Proses surat pertanggungawaban (SPJ) di birokrasi telah membuat Presiden Joko Widodo beberapa kali gusar. Salah satunya saat membuka Kongres ke-13 Ikatan Akuntan Indonesia di Istana Negara tanggal 11 Desember 2018 lalu. Di depan peserta kongres yang hadir, Presiden mengungkapkan bahwa selama 4 tahun belakangan ini energi birokrasi habis hanya untuk mengurusi SPJ. Akibatnya, pegawai tidak produktif dan waktu pelayanan kepada masarakat sangat minim.
Ketahuan Presiden
Presiden mendapati guru-guru di sekolah lembur sampai malam, bukan untuk menyiapkan perencanaan proses belajar-mengajar, tetapi malah menyelesaikan SPJ keuangan.
Pada kesempatan lain, Presiden juga menemukan kondisi yang tak jauh berbeda pada Dinas Pekerjaan Umum. Pegawai bekerja sampai tengah malam bukan untuk menyiapkan proyek atau memikirkan bagaimana menggerakkan alat-alat berat dari satu tempat ke tempat lain, tetapi sedang menyiapkan SPJ. Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang pulang dari luar kota pun sibuk mengurus SPJ.
Beberapa kali berkunjung ke berbagai proyek infrastruktur di daerah, Presiden juga menemukan kondisi petugas tidak berada di lapangan malah sibuk di kantor mengurus SPJ.
Pada saat bertemu dengan para kepala desa dalam rangka melakukan pengecekan dan kontrol masalah penggunaan dana desa yang sudah empat tahun digelontorkan sebesar Rp187 triliun, ternyata keluhannya juga sama, kelengkapan SPJ yang terlalu banyak.
Menurut Presiden, administrasi negara kita ini harus disederhanakan agar pimpinan di setiap kementerian/lembaga maupun di daerah bisa memutuskan dan merespon secara cepat kalau ada perubahan-perubahan global.
Di sisi lain, birokrasi masih terbentur pada aturan-aturan yang berorientasi pada prosedur, bukan berorientasi output , outcome, maupun kecepatan.
Rumitnya SPJ
Istilah SPJ mungkin sudah sering kita dengar, tetapi belum semua orang tahu pengertian SPJ. SPJ adalah singkatan dari Surat Pertanggungjawaban, merupakan sebuah laporan dari suatu kegiatan yang telah di laksanakan.
Dalam SPJ biasanya memuat pekerjaaan atau kegiatan yang telah dilaksanakan, realisasi belanja, siapa yang melaksanakan dan keluaran (output) dari kegiatan tersebut.
SPJ pada prinsipnya merupakan wujud dari responsibilitas dan transparansi dalam sistem birokrasi pemerintah. SPJ merupakan mekanisme pertanggungjawaban pengeluaran uang (belanja) dan kinerja yang diperoleh.
Namun, mekanisme tersebut juga memunculkan bentuk responsibilitas (pertanggungjawaban) yang terlalu berlebihan baik dalam jumlah dokumen yang wajib disertakan sebagai pendukung maupun bentuk SPJ yang terlalu rumit.
Sebagai contoh, SPJ untuk perjalanan dinas ke luar kota di instansi pemerintah, pada umumnya harus disertai bukti Surat Perintah Tugas (SPT), SPPD (surat Perintah Perjalanan Dinas), surat bukti pengeluaran, rincian biaya perjalanan dinas, dan wajib dilengkapi bukti asli bill hotel, tiket, boarding pass dan daftar pengeluaran riil.
Masing-masing dokumen biasanya dibuat 3- 4 rangkap. Di samping itu, bukti tersebut harus di dukung laporan hasil pelaksanaan tugas ke luar kota. Untuk membuat SPJ yang demikian banyak tentu membutuhkan waktu yang tidak sedikit.
Kalau kita bandingkan, SPJ perjalanan dinas di perusahaan swasta sangat simpel dan efisien. Bukti perjalanan dinas cukup dilengkapi bukti asli pengeluaran bill hotel, tiket pesawat, pengeluaran riil, dan foto pelaksanaan tugas.
Lain perjalanan dinas, lain pula untuk pengeluaran belanja barang/modal lebih komplit lagi. SPJ yang harus disiapkan memuat dokumen proses lelang, dokumen kontrak, laporan kemajuan fisik pekerjaan, berita acara pemeriksaan barang, berita acara serah terima barang, surat pernyataan tanggung jawab belanja dilengkapi gambar pelaksanaan pekerjaan (as buit drawing), dan foto-foto hasil pekerjaan.
SPJ yang Sederhana
Presiden Joko Widodo berharap agar laporan pertanggungjawaban jangan mempersulit langkah dan membuat sebuah jebakan-jebakan kesalahan. Idealnya, orientasi laporan pertanggungjawaban (responsibilitas) adalah akuntabilitas, efisiensi, orientasi hasil, dan kecepatan.
Dengan demikian, jangan sampai sistem administrasi membuat kita hanya menghemat biaya langsung, tetapi juga memperbesar opportunity cost, berupa penundaan, kelambatan, kelambanan, dan ketidakberanian kita untuk berinovasi.
Dalam akuntansi dikenal istilah substance over form (substansi mengungguli bentuk formalitas). Artinya, laporan harus lebih mengutamakan penjelasan atas outcome (hasil) yang diperoleh dari pada bentuk formalitas laporan.
Jika kita perhatikan, SPJ pada instansi pemerintah lebih menonjolkan bentuk formalitasnya dibanding substansi. Banyak format yang harus dibuat, tetapi substansi yang di pertanggungjawabkan banyak diabaikan.
