Membumikan Pemetaan Proses Bisnis di Seluruh Instansi Pemerintah Indonesia

Prolog

Istilah “proses bisnis” tampaknya belum terlalu biasa dalam dunia penyelenggaraan pemerintahan. Bahkan ada yang menganggap “proses bisnis” sebagai kegiatan pemerintah yang bernuansa ekonomi dan menghasilkan uang. Pendapat ini tentu saja kurang tepat karena tujuan utama penyelenggaraan pemerintahan adalah nonprofit oriented.

Sejak awal tahun 1990-an paradigma administrasi publik lebih menyentuh pada penerapan prinsip-prinsip manajemen privat dibandingkan dengan persoalan manajemen internal pemerintahan. Hal ini antara lain disebabkan penyelenggaraan pemerintahan masih belum menunjukkan perubahan signifikan pada aspek efektivitas dan efisiensi.

Salah satu persoalan yang paling menonjol adalah keterkaitan tugas dan fungsi antarunit organisasi pemerintahan. Penampakan yang sering muncul adalah ego sektoral, keengganan untuk berkomunikasi, dan berkoordinasi antara satu unit organisasi dengan unit organisasi lainnya. Masing-masing unit organisasi lebih mempertahankan eksistensi dan kewenangannya dibandingkan dengan hubungan kerjanya dengan unit organisasi lainnya.

Apabila terjadi permasalahan koordinasi, mereka akan cenderung melemparkan tanggung jawab ke unit organisasi lainnya dan menyatakan tanggung jawabnya hanya pada apa yang tercantum dalam tugas dan fungsinya. Fenomena silo ini bukan saja merusak hubungan antarunit organisasi, tetapi juga dapat meruntuhkan birokrasi yang terbuka dan transparan.

Fenomena silo mengakibatkan kualitas pelayanan publik masih belum sesuai dengan harapan publik. Peningkatan pelayanan publik membutuhkan setiap unit organisasi yang ada dalam sebuah instansi pemerintah melakukan tugas dan fungsi yang terkoordinasi dan terintegrasi dengan unit organisasi lainnya. Sebab, koordinasi antarunit organisasi ini merupakan faktor penting dalam pencapaian visi, misi, dan tujuan instansi pemerintah secara keseluruhan.

Permasalahan inilah yang mendorong diterapkannya prinsip-prinsip “proses bisnis” dalam konteks penyelenggaraan pemerintahan. Upaya pemetaan proses bisnis inilah yang belum banyak dilakukan oleh instansi pemerintah. Seharusnya, sebelum proses bisnis tersebut menghasilkan keluaran, output, dan outcome yang bernilai tambah bagi pemangku kepentingan lainnya, langkah awal yang perlu dilakukan adalah menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antarunit organisasi.

Seiring dengan pelaksanaan reformasi birokrasi, proses bisnis sebenarnya sudah diperkenalkan sejak tahun 2011 yaitu dengan terbitnya Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 12 Tahun 2011. Dalam perkembangannya, peraturan menteri tersebut digantikan dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 19 Tahun 2018 tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis

Dalam panduan ini antara lain dijelaskan bahwa peta proses bisnis merupakan aset organisasi yang berharga karena tidak menggantungkan alur kerja pada pejabat perseorangan yang menduduki posisi pimpinan unit organisasi, tetapi menempatkan peta proses bisnis pada unit organisasi, siapapun yang memimpinnya. Idealnya, peta proses bisnis kemudian diderivasi sampai dengan Strandar Operasional Prosedur (SOP).

Sayangnya, selama ini keberadaan SOP tidak didasarkan pada peta proses bisnis karena setiap unit organisasi menyusun SOP secara terpisah yang berdampak pada kaburnya keterkaitan antarunit organisasi. SOP juga hanya memperlihatkan tahapan dan langkah kerja siapa mengerjakan apa serta keluaran setiap langkah yang dikerjakan pada suatu unit organisasi.

Kendala lainnya, kebanyakan pelaku atau aktor dalam suatu SOP hanya melibatkan aktor di suatu unit organisasi. Padahal, kita bekerja tidak hanya dalam satu unit organisasi saja.

Itulah sebabnya begitu pentingnya penyusunan peta proses bisnis sebagai jembatan untuk menghasilkan SOP yang dapat mengintegrasikan satu unit organisasi dengan unit organisasi lainnya di suatu instansi pemerintah. Dengan peta ini, permasalahan tumpang tindih dan tidak jelasnya pembagian tugas di antara unit organisasi pun bisa mulai teratasi.

Berdasarkan uraian di atas, berikut beberapa kata kunci untuk memahami pemetaan proses bisnis.

Apakah Peta Proses Bisnis?

Peta proses bisnis adalah serangkaian aktivitas kerja terstruktur yang menggambarkan keterkaitan antara satu unit organisasi dengan unit organisasi lainnya yang menghasilkan keluaran aktivitas sesuai dengan kebutuhan pengguna atau penerima layanan. Peta ini merupakan turunan dari visi, misi, dan tujuan dari setiap instansi baik kementerian, lembaga, atau pemerintah daerah.

