TND: Senjata Rahasia di Balik Suksesnya Organisasi Digital!

Pernahkah Anda kebingungan saat membaca surat dinas di dalam organisasi Anda? Atau pernahkah membandingkan antara satu surat dinas dengan surat dinas lainnya kemudian mendapatkan format tulisan yang berbeda-beda? 

Atau pernahkah organisasi lain di luar organisasi Anda bekerja menanyakan keaslian surat dinas, di tengah maraknya penipuan-penipuan melalui surat yang terjadi, yang mengatasnamakan organisasi Anda? 

Lalu Anda bingung bagaimana mengotentifikasinya? Pastinya terbayang di benak Anda, bagaimana jika naskah-naskah dinas ini tidak diatur sedemikian rupa. Tentunya akan kacau bukan?

Maraknya Pemalsuan Dokumen

Saat ini kita juga dapat dengan mudah menemukan berita-berita terkait lemahnya pengendalian naskah dinas. Kompas.com tanggal 11 Februari 2025 menerbitkan sebuah artikel berjudul “Bareskrim Ungkap Modus Pemalsuan Surat Izin Pagar Laut Tangerang”. 

Dalam tulisan tersebut dijelaskan bahwa Badan Reserse Kriminal (Bareskrim) Polri mengungkap modus operandi yang dipakai dalam kasus dugaan pemalsuan surat izin proyek pagar laut di Tangerang, Banten. 

Artikel lainnya, oleh Kompas.com tanggal 20 Mei 2025, bertajuk “Duduk Perkara Kasus Pemalsuan Sertifikat Tanah di PIK oleh Charlie Chandra”. 

Berita ini berisi tentang kasus pemalsuan dokumen tanah seluas 8,7 hektar di Pantai Indah Kapuk (PIK) Desa Lemo, Teluknaga, Kabupaten Tangerang. Selain itu, masih banyak contoh artikel-artikel lainnya yang dapat menimbulkan polemik di tengah masyarakat. Begitupun yang paling menghebohkan saat ini, dugaan ijazah palsu Jokowi.

Tata Naskah Dinas sebagai Pilar Kearsipan

Dalam benak kita pasti timbul pertanyaan mengapa pemalsuan dokumen itu terjadi. Bisa saja salah satunya, bahwa organisasi-organisasi tersebut belum sepenuhnya menerapkan atau bahkan belum membuat pedoman naskah dinas. Pedoman yang dimaksud ialah tata naskah dinas, salah satu dari 4 pilar kearsipan.

Secara sederhana, naskah dinas dapat diartikan sebagai seluruh jenis surat atau dokumen resmi yang dibuat oleh satuan/ unit kerja baik di dalam organisasi pemerintahan atau lintas organisasi. Naskah dinas bersifat resmi dan menggunakan format baku sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

Naskah dinas tidak hanya berupa surat-surat dinas biasa tetapi juga: 

• surat penugasan, 
• instruksi dinas, 
• surat keputusan organisasi, 
• surat cuti pegawai, 
• surat keterangan organisasi, 
• sertifikat (pelatihan/akreditasi/tanah/kendaraan/ijazah), atau 
• jenis naskah dinas lainnya yang diterbitkan oleh organisasi tersebut.

Dalam dunia kearsipan, terdapat pedoman yang dapat dijadikan acuan terkait naskah dinas tersebut. Pedoman tersebut adalah Tata Naskah Dinas (TND). 

Tata Naskah Dinas merupakan salah satu
dari empat pilar kearsipan, yang mengatur mengenai format, ukuran kertas,
huruf, gaya penulisan, logo organisasi, struktur surat/ naskah dinas,
wewenang penandatanganan surat, dan lain sebagainya.

Tiga pilar kearsipan lainnya yaitu Kode Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis.

Ketika pedoman TND tidak diterapkan

Apa yang terjadi pada organisasi yang belum mempunyai dan menerapkan pedoman TND?

