Tips Lolos Seleksi YSEALI Professional Fellows Program (PFP) ke Amerika Serikat

Pada Juni-Juli 2022 lalu, saya berkesempatan mengikuti Young Southeast Asia Leadership Initiative (YSEALI) Professional Fellows Program (PFP) di Amerika Serikat (AS) selama 40 hari. 

Pengalaman ini sangat berkesan karena itulah momen pertama kali saya menginjakkan kaki di Negeri Paman Sam. Banyak sekali pengalaman berharga yang saya dapatkan, khususnya dalam memperkaya keahlian profesional dan memperluas networking dengan profesional dari AS, maupun pemimpin muda dari 11 negara Asia Tenggara. 

Nah, pendaftaran untuk YSEALI PFP 2024 baru saja dibuka dengan batas waktu pendaftaran 1 Agustus 2023. Karena itu, saya ingin berbagi pengalaman serta tips untuk lolos seleksi YSEALI PFP.

Apa itu YSEALI?

YSEALI adalah sebuah program pemerintah AS yang bertujuan menguatkan pengembangan skill kepemimpinan dan networking kaum muda di Asia Tenggara. 

Program-program YSEALI cukup beragam, antara lain Fellowship (baik professional maupun academic) dan regional workshop. Setiap program memiliki fokus dan tujuan masing-masing. 

Fellowship memiliki durasi yang lebih panjang (sekitar 1,5 bulan) dan berlokasi di AS, sedangkan regional workshop memiliki durasi singkat (sekitar 1 minggu) dan berlokasi di salah satu negara Asia Tenggara. 

Yang membuat kegiatan-kegiatan YSEALI menarik antara lain karena fully-funded dan tidak mewajibkan sertifikasi bahasa (TOEFL/IELTS).

YSEALI Professional Fellows Program (YSEALI PFP)

YSEALI PFP adalah program pengembangan kepemimpinan yang didanai sepenuhnya oleh pemerintah AS, di mana kita dapat bekerja dengan organisasi di AS untuk mendapatkan pengalaman yang berwawasan dan berharga. 

YSEALI PFP ini memberikan kesempatan bagi para pemimpin muda berusia 25-35 tahun dari negara-negara ASEAN untuk menjalani semacam program pertukaran selama hampir 6 minggu di AS. 

Program ini terdiri dari orientasi selama sekitar 4 hari, fellowship di placement city selama sekitar 1 bulan, dan kongres (YSEALI Fellows Forum) selama 3 hari. YSEALI PFP sangat baik untuk meningkatkan kepemimpinan dan keterampilan profesional peserta, dan membangun networking antara para pemimpin muda di Asia Tenggara dan AS.

Syarat untuk mendaftar YSEALI PFP yang termutakhir dapat dilihat pada www.ysealipfp.org. Syarat umumnya adalah warga negara dan penduduk negara Asia Tenggara.

1. Sedang bekerja dengan setidaknya dua tahun pengalaman profesional yang relevan pada saat mendaftar YSEALI.
2. Berusia antara 25 dan 35 tahun pada awal program (perhatikan batas tanggal lahir yang ada di website)
3. Menunjukkan kemahiran dalam bahasa Inggris tertulis dan lisan (tidak wajib punya IELTS/TOEFL/tes lainnya).
4. Emerging leader/pemimpin baru di sektor pemerintahan, masyarakat sipil, atau sektor swasta yang telah menunjukkan keahlian yang berkaitan dengan tema masing-masing yang di-apply.

Selain itu, ada syarat-syarat yang menunjukkan kualitas kandidat, antara lain mandiri dan mampu bekerja secara efektif dalam pengaturan lintas budaya, mampu mengidentifikasi tujuan/proyek pilihan yang ingin diterapkan di tempat kerja atau komunitas asal, dan menunjukkan kepemimpinan dan keterampilan kolaboratif.

YSEALI PFP diselenggarakan dua kali dalam satu tahun, namun pendaftarannya hanya satu kali. 

Ada empat tema yang dapat dipilih ketika mendaftar program Fellowship ini, yaitu Civic Engagement, Economic Empowerment, Governance and Society, dan Sustainable Development and the Environment. Pilihlah tema yang paling sesuai dengan pekerjaan dan minatmu.

Tema yang saya ikuti adalah Governance and Society. Kemungkinan tema ini yang paling cocok dengan rekan-rekan birokrat, karena banyak membahas kebijakan publik, transparansi, dan akuntabilitas. 

