Kehidupan manusia baik secara individu, berkelompok, maupun dalam masyarakat tidak bisa luput dari masalah. Sejak awal peradaban manusia sudah diharuskan secara alami mencari solusi bagi permasalahan yang dihadapinya.
Perkembangan bentuk dan fungsi berbagai peralatan pertanian, alat rumah tangga, senjata dan berbagai peralatan lain dari zaman ke zaman terus terjadi. Perkembangan ilmu pengetahuan telah mendorong percepatan perkembangan kemajuan cara manusia menyelesaikan permasalahan, pada berbagai bidang seperti bidang pertanian, peternakan, industri, kesehatan, transportasi, energi, pangan, kepemerintahan, kehidupan sosial dan berbagai bidang lain.
Selanjutnya telah lahir metoda atau tata cara menyelesaikan persoalan secara lebih sistematis yang umumnya diterapkan di lingkungan institusi bisnis dan nonbisnis, seperti institusi pendidikan dan pemerintahan.
Di kalangan manajer dan profesional selanjutnya mulai dikenal kompetensi yang umumnya disebut sebagai keterampilan menyelesaikan masalah (problem solving skills). Yang memiliki keterampilan dimaksud dapat menggunakan bakat serta keterampilan berdasarkan pengalaman atau juga berdasarkan beberapa konsep dan metoda penyelesaian masalah yang sudah dirumuskan, diajarkan dan diterapkan para ahli ilmu manajemen selama puluhan tahun.
Kemudian timbul pertanyaan, apakah selama ini pengetahuan dan keterampilan sudah cukup untuk menyelesaikan berbagai persoalan kehidupan di dunia ini, yang dari waktu ke waktu terasa semakin kompleks?
Terkadang kita justru memunculkan masalah baru saat kita mencoba menyelesaikan suatu permasalahan. Tulisan ini mencoba membahas beberapa hal yang berpotensi mengurangi efektifitas upaya penyelesaian masalah secara umum.
Tergesa Mengambil Kesimpulan
Masalah pertama yang berpotensi terjadi adalah terburu-buru mengambil kesimpulan dan bahkan memutuskan solusi atas persoalan. Hal ini dilakukan tanpa adanya perumusan masalah yang baik, pengumpulan data yang lengkap, dan analisis masalah yang dilakukan secara sistematis oleh pihak yang memiliki kompetensi yang dibutuhkan.
Tergesa-gesa memutuskan solusi seperti ini dapat membuat masalah baru dan cenderung tidak efektif mengatasi masalah yang ada. Cara penyelesaian persoalan sudah dapat diajarkan dan dilatih sejak dini kepada anak anak. Orang dewasa tentu saja juga harus menerapkannya.
Umumnya metodenya terdiri dari langkah langkah dalam satu siklus: merumuskan persoalan secara jelas, mencari kemungkinan penyebabnya, mencari alternatif solusi, menentukan solusi terbaik dan melakukan evaluasi terhadap penerapan solusi. Tergantung pada kompleksitas persoalan yang ada setiap langkah dapat membutuhkan waktu dan pemikiran yang cukup banyak agar solusi yang dihasilkan dapat efektif.
Penentuan Prioritas
Penentuan tingkat urgensi penanganan masalah juga memerlukan kriteria yang menjadi acuan bersama sehingga prioritas penyelesaian dapat ditentukan dengan baik. Masalah yang berdampak pada kehidupan orang banyak layak mendapatkan perhatian utama dan alokasi kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan.
Budaya Beladiri dan Menyalahkan Pihak Lain
Banyak contoh yang dapat dilihat dalam kehidupan sehari-hari di mana berbagai persoalan tidak terselesaikan dengan cepat dan tuntas karena para pihak lebih banyak menggunakan waktu dan pikirannya untuk membela diri atau institusinya yang sering diikuti dengan menyalahkan pihak lain atas terjadinya permasalahan.
Budaya ini adalah tanda tanda tingkat kematangan suatu kelompok masyarakat yang berhubungan erat dengan moral dan etika. Dalam kelompok masyarakat yang memiliki standar moral etika dan rasa tanggung jawab yang tinggi, umumnya setiap persoalan yang muncul akan diikuti dengan keterbukaan dan pengakuan yang jujur sehingga permasalahannya mudah dirumuskan dengan baik.
Dengan demikian fokus dari respon pada persoalannya adalah pada bagaimana mengatasi dampak dari persoalan dan selanjutnya bagaimana melakukan perbaikan dalam upaya mencegah terjadinya permasalahan itu kembali.
Saling menyalahkan umumnya semakin mudah terjadi bilamana tidak ada norma, aturan atau acuan bagi penentuan peran dan tanggung jawab masing masing pihak dan juga kurangnya pengawasan serta evaluasi atas kepatuhan terhadap acuan tersebut.
