Sering sekali saya menerima pertanyaan terkait ‘pedoman pemetaan proses bisnis (business process mapping)’. Sebagai pegawai yang bekerja di kementerian yang mempunyai tugas untuk membuat pedoman tersebut, wajar saja mereka mengajukan pertanyaan ini kepada saya.
Mereka juga mengeluh temuan yang sering diperoleh pada saat evaluasi/penilaian pelaksaan reformasi birokrasi yaitu terkait dengan belum tersusunnya ‘peta proses bisnis (business process map)’ di organisasi mereka.
Pertanyaan dan keluhan ini selalu berujung ke pertanyaan, kapan pedoman proses bisnis diterbitkan? Lagi-lagi, pertanyaan yang wajar, mengingat presiden sendiri telah memberikan arahan dengan Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi Kementerian Negara.
Peraturan ini menyatakan bahwa Kementerian harus menyusun peta proses bisnis yang menggambarkan tata hubungan kerja yang efektif dan efisien di unit organisasinya.
Pemetaan proses bisnis adalah bagian penting dari pengelolaan proses bisnis (business process management). Memetakan proses bisnis bukanlah hal yang sulit tetapi juga bukan hal yang mudah dilakukan. Masalahnya, yaitu tidak mudah mengelola proses bisnis di tengah struktur organisasi yang tidak ideal, sebagaimana banyak kita lihat di instansi sektor publik.
Sebuah penelitian menyimpulkan, pengelolaan proses bisnis di sektor publik akan dapat berjalan optimal jika didahului dengan perubahan struktur organisasi secara radikal. Siapkah kita?
Proses Bisnis Bukanlah SOP
Pemahaman mengenai pemetaan proses bisnis di sektor publik masih beragam. Sebab, masih banyak yang dibingungkan dengan perbedaan antara proses bisnis dan prosedur operasional baku (standard operating procedures), atau biasa disingkat SOP.
Proses bisnis secara sederhana adalah sekumpulan proses kerja organisasi, atau bisa juga disebut tatalaksana dan hubungan kerja. Proses bisnis dapat menggambarkan secara jelas suatu proses dari satu fungsi dengan fungsi lainnya. Sebagai contoh, proses ini bisa dimulai dari fungsi perencanaan, fungsi pelayanan, sampai dengan fungsi dukungan layanan.
Proses bisnis biasanya menyajikan keterkaitan antara suatu proses dengan proses lainnya, antara proses dengan pelakunya (aktor), dan antara pelaku dengan prosesnya. Sementara itu, karena fokusnya ke prosedur, SOP adalah prosedur rinci dari sebuah proses bisnis. Sederhananya, SOP adalah bagian dari proses bisnis.
Proses bisnis juga memperhitungkan input dan output. Ia tidak hanya sekedar menjawab tugas pokok dan fungsi sebuah instansi, tetapi juga akuntabilitas suatu proses, standar proses yang mesti dilaksanakan, dan ukuran keberhasilan sebuah proses.
Dengan demikian, proses bisnis bersifat lebih strategis, bukan sekedar teknis prosedur sebagaimana kita kenal di SOP. Lagi pula, jika kita hanya berbicara SOP, hampir semua instansi publik di Indonesia telah memiliki SOP. Penyusunan SOP ini mengacu kepada Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan.
Sayangnya, semangat penyusunan SOP yang cukup kuat tersebut kurang menggigit karena SOP yang sudah terbangun tidak diawali dengan pemetaan proses bisnis, sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tersebut.
Karenanya, SOP di instansi publik menjadi begitu berlimpah, sulit diimplementasikan, tidak fungsional, dan hanya menjadi ‘shopping list’ sebagai justifikasi mengajukan remunerasi.
Demikiankah? Anda tentu yang bisa menjawabnya sendiri.
Pentingnya Pemetaan Proses Bisnis
Terlepas dari pedomannya, dari uraian sebelumnya, tampak pemetaan proses bisnis di sektor publik menjadi sebuah kebutuhan. Pemetaan proses bisnis di sektor publik pada dasarnya mengadopsi praktik di sektor privat.
Di sektor privat, pemetaan ini merupakan sebuah kebutuhan untuk kepentingan efisiensi dan kejelasan pembagian peran di setiap unit bisnis. Dengan kejelasan peran, mesin birokrasi sektor privat dapat berjalan dengan teratur dan efisien. Hal itu sangat diperlukan untuk menjaga ritme kerja korporasi dalam pencapaian profit yang maksimal.
Di sektor publik, pemetaan proses bisnis merupakan unsur penting dalam pelaksanaan dan pencapaian tujuan organisasi, yaitu pelayanan optimal kepada publik. Tata hubungan ini nantinya tidak hanya mengatur relasi dalam sebuah organisasi publik, tetapi juga tata hubungan antar lembaga atau instansi. Kegagalan membangun tata hubungan kerja yang baik akan menyulitkan organisasi publik mencapai visi dan misinya.
Pemetaan proses bisnis instansi publik pun menjadi salah satu agenda dalam pelaksanaan reformasi birokrasi. Hal ini dimaksudkan agar pelayanan kepada masyarakat dapat dilakukan dengan lebih sederhana, cepat, dan tepat.
