Sejak tiga bulan terakhir ini, Aparatur Sipil Negara (ASN), Pejabat Pimpinan Tinggi Non-Aparatur Sipil Negara (PPT Non-ASN) dan Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) setiap instansi pemerintahan disibukkan dengan Pemutakhiran Data Mandiri (PDM) secara online melalui aplikasi MySAPK.
Dibuat Sibuk dan Galau
Kegiatan ini bermula dengan terbitnya Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara (BKN) Nomor 87 Tahun 2021 tanggal 10 Mei 2021 tentang Pemutakhiran Data Mandiri Aparatur Sipil Negara dan Pejabat Pimpinan Tinggi Non Aparatur Sipil Negara.
Bukan hanya dibuat sibuk, ASN, PPT Non-ASN, dan PPK pun dibuat galau dengan PDM ini. Bagaimana tidak? Ada dua ancaman terhadap ASN, PPT Non-ASN, dan PPK sebagaimana tercantum pada butir L lampiran Keputusan Kepala BKN Nomor 87 Tahun 2021, yang berbunyi:
- Apabila ASN dan PPT Non-ASN tidak melaksanakan pemutakhiran data mandiri melalui MySAPK pada periode yang telah ditentukan, maka pelayanan manajemen kepegawaian yang bersangkutan tidak akan diproses.
- Jika Pejabat Pembina Kepegawaian tidak menyelesaikan verifikasi data sampai batas waktu yang ditentukan, maka Pejabat Pembina Kepegawaian akan mendapatkan teguran tertulis dari BKN.
Sejarah Pemutakhiran Data PNS
Pada prinsipnya kegiatan ini hampir sama dengan kegiatan Pendataan Ulang Pegawai Negara Sipil secara elektronik (e-PUPNS) yang dilaksanakan pada tahun 2015 yang itupun diikuti pula dengan ancaman.
Perlu diketahui bersama, PUPNS pernah juga dilaksanakan pada tahun 2002 meskipun pada tahun itu masih dilakukan secara manual. Selain itu, pada tahun 2011 juga telah dilakukan pemutakhiran data melalui aplikasi SAPK pada modul peremajaan data.
Artinya, kegiatan pemutakhiran data pegawai ini sudah dilaksanakan sebanyak empat kali. Ringkasnya, sejarah pendataan/pemutakhiran data PNS di Indonesia dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Seperti dikatakan dalam judul artikel ini, bagi penulis, pemberian ancaman sanksi kepada ASN yang tidak melakukan PDM merupakan kebijakan yang tidak menyenangkan. Bahasa halusnya, “lucu dan menggemaskan”. Hal ini dapat dinyatakan setelah melihat berbagai sisi.
Ringkasnya, sebelum memberi sanksi, ada baiknya melakukan introspeksi. Yaitu, melihat fakta yang terjadi di lapangan terhadap kondisi ASN, kondisi aplikasi yang masih lemah, dan data yang tidak tepat/akurat.
Dari Sisi Kondisi ASN
Faktanya, banyak pegawai ASN yang sudah tua dan gagap teknologi, apalagi jika pegawai tersebut tidak terbiasa atau tidak memiliki banyak kesempatan bekerja di belakang layar komputer. Misalnya, pegawai yang mengurus peralatan listrik, bangunan, mekanik, dan lain-lain.
Atau bisa juga, dokter yang fokus dengan jiwa pasiennya serta guru yang fokus dengan anak didiknya, ketimbang mengurusi kelengkapan datanya di aplikasi MySAPK.
Selain itu, ada juga pegawai yang telah mengabdi puluhan tahun lamanya di wilayah terpencil/pedalaman Indonesia. Untuk bekerja, mereka masuk-keluar hutan yang jaraknya ke tempat kerja bisa mencapai 1-2 jam dengan berjalan kaki.
Saya rasa, pegawai di medan juang semacam ini cenderung lebih sulit mengakses teknologi informasi tapi justru paling ironis jika disanksi. Ya, semoga tidak sampai terjadi. Begitupun bagi ASN yang berada di pulau terluar Indonesia, umumnya jauh dari listrik ataupun sinyal internet.
