Prolog
Pengadaan barang/jasa menurut Peraturan Presiden Nomor 12 tahun 2021 adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.
la merupakan suatu proses yang cukup panjang dalam pemenuhan kebutuhan mulai dari identifikasi kebutuhan sampai dengan serah terima hasil pekerjaan. Tahapan proses tersebut dilakukan oleh pengelola pengadaan barang/jasa.
Seorang pengelola pengadaan barang/jasa adalah pejabat fungsional yang diberikan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa.
Pengaturan ini merupakan bentuk komitmen pemerintah pada proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa untuk meningkatkan kapasitas SDM agar dapat melaksanakan pekerjaan secara profesional.
Tuntutan Profesionalisme
Dalam Peraturan Presiden sebelumnya yaitu nomor 16 Tahun 2018, pemerintah juga telah mengubah kelembagaan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan melakukan perubahan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP) menjadi Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPB).
Peran ULP yang sebelumnya sebagai layanan dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa menjadi lebih luas yaitu sebagai unit yang berperan utama pada pengelolaan pengadaan barang/jasa di suatu K/L/PD. UKPBJ tersebut akan menjadi center of excellent atau pusat keunggulan untuk pengelolaan pengadaan barang/jasa pada suatu K/L/PD.
Menurut tujuan pembentukannya, UKPBJ memiliki fungsi untuk peningkatan peran, profesionalitas dan peningkatan kapasitas SDM pengelola pengadaan. Berdasarkan fungsi tersebut dapat diketahui bahwa salah satu sebab UKPBJ dapat mencapai tujuannya jika peran dari SDM pengelola pengadaan dapat menjalankan tugas secara profesional.
Pengertian profesional menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah menjalankan pekerjaan dengan menggunakan suatu kepandaian khusus.
Profesional menurut Peraturan Menteri PANRB Nomor 9 Tahun 2017 tentang Kode Etik Pegawai berarti dapat menyelesaikan tugas dengan baik, tuntas, sesuai dengan kompetensi (keahlian) dan inovatif untuk mencapai hasil prima melalui kerjasama.
Profesionalisme SDM PBJ Kemenkeu
Kemudian, pengertian profesionalisme pada nilai-nilai Kementerian Keuangan yaitu dapat bekerja tuntas dan akurat atas dasar kompetensi terbaik dengan penuh tanggung jawab dan komitmen yang tinggi.
Maka, bentuk profesionalitas yang harus diemban oleh SDM pengelola pengadaan barang/jasa Kementerian Keuangan adalah dapat menjalankan tugas yang diberikan dengan penuh tanggung jawab dan komitmen tinggi dengan menggunakan kepandaian/kompetensi khusus yang dimilikinya serta dapat menciptakan inovasi melalui kerja sama yang baik.
Namun, menciptakan SDM yang memiliki profesionalisme tinggi merupakan suatu usaha yang tidak diketahui akan berhenti pada batas mana. Hal ini karena kemajuan zaman telah mendorong suatu organisasi untuk memiliki tujuan yang terus bergerak/dinamis.
Kedinamisan ini tergambar salah satunya dari perubahan pola kerja lama ke pola kerja baru. Pola kerja saat ini lebih banyak memanfaatkan sistem secara online baik dalam berinteraksi maupun dalam bertransaksi*.*
Selain adanya keadaan pandemi COVID-19, jauh sebelumnya teknologi informasi telah mendorong perubahan drastis dalam membentuk proses bisnis baru pada suatu organisasi.
Teknologi informasi mendorong pergerakan informasi menjadi lebih cepat, tidak mudah diukur dan sangat banyak. Bagi organisasi yang dapat memanfaatkan peluang, masifnya informasi akan dimanfaatkan dengan baik dalam pengambilan keputusan agar lebih menguntungkan.
Peran Data dalam Pengadaan Barang/Jasa
Dalam pengambilan keputusan penting, pimpinan dapat menggunakan kumpulan data yang memiliki arti kemudian dibentuk informasi yang bermanfaat untuk dijadikan pengetahuan penting. Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi tidak akan sulit diperoleh dan akan cukup banyak yang dapat diolah untuk menjadi keputusan yang penting bagi pimpinan.
Saat ini, pengadaan barang/jasa telah menggunakan teknologi informasi pada proses pelaksanaannya. Tentu setiap kebijakan yang dibentuk telah memanfaatkan informasi yang ada untuk pengambilan keputusan terbaik.
Hal ini pula mendorong pembuat kebijakan dalam waktu tidak terlalu lama melakukan perubahan peraturan pengadaan barang/jasa dari nomor 16 tahun 2018 ke perubahan terakhir nomor 12 tahun 2021.
Perubahan kondisi yang terjadi di masyarakat akan menentukan bagaimana kebijakan dibentuk. Sehingga proses pengadaan dari waktu ke waktu akan mendapatkaan keadaan yang lebih baik daripada sebelumnya.
Namun, dampak perubahan yang cukup baik pada proses pengadaan barang/jasa dapat memiliki dampak berkebalikan bagi SDM pengelola pengadaan yang menjalankan prosesnya. Tidak semua SDM pengelola pengadaan dapat cepat tanggap dalam memahami perubahan yang ditetapkan.
