Lelang Cepat Sebagai Inovasi Pengadaan

Proses pengadaan barang atau jasa dalam instansi pemerintah selalu dipersepsikan berlangsung lama. Seperti misalnya yang terjadi pada sejumlah BUMN. Untuk suatu pengadaan sederhana saja, biasanya proses pelelangannya memerlukan waktu lebih dari satu bulan. Benarkah selalu demikian?

Mungkin ada benarnya. Akan tetapi pemerintah, dalam hal ini LKPP, telah memberlakukan proses pengadaan dengan menggunakan lelang cepat. Di mana durasi waktunya paling cepat 3 hari. Pengadaan dengan lelang cepat ini mempersyaratkan antara lain: pertama, pengadaan tersebut tidak memerlukan penilaian penawaran dari aspek teknis; kedua, pekerjaan itu juga tidak kompleks, dan yang ketiga, seluruh dokumennya telah siap. TOR/Spesifikasi, HPS, draft kontrak dan dokumen pengadaan lainnya sudah ada.

Lelang cepat ini dapat dilakukan untuk pengadaan barang, jasa konstruksi, jasa konsultan, dan jasa lainnya. Kemudian yang terpenting adalah para calon penyedianya sudah tercantum dalam aplikasi SIKAP (Sistem Informasi Kinerja Penyedia).

Aplikasi SIKAP adalah aplikasi yang memuat database penyedia. Dalam aplikasi ini penyedia memasukkan klasifikasi usahanya dan lain sebagainya. Adapun aplikasi lelang cepat harus menggunakan aplikasi SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) versi 4.

Proses lelang ini dimulai dengan pemanggilan penyedia melalui aplikasi. Misalnya untuk penyedia yang memiliki klasifikasi/kompetensi untuk membangun konstruksi gedung, maka setiap ada pekerjaan konstruksi gedung, penyedia ini akan dipanggil (diundang). Jika penyedia yang dipanggil tersebut berminat untuk mengikuti proses lelang, maka mereka disilakan menyampaikan penawaran harga.

Penyampaian penawaran harga ini dapat dibuat dalam 3 hari atau lebih. Misalnya dalam 6 hari kalender untuk memberikan kesempatan kepada penyedia menghitung harga penawaran atau untuk menjaring lebih banyak penyedia.

Semua penawaran yang masuk langsung disortir oleh sistem berdasarkan penawaran termurah. Di sini evalusi pelelangan atau evaluasi harga tidak dilakukan oleh Pokja ULP secara manual, melainkan oleh sistem, sehingga calon pemenang tidak bisa diatur.

Selanjutnya terhadap penyedia terpilih dilakukan pembuktian kualifikasi. Namun jika penyedia telah melakukan pembuktian kualifikasi di tempat lain, maka pembuktian kualifikasi tidak diperlukan. Mungkin cukup mencermati aspek administrasi lainnya saja, seperti perizinan kadaluwarsa atau tidak

Dalam lelang cepat, kemungkinan pemenang adalah penyedia yang harga penawarannya paling rendah. Tentunya penawaran di bawah 80% dari HPS perlu dicermati. Apalagi untuk pekerjaan konstruksi yang penyedianya berasal dari daerah yang jauh, maka perlu diklarifikasi kembali.

Bila penawaran yang murah itu sudah meyakinkan dan tidak ada lagi keragu-raguan mengenai kemampuan penyedia melaksanakan tugasnya, maka penyedia yang bersangkutan dapat ditunjuk sebagai calon pemenang dan siap diproses menjadi kontrak.

Pengendalian kontrak menjadi hal penting berikutnya. Pengendalian kontrak sejak berkontrak yang dilanjutkan dari waktu ke waktu sangat penting. Kontrak dari penawaran penyedia yang murah belum tentu jelek jika kontrak dikendalikan dari waktu ke waktu. Sebaliknya kontrak mahal juga belum tentu bagus jika kontrak tidak dikendalikan dengan baik. Keberhasilan proses pengadaan terletak pada pengendalian kontrak oleh PPK berserta timnya.

Manfaat terbesar dengan adanya lelang cepat adalah intervensi dari pihak-pihak atau oknum tertentu dalam proses lelang, misalnya Kepala Daerah, DPRD, Kepala Dinas, dan sebagainya, sudah tidak terjadi lagi. Hal itu disebabkan karena dalam lelang cepat, tidak ada lagi proses evaluasi terhadap penyedia. Penawar termurah akan terpilih secara otomatis oleh sistem.

Mendorong terselenggaranya lelang cepat merupakan salah satu upaya untuk mewujudkan proses pengadaan yang sehat. Kendala yang mungkin timbul dalam proses ini antara lain dari proses penyiapan dokumen lelang. Misalnya penetapan HPS yang seyogianya dilakukan dengan cermat sehingga membutuhkan waktu yang relatif lebih lama. Dalam lelang cepat, penyebutan merek dalam spesifikasi di dokumen pengadaan bisa dilakukan, asalkan tidak mengunci atau mengarahkan hanya kepada satu penyedia saja. Artinya semua penyedia berpeluang memperoleh barang tersebut.

Tuntutan berikutnya yang harus dipenuhi adalah bagaimana me-manage database penyedia agar bisa masuk dalam daftar vendor yang  berkinerja yang baik.  Dengan demikian, hanya penyedia yang berkinerja baik, dengan prestasi atau hasil pekerjaan yang baik, yang nantinya bisa ikut dalam model pelelangan yang hanya bisa diikuti oleh penyedia yang berkinerja baik. Hal itu sekaligus menjadi insentif bagi penyedia yang kompeten. Kriteria penyedia yang terdaftar dalam SIKAP harus teruji, terutama kemampuan memberikan keyakinan (assurance) kepada user atau publik mengenai kapasitas dan kompetensinya dalam proses pengadaan barang dan jasa pemerintah yang nantinya hanya bisa diikuti untuk yang berkinerja minimal baik.

Proses pengadaan dari waktu ke waktu memerlukan perubahan dan inovasi, masih banyak inovasi yang perlu kita sediakan atau untuk diimplementasikan.

Mudji Santosa ▲ Active Writer

Website

Pejabat struktural pada Deputi Hukum dan Penyelesaian Sanggah LKPP. Kepakarannya dalam bidang pengadaan barang dan jasa ditunjukkannya dengan menulis banyak buku terkait pengadaan barang dan jasa.