1. Kebingungan Antar Pegawai Dalam Menyampaikan Informasi Ke Unit Kerja Lain.

Tidak ada atau tidak jelasnya pedoman TND pada suatu organisasi akan menyebabkan pegawai menjadi bingung dalam menerima atau menyampaikan informasi ke dalam bentuk naskah dinas tersebut. Akan muncul pertanyaan-pertanyaan seperti:

• Apakah dalam membuat naskah dinas perlu menyebutkan dasar atau latar belakang kegiatan atau dapat langsung menyampaikan pesan organisasi? 
• Seperti apa gaya penulisannya? 
• Bagaimana format suratnya? 
• Siapa pejabat yang berwenang menandatangani surat tersebut? 
• dll yang dapat membuat operasional organisasi menjadi terganggu.

2. Tidak Seragamnya Naskah Dinas Antar Unit Kerja

Setiap unit kerja dapat membuat naskah dinas sesuai dengan kesukaan masing-masing pegawai/ unit kerja. Hal ini akan menyebabkan naskah dinas antar unit kerja menjadi tidak seragam atau berbeda-beda.

3. Dapat Dimanfaatkan Oleh Pihak Yang Tidak Bertanggung Jawab

Pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab akan leluasa dalam melaksanakan aksinya, terlebih dalam membuat surat-surat yang direkayasa demi keuntungan/kepentingan pribadi atau golongan.

4. Diperlukan Usaha Lebih Dalam Masalah Hukum

Dalam hal terkait masalah hukum, naskah dinas yang diterbitkan atau dikeluarkan oleh organisasi dapat kehilangan legalitasnya. Sebagai upaya memperbaiki, diperlukan biaya, waktu, dan usaha yang lebih untuk membuktikan otentifikasi dari naskah dinas tersebut. 

Akan tetapi, jika TND telah dibuat dan diterapkan, maka organisasi dapat menguji otentifikasi atau keaslian naskah dinas tersebut sesuai dengan pedoman yang ditetapkan, baik itu dari bentuk naskah dinas, ukuran, struktur penulisan dan sebagainya.

5. Kehilangan Kredibilitas di Mata Masyarakat

Dengan ketidakjelasan yang terjadi baik antar unit kerja, lintas organisasi hingga legalitas yang lemah, maka tentu saja organisasi tersebut akan dianggap tidak profesional dan kehilangan kredibilitasnya. Selanjutnya, organisasi tersebut tidak dipercaya lagi oleh masyarakat.

Naskah Digital melalui E-Office atau SRIKANDI

Di era digital ini, naskah dinas telah beralih dari konvensional ke bentuk digital (elektronik). Tuntutan masyarakat akan informasi dan pelayanan yang cepat mendorong organisasi, baik pemerintah maupun non-pemerintah, untuk melakukan transformasi digital. 

Hal ini bisa terwujud melalui penerapan E-Office atau SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang didukung oleh ANRI).

Muncul pertanyaan: Bisakah E-Office/SRIKANDI mengatasi kasus rekayasa dokumen? Dan bagaimana peran Tata Naskah Dinas (TND) di dalamnya?

TND tetap menjadi fondasi utama dalam implementasi E-Office/SRIKANDI. Dengan mengintegrasikan TND ke dalam sistem ini, maka:

1. Memudahkan Pegawai Dalam Pembuatan Naskah Dinas Secara Otomatis

Pegawai lebih mudah dalam membuat naskah dinas melalui E-Office atau SRIKANDI karena telah tersedia template format naskah dinas dalam sistem.

2. Format Naskah Dinas yang Seragam

Pegawai di setiap satuan atau unit kerja dapat dapat langsung menggunakan template naskah dinas dengan format yang sama sesuai TND, sehingga tercipta keseragaman naskah dinas.

3. Mempercepat Proses Birokrasi yang Berjenjang

Dengan seluruh sistem yang telah terotomatisasi akan mempercepat pembuatan, pengiriman, persetujuan, disposisi naskah dinas.

4. Kepastian Hukum

Undang-Undang Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik khususnya pasal 5 ayat 1 menyatakan bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah. 

Selanjutnya, pasal 6 secara singkat yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli. 

Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik   dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan.