Gagal Menemukan Akar Masalah
Seringkali sebuah permasalah disebabkan oleh beberapa faktor penyebab yang mungkin saling terkait dalam satu rangkaian. Hanya fokus pada satu penyebab yang diduga dapat menyebabkan pencarian solusinya tidak efektif.
Seringkali ada persepsi yang salah tentang istilah akar masalah seakan akan bila masalah ini diatasi maka persoalannya akan dapat diselesaikan dan dicegah terjadi kembali. Dalam kenyataannya seringkali tidak ada satu akar masalah melainkan sejumlah masalah yang harus diselesaikan karena saling terkait.
Penetapan akar masalah yang terlalu cepat juga sering dilakukan berdasarkan pendapat bias yang cenderung objektif karena adanya kepentingan tertentu, bukan berdasarkan data dan fakta pendukung yang cukup.
Terlalu Banyak Istilah
Dalam upaya penyelesaian masalah dalam kelompok sangat penting suasana dimana semua pihak dapat memiliki pemahaman yang sama atas suatu permasalahan. Umumnya perlu disepakati dampak dari permasalahan yang ada yang akan menjadi perhatian utama dari semua pihak.
Suasana keterbukaan, saling percaya dan saling menghargai juga menjadi persyaratan bagi penyelesaian masalah secara kelompok yang efektif. Yang perlu digunakan sebagai kerangka pikir adalah konsep “sebab akibat” yang rasional dan perlu dihindari penggunaan terlalu banyak istilah yang tidak terlalu bermanfaat.
Penyebab masalah cukup diklasifikasikan dalam dua jenis yaitu penyebab (yang didukung data/pembuktian) dan penyebab potensial (yang tidak didukung data/pembuktian dan perlu diperdalam lagi).
Solusi Hanya Pada Aspek Tertentu Saja
Seperti juga penyebab dari suatu masalah dapat terdiri dari beberapa penyebab dalam satu rangkaian, demikian pula solusi dari permasalahan dapat terdiri dari beberapa aspek. Perlu dihindari penyelesaian masalah hanya fokus pada aspek tertentu saja dan mengabaikan aspek lain.
Solusi atas permasalahan dapat menetapkan perlunya koreksi atau perbaikan pada beberapa aspek seperti:
- Kebijakan, peraturan, standard kerja, sistem dan prosedur
- Kompetensi Sumber Daya Manusia (sikap, pengetahuan dan keterampilan)
- Teknologi atau peralatan yang digunakan
- Metode, proses atau tata cara yang digunakan
Keempat aspek diatas memerlukan perhatian yang sama pentingnya karena satu aspek saja dapat menjadi sumber masalah dan peluang perbaikan yang diharapkan.
Keengganan Melibatkan Ahli
Berupaya menyelesaikan persoalan sendiri secara perorangan maupun kelompok seringkali menghilangkan peluang untuk mendapatkan pengetahuan tambahan yang dapat berguna bagi analisis persoalan dan menemukan solusi yang lebih baik.
Berbagai bidang terus mengalami perkembangan yang pesat sehingga keahlian pada masa lalu belum tentu memenuhi kebutuhan pada saat ini. Oleh karena itu bersedia mendapatkan pandangan, pemikiran, pendapat, dan bantuan dari pihak lain seringkali akan menambahkan peluang keberhasilan mengatasi permasalahan dengan lebih efektif dan efisien.
Epilog
Pengetahuan dan keterampilan dalam penyelesaian masalah pada tingkat orang perorangan maupun kelompok merupakan kompetensi yang penting untuk disediakan. Keberlangsungan kehidupan, perkembangan dan pertumbuhan tergantung pada kemampuan untuk mengatasi bermacam rintangan, persoalan dan masalah dengan cepat, secara efisien dan efektif.
Permasalahan dalam penyelesaian masalah dapat terkait budaya, etika moral, pengetahuan, keterampilan, pola pikir dan pola kerja. Permasalahan yang dibahas di atas sedapat mungkin perlu dicegah, dihindari atau diatasi sehingga kemampuan menyelesaikan masalah menjadi kekuatan atau keunggulan bukan kelemahan dalam mencapai keberhasilan.
Ketua Umum Ikatan Konsultan Teknologi Informasi Indonesia (IKTII). Ia aktif melakukan kegiatan konsultasi dalam bidang teknologi informasi seperti dalam bidang terkait Transformasi Digital, Perencanaan Strategis, Perumusan Regulasi, IT Governance, Manajemen Risiko, Audit Teknologi Informasi dan E-learning.
Dapat dihubungi pada alamat surel [email protected]
0 Comments