Kelemahan dari Sisi Aplikasi
Pada beberapa kejadian, terjadi kesulitan untuk login ke aplikasi. Kalaupun berhasil, maka kesulitan berikutnya adalah tidak munculnya pilihan (combo box) unit verifikasi.
Alasan klasiknya adalah user overload mengakses server. Ajaibnya, kalaupun user berhasil memilih unit verifikasi, admin instansi yang bertugas memverifikasi data pegawai yang masuk, malah tidak bisa melakukan verifikasi.
Perlu kita ketahui bersama, saat ini jumlah PNS se-Indonesia sebanyak 4,1 juta, jauh lebih kecil dari pengguna facebook se-dunia sebanyak 2,38 milyar. Mari bandingkan, betapa sulitnya mengakses aplikasi MySAPK sedangkan mengakses facebook lancar-lancar saja. Padahal, kedua-duanya sama-sama aplikasi.
Di samping itu, aplikasi ini juga belum user friendly. Hal ini tampak di antaranya ketika mengisi data pasangan (suami/isteri), dan pengisian tanggal.
1. Pengisian Jenis Kelamin Pasangan
Pada pengisian data pasangan, user (ASN) harus mengisi/memilih jenis kelamin pasangannya. Seharusnya hal ini tidak perlu dilakukan karena sudah seharusnya pada data pokok pegawai (data master) sudah tersedia field/flag jenis kelamin dari ASN.
Jika jenis kelamin ASN ‘laki-laki’, maka secara otomatis jenis kelamin pasangannya adalah ‘perempuan’, sehingga jenis kelamin pada data pasangan tidak perlu lagi diisi.
Atas kondisi ini, penulis melihat bahwa design & analysis system dan programmer-nya sangat lemah dalam memahami aplikasi yang dibangun. Atau jangan-jangan memang sudah dilegalkan perkawinan sejenis di negeri ini?
2. Pengisian Tanggal
Dalam pengisian tanggalpun sangat tidak user friendly. Menggunakan fitur datepicker (kalender), user dipaksa untuk mengklik beberapa kali, yaitu mencari tahun, memilih tahun, memilih bulan, dan memilih tanggal.
Pemilihan tanggal ini akan semakin sulit jika tahunnya sudah lama sekali, tahun kelahiran 1966 (misalnya). Hal ini akan sangat menyulitkan user dalam men-scroll ke atas.
Adapun pengalaman penulis dalam membangun aplikasi Sistem Pengelolaan Data Pegawai (SISPEDAP) di BPKP pada tahun 2008, selain menggunakan fitur datepicker, field tanggal tersebut juga bisa diisi manual dengan langsung mengetik dd/mm/yyyy sehingga user tidak kesulitan men-scroll ke atas, terutama pada tahun-tahun yang lama.
Perlu diingat, datepicker kelihatannya keren, tetapi sebenarnya menyulitkan. Untuk itu, jangan tertipu dengan penampilan yang keren.
3. Inputan Data Tidak Bisa Diedit
Jika data sudah final (kotaknya berwarna hijau) maka data tidak bisa lagi di edit, sebagaimana gambar di bawah ini.
Di atas baru tiga contoh temuan permasalahan aplikasi yang tidak user friendly dari sekian contoh lain yang penulis temukan, seperti tidak perlunya mengisi seluruh field, mengisi nomor identitas orang tua yang sudah lama meninggal dunia dan lain sebagainya.
Termasuk status orang tua apakah menikah atau tidak menikah. Ini pertanyaan yang aneh. Kalau orang tua tidak menikah, bagaimana ASN itu lahir?
Aplikasi ini sungguh lucu dan menggemaskan.
Tidak berhenti di sini. Masih ada lagi. Aplikasi ini ternyata belum mengikuti rules atau bisnis proses kepegawaian, di antaranya:
a. Form Entri Riwayat CPNS/PNS
Form entri Riwayat CPNS/PNS tidak perlu disediakan, karena CPNS/PNS itu hanya terjadi sekali selama pegawai bekerja. Data CPSN/PNS itu merupakan bagian dari Riwayat Pangkat/Golongan, jadi tepatnya data ini masuk dalam form entri Riwayat Pangkat/Golongan.