Karenanya, pemetaan ini adalah agar instansi publik mampu menggambarkan kegiatan pelayanan publik yang lintas fungsi, bukan lagi terkotak-kotak pada fungsi masing-masing. Dengan pemetaan proses bisnis ini, mestinya tidak ada lagi pelayanan yang berbelit, lamban, dan tidak tepat guna karena terkotak-kotaknya berbagai fungsi.
Permasalahan Akibat Belum Dilakukannya Pemetaan Proses Bisnis
Beberapa alasan yang sering kita dengar terkait keengganan instansi publik melakukan pemetaan proses bisnis. Misalnya, ada pertanyaan, “Kami sudah berjalan baik, kenapa harus menyulitkan diri sendiri dengan membuat peta proses bisnis?” Argumentasi lain, “Dengan peta proses bisnis justru semuanya menjadi sulit dilaksanakan.” Paling tidak, itulah alasan yang sering didengungkan. Tepatkah argumentasi tersebut?
Kita telah melihat begitu banyak kasus yang terkait dengan berbelitnya layanan birokrasi disebabkan proses bisnis yang tidak terpetakan dengan baik. Masyarakat pun masih banyak yang kecewa. Berbelitnya proses bisnis instansi publik adalah salah satu alasan tumbuh suburnya praktik suap antara pengusaha dan birokrat.
Beberapa proses pelayanan juga masih belum terstandarisasi. Sebagai contoh, suatu jenis pelayanan kepolisian, bisa terlihat berbeda-beda proses bisnisnya jika kita sandingkan antar kepolisian daerah.
Pentingnya standar dalam proses bisnis ini bukan untuk kepatuhan (compliance) semata, tetapi lebih dari itu, yaitu agar penerima layanan (publik) memiliki persepsi yang sama tentang bagaimana mendapatkan layanan.
Dengan standarisasi ini, penerima layanan akan mendapatkan persepsi yang sama atas suatu jenis layanan kepolisian di suatu kepolisian daerah dan kepolisian daerah lainnya. Kemudian, penerima layanan akan mudah memahami proses layanan dan meningkatkan persepsi kepuasan mereka atas layanan tersebut.
Selain itu, dengan pemetaan proses bisnis ini hubungan kerja baik intra maupun antar instansi publik bisa semakin diperjelas. Sebab, beberapa kementerian mengalami gagal koordinasi dan miskomunikasi karena tidak jelasnya hubungan kerja akibat tidak dipetakannya proses bisnis antar instansi selama ini.
Bahkan, Presiden Joko Widodo pernah mengeluh pada saat memimpin rapat kabinet di awal kepemimpinannya, di mana masing-masing kementerian belum berkoordinasi dengan baik dan masih tampak ego sektoralnya.
Tantangan Terbesar Pemetaan Proses Bisnis
Tak dapat dipungkiri, instansi publik memang berbeda dengan organisasi privat atau korporasi. Instansi publik dalam banyak hal dipengaruhi oleh banyak faktor. Mereka juga terkait dengan sistem politik yang berlaku. Namun, hal tersebut tidaklah menjadi alasan utama yang membuat instansi publik tidak mampu bekerja efisien dan efektif, seperti halnya organisasi privat.
Memang, sebagaimana diulas di awal, tantangan terbesar yang dihadapi dalam pemetaan proses bisnis adalah bagaimana mengubah secara radikal struktur organisasi yang ada. Idealnya, struktur organisasi selaras dengan proses dan produk layanannya. Sayangnya, masih banyak instansi publik yang proses dan produknya tidak sinkron dengan strukturnya.
Misalnya, dinas pendidikan tidak memiliki struktur organisasi yang mengurusi pembangunan gedung, tetapi mereka membangun atau memelihara gedung sekolah. Sebab, bisa jadi di daerahnya dinas pekerjaan umum sudah disibukkan dengan tugas lain, seperti membangun dan memelihara jalan dan jembatan.
Jika kita tidak berani mengubah struktur organisasi dan memberikan instansi publik suatu fleksibilitas dalam mengubah struktur organisasinya, kita akan kesulitan memetakan proses bisnisnya. Sebab, saat memetakan proses bisnis bisa jadi proses yang benar-benar berjalan dan berfungsi tidak terungkap, tetapi malah yang dipetakan adalah yang bersifat formal dan belum tentu fungsional.
Di samping memetakan proses bisnis, menjadi sebuah kebutuhan mendesak melakukan perubahan radikal terhadap suatu struktur organisasi instansi publik yang lebih ramping, tepat struktur, dan tepat proses. Dengan demikian, masing-masing proses lebih mudah dipetakan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Pada akhirnya pedoman pemetaan proses bisnis yang mudah dipahami perlu segera disahkan agar instansi publik terbantu dalam melakukan pemetaan proses bisnis di Kementerian, Lembaga, dan Pemerintah Daerah mereka masing-masing.
Pegawai BPKP yang dipekerjakan di Kementerian PAN dan RB dan kandidat Doktor pada Program Doktor Ilmu Sosial di Universitas Pasundan. Seorang penulis buku dan sudah menulis lebih dari 20 buku.
Apa bisa dikirimkan contoh peta bisnis proses untuk pemerintah provinsi? Trima kasih
Bisakah kami minta contoh peta proses bisnis pemerintah provinsi??? terima kash
boleh minta buku bapak tentang business proses mapping di pelayanan publik
Mau tanya pak..apa proses bisnis instansi pemerintah bisa di samakan dengan alur pikir instansi pemerintah