Penerapan Sistem yang Tidak Sistematis

Istilah sistem banyak digunakan di berbagai sisi kehidupan manusia. Peradaban manusia dari generasi ke generasi dapat dikatakan juga terwujud dari tradisi, tatanan budaya, sosial, politik dan ekonomi.

Seringkali bila ada persoalan kompleks tertentu dalam lingkungan yang luas
yang mengemuka, ada yang mengatakan bahwa “permasalahannya bersifat sistemik”. Istilah sistem semakin banyak digunakan sesudah peradaban manusia memasuki era industri yang selanjutnya diikuti dengan era informasi yang terus berlanjut hingga saat ini.

Kegiatan manusia baik secara perorangan maupun kelompok selanjutnya membutuhkan keteraturan sehingga dibuat berbagai ketentuan dan aturan yang sering juga disebut sebagai “sistem”.

Sistem sistem ini yang umumnya bertujuan baik seringkali tidak selalu memberikan hasil yang diharapkan karena berbagai sebab yang perlu dikenali, dihindari dan diatasi. Hal ini menyebabkan perlunya kesadaran, pengetahuan, dan keterampilan dalam membangun sistem dan menerapkannya yang akan coba dibahas dalam tulisan ini.

Pengertian Sistem 

Kata “sistem” konon berasal dari kata “systema” dalam bahasa Latin atau dari kata “sustema” dari bahasa Yunani.  Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata sistem dapat berarti tiga hal yaitu: 

1. Perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.
2. Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dan sebagainya
3. Metode

Sedangkan kata sistematis dalam kamus yang sama disebutkan berarti “teratur menurut sistem; memakai sistem; dengan cara yang diatur baik-baik”. Dari pengertian itu dapat dipahami adanya beberapa karakteristik utama dari sebuah “sistem” yaitu:

1. Terdiri dari komponen-komponen yang saling berhubungan. Komponen-komponen ini bisa berupa benda fisik, konsep, atau proses.
2. Memiliki batasan yang membedakannya dengan lingkungan sekitarnya. Batasan ini bisa berupa fisik (misalnya, dinding sebuah ruangan) atau konseptual (misalnya, batas antara sistem komputer dan pengguna).
3. Dirancang dan diterapkan untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan ini bisa bersifat spesifik (seperti menghasilkan produk, menyelenggarakan layanan) atau umum (seperti menjaga keseimbangan, membangun kesejahteraan, menegakkan aturan  ).
4. Menerima masukan dari lingkungan sekitarnya yang dapat berupa energi, informasi,  materi atau berbagai bentuk sumber daya.
5. Melakukan proses terhadap masukan untuk menghasilkan keluaran. Proses ini bisa berupa pemilihan, pemilahan, transformasi, penyimpanan, atau pengolahan.
6. Menghasilkan keluaran sebagai hasil dari proses yang dilakukan. Keluaran ini bisa berupa produk, layanan, informasi atau lebih luas dapat berupa tatanan kehidupan seperti tatanan sosial satu komunitas, tatanan pemerintahan.

Sistem bisa gagal dan disalahgunakan karena kombinasi beberapa faktor, termasuk rancangan yang buruk, perlindungan yang tidak memadai, kurangnya akuntabilitas, ketidakseimbangan kekuasaan dalam sistem, dan eksploitasi kerentanan oleh individu atau kelompok yang pada dasarnya ingin mendapatkan keuntungan dengan mengorbankan pihak lain.

Bila sistem tidak memiliki unsur checks and balances yang tepat, maka sistem ini rentan terhadap penyalahgunaan dan manipulasi, yang dapat berujung pada penyalahgunaan dan kegagalan. Ini sebabnya agar suatu sistem dapat berjalan dengan baik diperlukan keteraturan sehingga sistem perlu dibangun dan diterapkan secara sistematis.

Penyebab Kegagalan Sistem

Beberapa alasan utama mengapa sistem gagal dan/atau disalahgunakan adalah:

Beberapa contoh kegagalan dan penyalahgunaan sistem

1. Sistem keuangan

Praktik perdagangan yang curang, perdagangan orang dalam, dan manipulasi pasar karena peraturan dan pengawasan yang tidak memadai.

2. Sistem layanan kesehatan

Transaksi dan klaim fiktif, kualitas layanan yang tidak sesuai standar, peresepan obat yang berlebihan, prosedur yang rumit dan tekanan untuk memaksimalkan keuntungan.

3. Sistem kesejahteraan sosial

Pengeluaran fiktif, penyalahgunaan kriteria kelayakan, dan inefisiensi administratif yang menyebabkan distribusi sumber daya yang tidak adil.

4. Sistem hukum

Bias dalam putusan peradilan, praktik diskriminatif, dan tidak efektifnya penegakan hukum karena adanya korupsi. kolusi, nepotisme dan penyalahgunaan kekuasaan.

Pencegahan dan Mengatasi Masalah Sistem

Ada beberapa cara mencegah dan mengatasi kegagalan dan penyalahgunaan sistem yaitu antara lain:

1. Desain yang kuat: Menerapkan pedoman yang jelas, perlindungan bawaan, dan audit sistem secara berkala.

2. Transparansi dan akuntabilitas: Memastikan komunikasi terbuka, mekanisme pelaporan yang jelas, dan pengawasan yang efektif.

3. Pelatihan etika: Mendidik pengguna tentang perilaku etis dan potensi risiko dalam sistem.

4. Perbaikan berkelanjutan: Secara berkala meninjau dan memperbarui proses sistem untuk mengatasi masalah yang muncul.

Peran Audit dalam memastikan sebuah sistem berjalan dengan baik.