Namun, tema lainnya pun mungkin bisa cocok apabila pekerjaan rekan birokrat spesifik menyangkut tiga tema lainnya. Informasi lengkap mengenai empat tema dapat dibaca pada website YSEALI.

Proses Seleksi YSEALI PFP

Ada dua tahap seleksi YSEALI PFP, yaitu seleksi administrasi dan seleksi wawancara. Pada tahap seleksi administrasi, kita mengisi formulir online. Jangan kaget bahwa formulir yang diisi cukup banyak! 

Pada dasarnya, yang kamu harus siapkan antara lain:

• Dua buah Surat Referensi/Rekomendasi
• Tiga esai (mengenai motivasi dan rencana project) dan pengisian formulir-formulir
• Resume/CV
• Dokumen pendukung, misalnya ijazah dan transkrip, sertifikat training/workshop, piagam penghargaan, dokumentasi kegiatan volunteer.

Peserta yang lolos ke semifinal akan mendapat email mengenai tahap akhir seleksi, yaitu wawancara. Pada tahap wawancara, akan ada pewawancara dari perwakilan organisasi penyelenggara (sesuai tema yang kita pilih) dan ada perwakilan dari US Embassy. 

Waktu wawancara singkat yaitu hanya sekitar 10-15 menit, pastinya dalam bahasa Inggris. Dapat dikatakan tujuan wawancara ini untuk memastikan apakah benar kamu yang menulis formulir tersebut, apa kamu memang layak, dan apakah bahasa Inggris kamu cukup bagus atau tidak.

Seberapa besar peluang lolos seleksi? Well, ada 16 orang Fellows dari Indonesia yang ikut YSEALI PHP 2022 Cycle 1. Kebetulan sebarannya merata, yaitu empat orang untuk setiap tema. 

Total seluruh peserta dari 11 negara adalah 100 orang, dan secara keseluruhan, acceptance rate sekitar kurang dari 10% dari pendaftar. Memang program ini cukup kompetitif!

Tips untuk Surat Referensi/Rekomendasi

1. Sebelum mulai menulis esai dan formulir yang demikian banyaknya, sebaiknya pastikan dulu siapa pemberi rekomendasi untuk aplikasi YSEALI PFP kita. Alasannya, karena rekomendasi adalah di luar kendali kita (membutuhkan bantuan orang lain) sehingga kita butuh waktu yang cukup untuk menunggu respons dari pemberi rekomendasi. Setelah ada kepastian adanya pemberi rekomendasi yang bersedia, perasaan akan lebih tenang untuk mulai mengisi formulir, termasuk esai motivasi.
2. Pemberi rekomendasi bisa merupakan kolega, mentor, supervisor, atau profesional lain yang mengenal kita dan kemampuan profesional kita. Hal ini penting supaya substansi dari surat rekomendasi bisa lebih spesifik berdasarkan pengalaman dan pengenalan yang cukup.
3. Pilih dua orang yang dapat memberikan rekomendasi dari aspek berbeda, sehingga saling melengkapi. Berdasarkan pengalaman saya, pemberi rekomendasi pertama saya adalah supervisor saya (Pejabat Eselon II) yang memberikan endorsement mengenai kemampuan profesional saya dan leadership saya dalam pekerjaan. Adapun pemberi rekomendasi kedua saya, yang merupakan pemimpin dan mentor dalam organisasi/komunitas yang saya aktif di dalamnya, memberikan endorsement mengenai kontribusi saya bagi komunitas, serta leadership dan kreativitas saya dalam komunitas. Jadi, saya ingin memberikan kesan kontribusi yang balance antara pekerjaan dan organisasi/komunitas.
4. Pastikan pemberi rekomendasi bersedia dan paham mengenai cara mengisi rekomendasi dengan cara mengetik langsung di form online (bukan upload dokumen). Selain itu, ada beberapa data mengenai pemberi rekomendasi yang perlu diisi. Berikan bantuan teknis jika diperlukan (mengenai langkah demi langkahnya).
5. Rajin mengingatkan pemberi rekomendasi agar mengisi dan men-submit rekomendasi secara tepat waktu. Progres rekomendasi bisa dipantau secara real-time di form aplikasi, apakah rekomendasi sudah selesai atau belum.