Melihat kondisi ini, penulis melihat bahwa aplikasi ini dibangun asal bangun saja, programmer-nya tidak didampingi oleh design & system analyst, serta owner atau pihak yang memahami bisnis proses kepegawaian.
Tidak mengherankan jika terkesan aplikasi ini tidak memperhatikan rules/bisnis proses kepegawaian. Atau jangan-jangan memang BKN tidak paham dengan bisnis proses kepegawaian?
b. Form Entri Riwayat Peninjauan Masa Kerja
Form entri ini juga sama. Seharusnya form entri ini pun masuk dalam form entri Riwayat Pangkat/Golongan, di mana dalam pangkat/golongan tersebut tercantum masa kerja.
Kelemahan dari Sisi Database
Penulis menemukan keanehan data yang telah terisi, seperti data jabatan dari seorang ASN di unit kerja penulis. ASN tersebut menyampaikan bahwa terdapat beberapa riwayat jabatan telah tercantum di database, namun yang bersangkutan tidak pernah menduduki/memangku jabatan tersebut.
Hal ini juga terjadi pada data Riwayat Peninjauan Masa Kerja, di mana sudah tercantum nomor SK dan tanggal SK Peninjauan Masa Kerja termasuk tahun dan bulan peninjauan masa kerja. Padahal, yang bersangkutan sama sekali tidak pernah menerima SK Peninjauan Masa Kerja.
Tentunya hal ini menimbulkan pertanyaan, dari mana data itu berasal, Mengapa sudah tercantum di database?
PDM 2021, Seharusnya Tidak Ada Lagi
Dari tiga kali kegiatan pemutakhiran data PNS yang telah dilaksanakan (PUPNS 2002, SAPK 2011, dan e-PUPNS 2015), maka PDM MySAPK 2021 ini seharusnya tidak perlu dilaksanakan lagi.
Dalam kurun waktu 10 tahun sejak tahun 2011, seharusnya BKN sudah mampu membangun interoperabilitas data ASN sehingga data ASN yang di maintenance dan tersebar di masing-masing Kementerian/Lembaga/Pemda (K/L/P) dapat berkomunikasi dengan data ASN yang di maintenance oleh BKN.
Bagaimanapun juga, tidak mungkin K/L/P harus menggunakan modul peremajaan data pada aplikasi SAPK yang dibangun BKN tahun 2011, sedangkan K/L/P tersebut merupakan K/L/P yang sudah lama berdiri dan tentunya sudah punya Sistem Informasi Kepegawaian (SIK) yang mereka bangun sendiri dengan effort dan biaya/anggaran yang besar sebelum BKN membangun SIK/SAPK.
BKN bisa menerapkan sepenuhnya seluruh modul yang ada pada aplikasi SAPK pada suatu K/L/P, jika K/L/P itu baru berdiri dan belum punya SIK, seperti adanya pemekaran kabupaten/kota dan lain sebagainya.
Solusi: Interoperabilitas Data
Selanjutnya, terkait dengan interoperabilitas ataupun komunikasi data, banyak tools yang tersedia untuk mengomunikasikan data walau beda platform atau beda aplikasi dan beda database, apakah itu melalui web service atau melalui SOA (Services Oriented Architecture) dan lain sebagainya.
Di bawah ini perlu kami sampaikan gambaran interoperabilitas data ASN dalam gambaran besar Single Identity Number (SIN) demi terwujud Satu Data Indonesia.
Dengan adanya interoperabilitas ini diharapkan, akan terwujud data yang terkini, terpadu, dan berkualitas baik, sehingga pada akhirnya mampu mewujudkan Satu Data ASN. Satu Data ASN harus diwujudkan, namun bukan dengan ancaman tanpa memperhatikan kondisi ASN dan kondisi aplikasi yang diterapkan.
Diharapkan ke depannya sudah tidak ada lagi pemutakhiran data seperti yang berjalan saat ini. Pemutakhiran data pegawai bukan dilaksanakan sekali dalam 5 tahun, namun dilaksanakan setiap saat, yaitu setiap ada produk kepegawaian terbit (misal: SK).