Audit adalah suatu proses sistematis untuk mengevaluasi suatu sistem, proses, atau kegiatan dengan tujuan untuk memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.

Proses audit umumnya melibatkan beberapa tahapan berikut:

1. Perencanaan yang menentukan tujuan audit, lingkup audit, dan prosedur yang akan digunakan.
2. Pengumpulan Bukti berupa data dan informasi yang relevan dengan tujuan audit.
3. Evaluasi yang membandingkan data yang terkumpul dengan standar yang telah ditetapkan.
4. Pelaporan dimana disusun laporan yang berisi temuan audit, kesimpulan, dan rekomendasi perbaikan.

Audit memiliki peran yang penting dalam memastikan sistem berjalan dengan baik. Yaitu antara lain lain:

1. Mencegah dan Mendeteksi Penyimpangan

Audit dapat membantu mengidentifikasi penyimpangan atau ketidaksesuaian dalam sistem sebelum menjadi masalah yang lebih besar.

2. Memastikan Kepatuhan

Audit memastikan bahwa sistem beroperasi sesuai dengan peraturan, kebijakan, dan standar yang berlaku.

3. Meningkatkan Efisiensi

Audit dapat mengidentifikasi area-area yang tidak efisien dalam sistem dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan.

4. Meningkatkan Akurasi

Audit membantu memastikan bahwa data dan informasi yang dihasilkan oleh sistem akurat dan dapat diandalkan.

5. Memberikan Jaminan

Audit memberikan jaminan kepada pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder) bahwa sistem berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.

Peran Moral dan Etika dalam Keberlangsungan Sistem

Moral dan etika berperan sebagai fondasi yang kokoh dalam menjaga keberlangsungan sebuah sistem karena tanpa landasan moral dan etika, sistem tersebut akan rapuh dan tidak berkelanjutan.

Berikut adalah beberapa peran penting moral dan etika dalam menjaga keberlangsungan sistem:

• Moral dan etika membangun kepercayaan antar anggota sistem. Ketika setiap individu dalam sistem bertindak secara jujur, adil, dan bertanggung jawab, kepercayaan akan tumbuh dan memperkuat ikatan antar anggota. Kepercayaan ini sangat penting untuk menjaga kerjasama dan kolaborasi yang efektif.
• Moral dan etika menjamin integritas sistem. Ketika setiap komponen sistem bekerja sesuai dengan nilai-nilai yang benar, sistem akan berjalan dengan baik dan menghasilkan output yang berkualitas.
• Moral dan etika memastikan bahwa sistem berjalan secara adil dan tidak merugikan pihak manapun. Keadilan ini akan menciptakan lingkungan yang kondusif bagi semua anggota sistem untuk berkembang.
• Moral dan etika mendorong setiap individu dalam sistem untuk bertanggung jawab atas tindakannya. Tanggung jawab ini akan mencegah terjadinya kesalahan dan meminimalkan risiko terjadinya konflik.
• Moral dan etika memastikan bahwa sistem tidak hanya berfokus pada keuntungan jangka pendek, tetapi juga memperhatikan dampak jangka panjang terhadap lingkungan dan masyarakat. Dengan demikian, sistem akan menjadi lebih berkelanjutan.

Epilog

Sistem dalam artinya yang luas adalah satu bentuk dan ukuran dari keberadaban manusia. Kelompok masyarakat dari yang berukuran kecil seperti keluarga sampai dengan yang lebih besar seperti sebuah bangsa dan negara pada hakikatnya dapat berlangsung kehidupannya karena adanya sejumlah sistem yang berjalan memandunya sehingga ada keteraturan yang berisi tata cara koreksi bila ada penyimpangan dari yang seharusnya. 

Namun sistem tidak luput dari kekurangan, sehingga terjadilah penyimpangan, kegagalan dan penyalahgunaan. Bila ada niat baik untuk menjaga keberlangsungan dari sistem maka perlu ada upaya yang sungguh sungguh dalam melihat kembali bagaimana sistem itu sudah berjalan dan menemukan area untuk perbaikan perbaikan di dalamnya.

Membiarkan kegagalan, penyimpangan dan penyalahgunaan yang terjadi hanya akan membuat sistem yang bertujuan baik menjadi sistem yang gagal sehingga jauh dari tujuan semula yang mulia. 

Dalam hal ini moral dan etika akan sangat berperan sehingga kurangnya moral dan etika pada pimpinan dan anggota dari kelompok kecil atau besar yang memiliki sistem bisa jadi adalah masalah utama dari kegagalan sistem.

Pada akhirnya yang diinginkan adalah berjalannya sistem yang sesuai dengan tujuannya dan untuk ini perlu dihindari dan dikoreksi bila penerapan sistem terjadi secara tidak sistematis. Sistem harus dilihat sebagai satu unsur yang dinamis yang dari waktu ke waktu perlu disesuaikan dengan perkembangan kondisi, permasalahan dan kebutuhan agar tetap relevan.

Pemahaman atas sistem sistem yang ada perlu dipelihara dari waktu ke waktu untuk menghindari terjadinya erosi pada persepsi nilai nilainya melalui upaya penyegaran kepada semua pihak yang berhubungan dengan sistem tersebut. Banyak lagi upaya lain untuk menerapkan sistem secara sistematis yang belum dibahas dalam tulisan ini.