Tujuan Penyusunan Peta Proses Bisnis

Tujuan penyusunan peta proses bisnis adalah agar instansi pemerintah melaksanakan tugas dan fungsi secara efektif dan efisien. Dengan penyusunan peta ini instansi pemerintah akan mudah mengomunikasikan proses bisnisnya, baik ke pihak internal maupun eksternal. Hal yang terpenting lagi, peta ini merupakan aset pengetahuan yang merupakan sumber informasi bagi para pengambil keputusan.

Mengapa Harus Menyusun Peta Proses Bisnis?

Salah satu permasalahan umum yang dihadapi instansi pemerintah hingga saat ini adalah setiap unit organisasi melaksanakan tugas secara terkotak-kotak (silo). Karena itu, tidak terlihat hubungan kerja antara satu unit organisasi dengan unit organisasi lainnya. Hal ini akan berpengaruh dalam pencapaian visi dan misi organisasi.

Selain itu, peta proses bisnis dapat menjaga masing-masing unit organisasi instansi untuk tetap berjalan pada koridornya masing-masing. Artinya, setiap unit organisasi dalam instansi pemerintah tidak tumpang tindih lagi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Dengan adanya panduan setiap kementerian, lembaga, atau pemerintah daerah akan memiliki acuan dalam menyusun peta proses bisnis yang menggambarkan keterkaitan dan hubungan kerja tersebut.

Bagaimana Menyusun Peta Proses Bisnis?

Peta proses bisnis dapat disusun dengan bantuan diagram. Diagram ini dapat disusun dengan dua pendekatan, yaitu pendekatan business process modelling and notation dan pendekatan flowchart. Setiap instansi pemerintah dapat memilih salah satu dari kedua pendekatan tersebut

Kapan Peta Proses Bisnis Mulai Disusun?

Idealnya, peta proses bisnis disusun bersamaan dengan penyusunan struktur organisasi. Dengan demikian, peta ini akan memberikan jawaban atas struktur organisasi yang akan dibentuk sesuai dengan visi, misi, tujuan dan strategi. Namun, hal ini sulit dilakukan karena umumnya struktur organisasi beberapa instansi pemerintah sudah terbentuk terlebih dahulu. Karena itu, peta proses bisnis dapat disusun setelah ditetapkannya struktur organisasi.

Bagaimana Tahapan Menyusun Peta Proses Bisnis?

Penyusunan peta proses bisnis adalah bersifat siklus (cyclical). Siklus ini menyangkut aspek persiapan, pengembangan, penerapan, hingga pemantauan dan evaluasi.  Dalam tahap persiapan, instansi pemerintah melakukan inventarisasi rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi, tujuan, dan sasaran mereka.

Dalam tahap pengembangan, instansi pemerintah akan melakukan pemetaan proses bisnis yang representatif sehingga tergambar dengan jelas proses apa saja yang harus dilakukan untuk melaksanakan visi dan misi organisasi.

Dalam tahap penerapan, peta proses bisnis yang telah disusun kemudian disahkan agar dapat diimplementasikan. Dalam tahap penerapan ini, unit organisasi yang menangani ketatalaksanaan akan mengendalikan dan menerapkan peta proses bisnis.

Penerapan peta ini menjadi hal yang sangat penting agar tidak hanya menjadi sebatas dokumen, tetapi menjadi acuan dalam menjalankan proses kerja antarunit organisasi di suatu instansi pemerintah.

Dalam tahapan terakhir, yaitu pemantauan dan evaluasi, instansi pemerintah mengevaluasi keberadaan dan pemanfaatan peta proses bisnis yang nantinya  menjadi dasar perbaikan di masa mendatang.

Epilog

Penyusunan peta proses bisnis merupakan bagian dari reformasi birokrasi ketatalaksanaan untuk mewujudkan instansi pemerintah yang efektif dan efisien. Wujud peta ini terlihat dari sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas dan terukur sehingga pelaksanaan tugas dan fungsi di instansi pemerintah terhindar dari tumpang tindih.

Apapun pendekatan yang dipilih dalam penyusunan peta proses bisnis, hal ini merupakan langkah yang sangat krusial bagi setiap instansi pemerintah. Dengan demikian, proses kerja instansi pemerintah akan terintegrasi satu sama lain. Penyusunan peta proses bisnis ini membutuhkan kerja tim dan komitmen dari pimpinan tertinggi di setiap instansi pemerintah. Tanpa kerja tim dan komitmen ini, kita akan sulit untuk menyelesaikannya.

Adalah tugas kita bersama untuk melaksanakan penyusunan peta proses bisnis di seluruh instansi pemerintah sehingga keterkaitan proses kerja antarunit organisasi terlihat dengan jelas. Keberhasilan dalam penyusunan peta proses bisnis ini menjadi salah satu kunci sukses pelaksanaan reformasi birokrasi kita.***

Yanuar Ahmad ♥ Associate Writer

Asisten Deputi Perumusan Kebijakan Sistem Kelembagaan dan Tata Laksana, Kementerian PAN dan RB. Pemerhati kebijakan publik khususnya bidang organisasi dan manajemen. Telah menyelesaikan studi S1 di Universitas Padjadjaran Bandung dan studi S2 di Flinders University of South Australia Saat ini kandidat doktor Administrasi Publik Universitas Brawijaya Malang. Melalui tulisan, berkeinginan berbagi pengalaman dalam praktek pemerintahan.