Setiap kali terbit SK, maka saat itulah data dimutakhirkan. Apabila data seorang ASN dimutakhirkan di suatu K/L/P, maka di saat itulah data pada aplikasi MySAPK BKN mutakhir, dan begitu juga sebaliknya. Dengan demikian, tidak perlu ada redudansi entri data.
Demikian, semoga artikel ini bermanfaat untuk mewujudkan Satu Data ASN serta Satu Data Indonesia. Akhir kata, meskipun PDM 2021 dan MySAPK “Lucu dan Menggemaskan”, percayalah bahwa masukan-masukan dalam tulisan ini adalah demi kebaikan kita semua dan kami pasti mendukung BKN.
ijin dijadikan sebagai refrensi dalam menyusun policy brief terkait satu data manajemen ASN Indonesia
Iya. Silahkan
Ulasan artikel mengungkapkan keresahan saya, yang menjelang purna bakti.
Ada apa dengan tata kelola data ASN sehingga terjadi perulangan sedemikian?
Bagaimana sistem dan pola tata kerja data ini dirancang dan dilakukan?
Terima kasih ulasannya sungguh bernas. Semoga masukan ini menjadi bahan refleksi yang ditindaklanjuti para pihak yang berkepentingan dengan tata kelola data ASN.
Bravo pak Aniska Utama, semoga tetap semangat bekarya, ya pak!!
Terima kasih pak Daeng Supriyadi Pasisarha.
Terimakasih untuk artikelnya. Sangat menyejukkan. Saya pribadi yang ditunjuk oleh instansi tempat saya bekerja (baca:sekolah) sebagai verifikator kewalahan dengan proyek ini. Karena sebagai guru banyak yang harus dikerjakan, apalagi dengan dimulainya Pembelajaran Tatap Muka Terbatas, masih ditambah urusan PDM segala macam. Verfikator juga berfungsi jadi operator karena banyak yang minta bantuan. Yah, semoga saja proyek ini tidak mengada-ada yang sebenarnya sudah ada.
Terima kasih. Aamiin.
Bahan refleksi yg sangat realstis.
Semoga dpt dipertimbangkan saran-saran yg realistis ini untuk tertibnya administrasi kepegawaian di negeri ini.
Terima kasih pak Sukis
Terima kasih pak Sukis
Thanks ulasan nya pak eka, sangat mewakili isi hati sebagian besar ASN.. Semoga ada orang BKN yang baca 😀
Sama2 mas Rojali 🙂
MySAPK sepertinya masih dalam tahap uji coba ne…
Pada aplikasi SIASN, awalnya ada Input Usul, ee,,, selang 2 mingguan,,sudah diblock BKN.. Akhirnya kan si verifikator sdh tdk bisa melakukan input usul ASN yg lupa PDM..
Sistemnya kadang dibilang overloud traffic line.. apa emang iyaa???
Apabila ASN tidak memiliki peninjauan masa kerja golongan dan cuti diluar tanggungan negara tidak bisa memgirim data, ada juga sata orang tua sudah diinput tidak bisa tersave
Dari refleksi penulis saya harap BKN bener bener memperbaiki kelemahan tersebut
Aamiin
MySAPK sepertinya masih dalam tahap uji coba ne…
Pada aplikasi SIASN, awalnya ada Input Usul, ee,,, selang 2 mingguan,,sudah diblock BKN.. Akhirnya kan si verifikator sdh tdk bisa melakukan input usul ASN yg lupa PDM..
Sistemnya kadang dibilang overloud traffic line.. apa emang iyaa???
ya ga gitu juga lah..
ga bisa dibandingkan dengan facebook.
saya memang tidak setuju sistem PDM ini. tapi membandingkan dengan facebook, ga apple to apple. jauhhhh..
Terima kasih Don Juan.
Menurut pendapat saya, seharusnya mengelola pemerintahan khususnya tata kelola ASN itu harus lebih serius dibandingkan dengan orang yang mengurusi facebook.
Keseriusan itu harus ditunjukkan dengan infrastruktur IT yang mumpuni seperti server & aplikasi yg kuat.
Masak negara/pemerintah kalah dg Mark Zuckerberg 🙂
mantap
Terima kasih pak Joko Pitono
Sepakat…:mestinya tidak perlu ada lagi kegiatan PDM, hanya perlu dibangun interkoneksi antara SIK K/L dengan mysapk.