5. Mendukung Pemeriksaan atau Pengawasan Internal Maupun Eksternal

Setiap naskah dinas elektronik yang tercipta juga akan tersimpan dalam sistem E-Office atau SRIKANDI, dengan jejak digital meliputi:

• log aktivitasnya, 
• pegawai yang membuat naskah atau mengakses sistem, 
• pegawai yang memberikan persetujuan naskah dinas, 
• waktu keterjadian, 

Jejak digital ini penting agar dapat ditelusuri jika diperlukan, dan mendukung pemeriksaan internal maupun eksternal.

6. Mempercepat Verifikasi Naskah Dinas melalui TTE

Naskah Dinas yang telah dilekatkan tanda tangan elektronik (TTE) dapat diverifikasi secara cepat. Hal ini dikarenakan pada saat menggunakan tanda tangan elektronik maka sistem akan menambahkan barcode atau QR code. 

Kode ini berisi tautan terenkripsi yang mengarahkan ke sistem verifikasi resmi organisasi dan biasanya berada pada bagian bawah naskah dinas. 

Adapun terkait dengan TTE sebaiknya tersertifikasi melalui penyelenggara sertifikasi elektronik (PSrE) yang telah diakui oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kominfo). Salah satunya Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN).

Perlunya Komitmen Semua Pihak

Tentunya penerapan E-Office atau SRIKANDI ke dalam organisasi memerlukan komitmen dari semua pihak sehingga dapat terwujud tata kelola organisasi yang lebih baik. Namun, masih banyak tantangan yang dihadapi dalam penerapan TND pada E-Office atau SRIKANDI. Sejauh ini tantangan tersebut yaitu:

Tidak semua organisasi siap dengan perubahan teknologi, tidak semua pegawai mampu mengoperasikan E-Office atau SRIKANDI, masih kurangnya pelatihan atau sosialisasi penggunaan E-Office atau SRIKANDI, penyalahgunaan akses dalam E-Office atau SRIKANDI, perubahan teknologi yang cepat, tuntutan masyarakat atau stakeholder terhadap pelayanan yang lebih ringkas dan cepat, dan resiko pencurian atau kebocoran data baik dari dalam atau luar organisasi.

Agar Tata Naskah Dinas dapat diterapkan dengan kondisi saat ini, maka organisasi perlu untuk:

1. Secepatnya membuat dan menerapkan Tata Naskah Dinas dalam organisasi;
2. Menyesuaikan format Tata Naskah Dinas ke dalam sistem E-Office atau SRIKANDI;
3. Menggunakan tanda tangan elektronik yang telah tersertifikasi kepada seluruh pegawai dalam organisasi;
4. Memastikan dalam sistem terkait alur proses penciptaan dan penggunaan naskah dinas sesuai hirarki organisasi;
5. Membentuk unit pengolah dan unit kearsipan dalam organisasi;
6. Meningkatkan pelatihan, bimbingan teknis dan sosialisasi mengenai penggunaan E-Office atau SRIKANDI;
7. Menunjuk pengelola E-Office atau SRIKANDI, baik pengelola arsip atau arsiparis dalam unit pengolah;
8. Memberikan dukungan sarana dan prasarana lainnya terkait pemanfaatan E-Office dan SRIKANDI, seperti komputer atau laptop yang memadai, jaringan internet/ intranet, Firewall atau antivirus, server, dan lain sebagainya;
9. Melakukan evaluasi, monitoring dan pengawasan kearsipan internal atau eksternal secara rutin untuk menjaga kualitas tata kelola naskah dinas.

Saat ini, tentulah Tata Naskah Dinas berperan penting. Tata Naskah Dinas tentu saja tidak dapat dipandang hanya sebagai sebuah hal yang bersifat administratif tetapi juga dapat mempengaruhi gambaran dan kepercayaan organisasi di mata masyarakat.

Dengan adanya Tata Naskah Dinas dalam organisasi maka kegiatan-kegiatan operasional dapat berjalan dengan cepat, efisien dan lancar, baik itu koordinasi antar pegawai, unit kerja atau pun lintas organisasi sehingga tujuan organisasi pun dapat tercapai serta meningkatkan kepuasan masyarakat maupun stakeholder terkait.

Dalam hal pembuktian keaslian Tata Naskah Dinas juga akan mudah dilakukan dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Jadi sudahkah organisasi Anda mempunyai atau menerapkan Tata Naskah Dinas?