SPJ yang lengkap bertujuan untuk menghindari adanya kecurangan/korupsi. Namun, laporan SPJ yang komplit pun tidak menjamin bebas dari penyimpangan apabila pembuat laporan tidak memiliki kejujuran/integritas. Ditambah lagi kondisi sistem pengendalian internal masih lemah. Lihat saja, SPJ di lingkungan instansi pemerintah sangat komplit, tetapi tingkat korupsi/penyimpangan di instansi pemerintah lebih tinggi.
Pembuatan laporan mestinya menggunakan prinsip perbandingan cost and benefit. Artinya, perlu membandingkan antara biaya yang dikeluarkan (waktu, tenaga, dan uang) untuk membuat laporan dengan manfaat yang akan diperoleh. Jika biaya lebih besar dari manfaat maka hal itu merupakan pemborosan.
Epilog
Penyederhanaan laporan SPJ sangat mendesak dan penting saat ini. Penyederhanaan formulir berupa pengurangan lampiran bukti pendukung perlu dilakukan dengan membuat cukup satu atau dua rangkap. Serta, perlu adanya pendelegasian wewenang terhadap pengesahan SPJ agar tidak terlalu prosedural dan memakan waktu lama. Terkait dengan efisiensi belanja dan kecepatan, penggunaan teknologi informasi yang tepat dalam pembuatan SPJ perlu dilakukan.
Penuls merupakan alumni STAN dan mantan Auditor BPKP yang sekarang bekerja pada Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.
Namun tidak sedikit pegawai yang “nyaman” dengan sistem SPJ ini. Bahkan, mereka menjadikan per-SPJ-an sebagai passion mereka. Orientasinya apalagi jika bukan uang. Lihat saja, berapa jumlah PNS yang menduduki jabtan “Analis xxx” namun dalam praktiknya, mereka nyaris tidak pernah mengalisis substansi teknis pekerjaan mereka, bahkan para “Analis” tersebut menjadi ahli SPJ dan pemegang uang kas. Alih-alih mempertanyakan keadaan tersebut, mereka malah mewajarkannya dan lama-kelamaan menjadi nyaman karenanya.
Nasib pejabat fungsional tertentu terutama di instansi pusat juga tidak jauh-jauh dari mengurus SPJ, apalagi yang statusnya masih sebagai Ahli Pertama atau Ahli Muda. Namun banyak yang berdalih bahwa hal tersebut adalah wajar karena instansi Pusat merupakan pembuat kebijakan, jadi banyak mengurus hal-hal yang bersifat administratif.
Ini bisa dibereskan perlahan-lahan dengan digitalisasi yang terintegrasi bukan sekedar adanya aplikasi umum saja.
Andaikan semua urusan keuangan menyatu dari perencanaan penganggarannya hingga realisasi di SAKTI, dan tidak hanya berlaku untuk satker saja, melainkan sampai masuk ke individu / staff di unit kerja, saya rasa akan mempermudah hal terkait SPJ ini.
Kalau sekarang, sangat sangat beragam. Mekanisme di kantor A akan berbeda dengan kantor B, padahal sama2 SPJ.
Untuk perjalanan dinas, sebetulnya di swasta pun SPJ nya kurang lebih sama dengan kita, hanya saja pembuatannya dikerjakan oleh bagian keuangan, bukan oleh pegawai yang melaksanakan perjalanan
Adapun SPJ untuk selain perjalanan dinas, ini berbeda-beda kadar keruwetannya antar Kementerian/Lembaga, sesuai dengan karakter pekerjaan dan kecenderungan pengorganisasian masing-masing Kementerian/Lembaga.
Panduan objektif tentang standar dokumen SPJ pengeluaran itu ada dalam peraturan-peraturan apa saja ya?
Saya PPTK sangat semangat tentang hal ini, tapi tidak bisa berkata-kata kalau ditagih kekurangan dokumen oleh Bendahara atau inspektorat.
Setiap daerah memiliki regulasi sendiri, dalam bentuk Perda atau Perbub tentang Sistem dan Prosedur pengelolaan keuangan daerah. dan ada juga yang berbentuk perbub tentang pedoman pelaksanaan Anggaran
Adakah surat spj ini harus dibayar sekiranya penghantaran ke Malaysia…
Sebenarnya beberapa aturan sdh mengakomodir penyederhanaan spj tersebut seperti Perpres 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang dan Jasa yang mengatur antara lain bahwa pengadaan barang/jasa di bawah 10 jt cukup dengan bukti pembelian/pembayaran . Namun di banyak pemda dapat kita jumpai belanja barang/jasa di bawah 10 jt tetap menggunakan banyak dokumen pendukung sepertu kwitansi dari kantor + surat pesanan + bermacam-macam berita acara.
kira2 langkah apa yg harus ditempuh utk penyederhanaan tersebut, bila ada revisi UU atau peraturan lainnya, dimulai darimana?
Setuju penyederhanaan SPJ ini, tetapi sampai saat ini pelaksanaannya dilapangan masih jauh dari kata sederhana. Ya benar kadang waktu kita tersita hanya untuk mengurusi SPJ daripada sibuk merencanakan tupoksi kita.
Setuju. Perlu formulasi yg dilegalkan
Saya sangat setuju dengan konsep berpikir tersebut. Kecenderungan yang terjadi beberapa waktu lampau sampai saat ini hampir pegawai menjadi susah karena pembuatan SPJ. Mau tidak mau harus dibuat karena tuntutan administrasi dan konsekwensi yang akan diterima kalau administrasinya tidak mengikuti yang diprasaratkan. Biaya pembuatan spj kadang tdk ada bila sudah terpakai keluh seorang pegawai.
Kiranya ada inovasi baru dalam pembuatan SPJ oleh teman-teman akuntan.
Salam
Iman dan integritas.
Yg menyederhanakan SPJ