Yup
I agree deh meski gak semua comparenya ps. Setidaknya kita perlu ya dikasih suatu brabding bahwa BKN serius mengadakan digitalisasi datanya. Biar easy akses dan ASN sepuh pun bisa lakukan tanpa butuh bantuan. Jika aplikasi belum finas akan membuat keriuhan dan tampak bahwa digitalisasi bukan tambah mudah justru tambah beban. Secara di instansi pemerintah lain banyak bisa mengembangkan apkikasi yang ringan semacam di dirjen imigrasi dalam pengurusan passpor online. Jadi aplikasi digital benar benar menawarkan kemudahan dan efektifitas bnyak hal. Bukan ketakutan dan beban tambahan bagi ASN.
Betul. Terima kasih bu Endang
Semoga my sapk akan lebih keren lagi ke depannya
Aamiin
Aplikasi MySAPK perlu dikembangkan lebih lagi. BKN sebagai pemilik aplikasi tidak boleh bersikap masa bodo dengan segala masukan dari pengguna MySAPK. Para ASN sudah sangat tersiksa dengan akses login dan input data yang tidak bisa diedit lagi.
setuju
Pandangan penulis kiranya menjadi bahan dalam merancang MySAPK yang lebih sederhana dan di mengerti oleh ASN yang jauh dari perkembangan TIK saat ini.
Keren ulasannya. Mungkin dampak anggaran seolah ingin membuat data base sendiri tanpa mau lakukan korodinasi dan kolaborasi pada instnasi lain yang sudah memiliki pabrik data base yang sama. Alhasil, bagi PNS tua pun dipaksa mengisi semuanya dari awal layaknya CPNS baru (bisa jadi pertanyaan kemana gerangan data base yang lama?).
Mengapa tak dibedakan antara CPNS dan PNS sehingga bagi PNS tua cukup melengkapi data yang terkini tanpa perlu lagi membongkar-bongkar berkas lama.
Jangan-jangan ini hasil dari pegawai diklat yang beroleh proyek perubahan kemudian diterapkan begitu saja karena sangat kentara dengan trial-error dalam penerapannya.
Terima kasih Cakro
Salah satu permasalahan MySAPK juga mengutip dari permasalahan yg ditemui Cakbro ketika memutakhirkan data seperti fitur kalender 🙂
Apresiasi untuk artikel dan komentar2 yang membangun ini
berarti “PROYEK PERUBAHAN” yang harus diawasi prosesnya sampai kelapangan jangan menerima laporan diatas kertas dan hasil presentasi yang baik2 saja.
janganlah berangan targetnya untuk 1 indonesia, sebaiknya pilot project dulu
SIPD Kemendagri pun seperti MySAPK
Terima kasih
Saya setuju poin Harusnya PDM 2021 ini tidak perlu dilakukan lagi, kami BKD seindonesia sudah diarahkan untuk melakukan integrasi data SIMPEG masing-masing ke SAPK, kalau data sudah terintegrasi, kita melakukan update di SIMPEG akan mengupdate di SAPK dan begitu sebaliknya. Buat apa lagi PDM?
ada yang mengganjal saya, ada aplikasi MySAPK yang katanya akan menggantikan SAPK yang masih menggunakan Adobe Flash, ini saya setuju dan masuk akal. Tapi buat apa aplikasi SIASN? buat apa aplikasi SIMPEGNAS?
apakah ini imbas proyek/aksi perubahan seorang pejabat yang baru selesai diklat PKP/PKA/PKN?