Tips untuk Esai

1. Pastikan ada keterkaitan antara tiga esai, tetapi hindari duplikasi. Buat outline tiga esai dulu sebelum menulis tiap-tiap esai.
2. Tonjolkan pengetahuan dan pengalaman kita dalam esai sesuai dengan tema yang diambil dan isu spesifik yang kita angkat. Hindari menulis hal yang klise atau meniru esai orang lain.
3. Optimalkan space 500 kata per esai.
4. Untuk esai pertama seputar motivasi untuk mengikuti YSEALI PFP, sebutkan secara spesifik hal apa yang mau dipelajari dari AS dan dari networking dengan sesama peserta.
5. Untuk esai kedua seputar bagaimana  partisipasimu akan berdampak pada komunitas, eksplorasi satu isu besar yang menggelisahkanmu, sertakan data pendukung, dan rencana berkontribusi mengatasi masalah, dan bagaimana ikut YSEALI PFP bisa membantu mewujudkannya.
6. Untuk esai ketiga seputar bagaimana kamu berniat menggunakan pengalamanmu untuk mendukung proyek lanjutan di komunitasmu, sebutkan project yang akan kamu kerjakan setelah pulang dari AS nanti. Pastikan project akan berdampak bagi komunitas/organisasi, tetapi realistis untuk dilaksanakan. Rencana project harus spesifik mengenai apa saja tahapannya dan siapa saja yang terlibat dan apa perannya. YSEALI biasanya lebih mengapresiasi project yang scope kecil namun konkret manfaatnya bagi komunitas, dibandingkan project besar yang muluk-muluk.

Tips pengisian formulir

1. Saya sarankan copy-paste seluruh pertanyaan di form online, lalu isi jawaban kalian di file terpisah sebelum nanti dipindahkan kembali di form online. Alasannya adalah karena form online tersebut dapat ter-logout otomatis jika dalam posisi idle atau kondisi tertentu, mungkin juga terjadi kendala jaringan sehingga form tertutup. 
2. Untuk pemilihan dan pemberian urutan tema, sebaiknya urutkan sesuai dengan relevansi dengan pengalaman kerja atau minta kita.
3. Untuk pemilihan cycle (cycle 1 atau cycle 2), silakan pertimbangkan faktor-faktor seperti kemudahan untuk izin dari kantor, workload, aktivitas di AS nanti sesuai musimnya. Biasanya ada cycle di musim semi (sekitar bulan April) dan ada cycle di musim gugur (sekitar bulan Oktober). FYI, khusus di tahun 2022, cycle 1 mengalami pemunduran jadwal menjadi Juni-Juli (musim panas). Momen spesial di musim panas itu antara lain bisa mengikuti parade 4^th of July dan masih ada season liga baseball (MLB). Mulai 2023 dan seterusnya, cycle 1 sudah kembali normal ke musim semi.
4. Untuk bagian upload dokumen pendukung, saya sarankan upload CV/resume, ijazah dan transkrip, sertifikat training/workshop terutama yang berbahasa inggris, dokumen yang mendukung pengalaman dalam berorganisasi dan komunitas, dan dokumen lainnya yang relevan agar memberi nilai tambah.
5. Perhatikan batas waktu yang ada di form online (ada perbedaan zona waktu).

Tips Wawancara

1. Baca kembali semua isian formulir aplikasi, khususnya esai-esai.
2. Siapkan pointers jawaban dari pertanyaan yang berpotensi ditanyakan, misalnya:
   1. Ceritakan pengalaman kerja.
   2. Motivasi ikut YSEALI PFP? Mau magang di mana di AS?
   3. Sebelumnya pernah ke AS? Apa kendala culture shock yang mungkin terjadi?
   4. Apa project yang ingin dikerjakan? Apa dampaknya?
3. Latihan wawancara untuk memastikan fluency bahasa Inggris.
4. Siapkan jaringan internet, device, dan tempat interview yang memadai, agar wawancara berjalan lancar.
5. Bersikap tenang, tidak panik. Wawancara tidak akan jauh-jauh dari apa yang kita tulis di formulir. Waktu wawancara pun singkat, hanya 10-15 menit.

Semoga tips-tips tersebut bermanfaat bagi rekan-rekan yang ingin mendaftar YSEALI PFP. Jangan lupa join YSEALI melalui https://asean.usmission.gov/young-southeast-asian-leaders-initiative/ dan follow Instagram YSEALI PFP https://www.instagram.com/ysealipfp. Cheers!