang disalin dari dokumen sebelumnya. Keterlibatan satuan kerja pengguna dalam proses ini bukan pilihan, melainkan suatu keharusan.
- Ketiga, dan ini yang paling saya tekankan: perkuat peran JF Analis SDM Aparatur bukan hanya sebagai penghitung kebutuhan, tetapi juga sebagai penguji kewajaran, analis kesenjangan, dan pemberi rekomendasi kepada pimpinan. Konkretnya, setiap usulan formasi idealnya melewati satu tahap uji kewajaran berupa forum penyaring.
Forum ini mempertemukan JF Analis SDM Aparatur, satuan kerja pengusul, satuan kerja pengelola SDM, serta organisasi untuk menyandingkan angka kebutuhan dengan data beban kerja riil, serta opsi tanpa penambahan pegawai, sebelum usulan itu naik ke pimpinan.
Dengan begitu, pertanyaan pertama yang harus dijawab bukan “berapa orang yang kurang?” melainkan “apakah kekurangan ini dapat diselesaikan melalui redistribusi, digitalisasi, atau pengembangan kompetensi?”
Di negara lain, misalnya Australia, perencanaan kebutuhan pegawai sektor publik telah lama bergeser ke pendekatan perencanaan tenaga kerja strategis (strategic workforce planning) yang berbasis data dan proyeksi kompetensi, bukan sekadar mengisi kekosongan saat terjadi pensiun atau mutasi.
Praktik baik dari instansi seperti Kementerian Keuangan menunjukkan bahwa manajemen SDM yang kuat dibangun melalui keterhubungan antara jabatan target, profil pegawai, kompetensi, kinerja, dan keputusan penempatan.
Yang perlu ditiru bukan semata-mata aplikasinya, melainkan tata kelola datanya. Digitalisasi tanpa pembenahan data hanya memindahkan masalah dari lemari arsip ke layar komputer.
Penutup
Di tengah perubahan kebijakan ASN, digitalisasi, dan manajemen talenta, Anjab dan ABK tetap menjadi fondasi yang penting. Namun, fondasi itu tidak akan kuat apabila dibangun dari informasi jabatan yang usang dan keyakinan bahwa penambahan pegawai adalah jawaban atas setiap persoalan.
Pada akhirnya, penataan ini bukan urusan internal kepegawaian semata; ia turut menentukan mutu layanan yang diterima masyarakat sebagai penerima manfaat utama birokrasi.
Birokrasi tidak selalu membutuhkan lebih banyak orang. Birokrasi membutuhkan pekerjaan yang lebih tertata, data yang lebih akurat, dan orang yang lebih tepat.
0 Comments