Proses pengadaan memiliki dampak hukum bagi SDM pengelola pengadaan dalam menjalankan tugasnya, tentu sifat kehati-hatian menjadi prioritas. Maka jika tidak dilakukan mekanisme tertentu dalam mengatasinya akan mengakibatkan proses pengadaan tidak seanggun harapannya karena masih terdapat kelemahan dari segi SDM dalam pengimpelementasiannya
Permasalahan Knowledge Management
Di lingkungan pemerintah yang berjalan secara birokratif, permasalahan lapangan yang kerap terjadi adalah pengetahuan hanya berada di pegawai dan dokumen yang tersebar namun tidak terdokumentasikan dengan baik.
Padahal, keberadaan pengetahuan tersebut harus dipelihara dan dikelola agar dapat bermanfaat di kemudian hari. Kemudian, dalam bidang kepegawaian tentu tidak akan lepas dari rotasi/mutasi pegawai, pensiun, promosi, tugas belajar dan perpindahan pegawai lainnya.
Hal ini pula yang akan menyebabkan pengetahuan mudah hilang. Sehingga di kemudian hari untuk mendapatkan pengetahuan yang serupa memerlukan proses tidak sebentar dan penciptaan inovasi akan berjalan lebih lambat.
Walaupun pemerintah sedikit tertinggal dibandingkan sektor swasta, namun MenPAN-RB melalui Peraturan Menteri nomor 14 tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) telah merumuskan suatu mekanisme pelaksanaan manajemen pengetahun untuk mendorong penggunaan pengetahuan yang sudah ada (knowledge reuse) untuk peningkatan kualitas dalam proses pengambilan keputusan.
Di lingkungan Kementerian Keuangan, Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan juga telah menerbitkan Keputusan Kepala BPPK nomor KEP-140/PP/2017 tentang Cetak Biru Kementerian Keuangan Corporate University yang mengatur tentang penyusunan arsitektur knowledge management bidang pelatihan.
Kemudian pada bidang pengadaan barang/jasa, LKPP melalui Peraturan Kepala LKPP nomor 5 tahun 2019 tentang Model Kematangan UKPBJ menyebutkan pada salah satu tujuannya yaitu mendorong UKPBJ menjadi organisasi pembelajar yang selalu melakukan perbaikan berkelanjutan untuk fungsi Pengadaan Barang/Jasa yang lebih baik.
Oleh karenanya, pengelolaan pengetahuan telah menjadi kebutuhan yang harus diterapkan untuk mempercepat pencapaian tujuan di sektor pemerintah.
Menurut Becerra-Fernandez dan Sabherwal, manajemen pengetahuan adalah sekumpulan aktivitas untuk menemukan, menangkap, membagi, dan mengaplikasikan pengetahuan untuk mencapai tujuan organisasi dengan biaya yang efektif dengan meningkatkan dampak pengetahuan yang dimiliki.
Manfaat yang akan didapatkan dengan melakukan manajemen pengetahuan adalah mempercepat pencapaian tujuan, meningkatkan keuntungan, serta penghematan biaya. Tahapan proses pengelolaan pengetahuan dapat dilakukan dengan Knowledge Management Process. Di bawah ini merupakan Knowledge Management Process menurut Becerra-Fernandez.
(Sumber: Becerra-Fernandez, et al, Knowledge Management (2014))
Epilog: Implementasi KMS
Menurut studi lapangan dan penelitian yang telah dilakukan sebelumnya yang berjudul Analisis Kesiapan Penerapan Manajemen Pengetahuan di organisasi UKPBJ Kementerian Keuangan dalam mengimplementasikan manajemen pengetahuan berada pada tingkat 3 (skor 75,29%) yang berarti siap dengan beberapa perbaikan.
Hal ini berarti bahwa secara kesiapan manajemen pengetahuan mudah untuk diimplementasikan dengan risiko resistensi yang rendah. Dengan demikian, landasan dasar manajemen pengetahuan yaitu kegiatan berbagi dan memanfaatkan pengetahuan dapat lebih mudah diterapkan. Kegiatan berbagi pengetahuan bidang pengadaan barang/jasa telah cukup sering dilaksanakan.
Kegiatan ini akan lebih berdaya guna dengan menggabungkan ke knowledge management system. Kegiatan berbagi pengetahuan yang telah dilaksanakan antara lain Forum Jumatan, knowledge sharing after works, water cooler (saling tanya jawab secara informal), forum tanya jawab Whatsapp Group dan sentralisasi penyimpanan di KMS.
Diharapkan kegiatan yang telah dilakukan dapat mempersempit gap pengetahuan antara SDM pengelola pengadaan senior dengan SDM pengelola pengadaan yang baru. Tujuan selanjutnya yaitu inovasi akan lebih mudah diciptakan oeh SDM pengelola pengadaan untuk mendapatan proses yang lebih efektif dan efisien.
Penulis merupakan Pejabat Fungsional Pengadaan Barang/Jasa Ahli Muda. “Saya merupakan ASN yang memilih untuk menjadi seorang spesialis pada bidang tertentu.”
Nice article … PBJ bidang yang padat knowledge … Pengelola PBJ harus dibekali ilmu dan pengalaman yang cukup agar dapat menjalani berbagai tugas dan fungsi dengan baik, aman, dan nyaman … go ahead …