Akhirnya ada juga yg mengulas aplikasi ini, salut dengan authornya, setuju, terus terang waktu tau di suruh ngisi ini aplikasi, saya selalu berfikir, apakah database di kementerian saya tidak ada datanya, jadi muncullah pertanyaan, buat apa ada biro kepegawaian kalo begini, hahaha, tapi ya sudahlah, tetap di kerjain saja semuanya walaupum sering muncul pemberitahuan “oops”, hehe, tapi saya ambil positifnya, yes, jadinya saya punya semua file kepegawaian, hingga data pribadi hingga keluarga saya dalam bentuk pdf di hp saya. Semoga kedepannya Indonesia dapat menjelajah ke bulan hingga jupiter dan dapat menjadi negara adi kuasa. Cmiww. Oh btw, ini atas pemikiran pribadi ya. Hehe
Bener juga nya….tp apakah aplikasi ini bukan ada yang lagi diklat dan untuk menerapkan…aplikasi ini dan yg ke imbas yg di daerah…..#jadi lucu dan menggemaskan
Haru biru PDM MySAPK yang bikin repot ASN seantero negeri, jadi timbul pertanyaan…selama ini apa yg dilakukan BKN ya? Mereka ga punya data ASN realtime yg notabene jadi tusinya…
Btw thx Uda atas ulasannya yg menarik
Database pegawai pusat sudah terdata dan tersaji dengan rapi di aplikasi GPP, DPP, dan BPP. Kedepannya, bisa dimaksimalkan sinergi dengan Kemenkeu atau pihak² lain yg sudah punya database, pegawai ybs tinggal melengkapi yg kurang² saja
Betul sekali.. Knp tidk kolaborasi dgn aplikasi GPP
Seolah-olah dipaksakan harus terlaksana, masih banyak sdm yg belum melek teknologi, kenyataan dilapangan penginputan data dilakukan tdk dilakulan sendiri tapi dibantu orang lain, sehingga penginputan data tdk maksimal
Sama persis dengan apa yang saya pikirkan ha ha ha
Aplikasi android lebih bobrok lagi… Tak nyambung dg data di web….
Susah dibuka…
waw..mantap ini..kami tunggu konten tentang SIPD..
Sangat menarik, semoga masukan yg ada di tulisan ini bisa diterapkan
Aamiin. Terima kasih.
Saya pun demikian. Karena ketergesaan, anak kedua saya belum diinput, namun sistem terkunci.
tapi msih bisa diperbaiki kok setlh verifikasi Pj instansi msg2
Kellihatannya ada indikasi fraud pembuatan aplikasi myspak BKN ini ya. Apa tdk sebaiknya dilakukan AI oleh bpkp setelah berkoordinasi dengan APH.
Juga, perlu keterlibatan instansi yg tusinya terkait dengan IT bagi kepentingan pemerintah/negara utk setiap pekerjaan IT oleh KLP
Terimakasih uda.. Alhamdulillah akhirnya ada yg mengulas/mereviu mysapk. Kesel banget waktu melakukan PDM. Kayak BKN gak punya database yg valid. Pdhl seperti sy, kerfja dah 20 th, urusan surat2 biasanya cukup yg tersedia di kantor. Ini justru dipersulit dg data yg tiba2 ada yg baru
Kalau bisa dipersulit ngapain harus dipermudah 😂😂😂
Betul…infrastruktur sistemnya itu belum mumpuni untuk menampung akses 4 jutaan PNS, walaupun aksesnya di bagi² atau tidak secara simultan mengakses web tsb.
Membuat geregetan lah…
Sama-sama. Semoga bermanfaat.
Ulasannya sangat baik
Terima kasih
Saya setuju dengan isi artikel.
Seharusnya kalau sudah berani MEWAJIBKAN, apalagi memberi sanksi, siapkanlah aplikasi dan segala sesuatunya sebaik mungkin. Jangan sampai pingin tampil gagah tapi kelihatan lucu.
Mengelola data 4,1jt pegawai ko nampak nggak ada pola ya, janganlah bandingkan dengan FB (kegedean), bandingkan saja dengan marketplace itu jauh lebih kecil di banding FB, tapi bisa ko. Kalau marketplace tidak dibangun dengannintegritas data, alangkah kacau dan hilang kepercayaan consumer.
Kasihan Pak Bima, punya visi tapi tak bisa dieksekusi dengan santun.
Terima kasih Insan Abdul Ihsan.
Betul sekali, “jangan sampai pingin tampil gagah, tapi kelihatan lucu”
Jujur, saya pun kasihan dg pak Bima.
Setuju,aplikasi ini lemah, sy meng update data pendukung di profil sudah nput puluhan kali tapi tidak mampu menyimpan,