Sebagai organisasi yang mengemban amanah untuk melayani masyarakat, organisasi publik dituntut untuk lebih dinamis dan adaptif terhadap perubahan. Untuk itu, inovasi di organisasi publik perlu terus digalakkan.
Inovasi ini oleh banyak kalangan dinilai sebagai sesuatu hal yang penting dilakukan agar sebuah organisasi dapat tetap dianggap penting di mata dan hati para stakeholder-nya. Agar tidak hanya menjadi sekedar ritual, inovasi perlu dibentuk menjadi sebuah budaya organisasi.
Salah satu upaya yang dapat dilakukan untuk membudayakan inovasi adalah dengan mengelola inovasi sebagai sebuah kompetisi.
Definisi dan Ciri Inovasi
Sebelum membahas pengelolaan kompetisi inovasi, terlebih dahulu kita perlu memahami apa itu inovasi. Everett M. Roggers mendefinisikan inovasi sebagai suatu ide, gagasan, praktik atau objek/benda yang disadari dan diterima sebagai suatu hal yang baru oleh seseorang atau kelompok untuk diadopsi.
Di sisi lain, Stephen Robbins mendefinisikan inovasi sebagai suatu gagasan baru yang diterapkan untuk memprakarsai atau memperbaiki suatu produk, proses, atau jasa. Artinya, ia memfokuskan inovasi pada tiga hal utama, yaitu:
- Gagasan baru; suatu olah pikir dalam mengamati suatu fenomena yang sedang terjadi. Gagasan baru ini dapat berupa penemuan dari suatu gagasan, ide, sistem, sampai pada kemungkinan kristalisasi gagasan.
- Produk dan jasa; hasil langkah lanjutan dari gagasan baru yang ditindaklanjuti dengan berbagai aktivitas, kajian, penelitian, dan percobaan sehingga melahirkan konsep yang lebih konkret dalam bentuk produk dan jasa yang siap dikembangkan dan dimplementasikan.
- Upaya perbaikan; usaha sistematis untuk melakukan penyempurnaan dan melakukan perbaikan yang terus-menerus sehingga buah inovasi itu dapat dirasakan manfaatnya.
Secara umum, inovasi memiliki ciri adanya kekhasan dalam ide, program, tatanan, dan sistem, termasuk kemungkinan hasil yang diharapkan. Selain itu, inovasi memiliki karakteristik sebagai sebuah karya dan pemikiran yang memiliki kadar orisinalitas serta kebaruan.
Inovasi sebaiknya dilaksanakan melalui program yang terencana. Artinya, suatu inovasi mesti dilakukan melalui suatu proses yang tidak tergesa-gesa. Kegiatan inovasi ini mesti disiapkan secara matang dengan program yang jelas dan direncanakan terlebih dahulu.
Inovasi yang digulirkan pun sebaiknya memiliki tujuan yaitu berupa arah yang ingin dicapai, termasuk strategi untuk mencapai tujuan tersebut.
Selanjutnya, mengacu pada pandangan klasik Huberman, terdapat enam bentuk inovasi, yaitu penggantian (substitution), perubahan (alternation), penambahan (addition), penyusunan kembali (restructturing), penghapusan (elimination) dan penguatan (reinforcement).
Manajemen Kompetisi Inovasi pada Sektor Swasta
Beberapa organisasi swasta sangat masif melakukan inovasi karena ia merupakan salah satu upaya untuk meraih keunggulan kompetitif, yaitu keunggulan yang tidak bisa dimiliki oleh organisasi lainnya. Selain efisiensi dan strategi diferensiasi, inovasi ini memegang peranan penting dalam mewujudkan keunggulan kompetitif.
Sebagai gambaran, salah satu perusahaan yang menempatkan budaya inovasi dalam operasi dan strateginya adalah Astra International. Perusahaan yang berdiri sejak 20 Februari 1957 ini merupakan salah satu perusahan swasta nasional di Indonesia yang masih eksis di usia yang sudah menginjak 60 tahun.
Awalnya, pada tahun 1980, Astra meluncurkan InovaAstra sebagai budaya inovasi. Hasilnya, pada tahun 1982 perusahaan ini mencatat 74 proyek inovasi dan pada tahun 2017 karyawannya telah menghasilkan 7.390.385 proyek inovasi.
Tentunya, banyak kegiatan inovasi mereka karena usahanya bergerak dalam bidang otomotif, jasa keuangan, alat berat pertambangan dan energi, agribisnis, infrastruktur dan logistik, teknologi informasi, dan properti.
Untuk merangsang budaya inovasi ini mereka menyediakan media inovasi, baik untuk kelompok dalam bentuk quality circle control (QCC), maupun perorangan dalam bentuk suggestion system (SS). Media ini memberikan ruang tumbuhnya kreativitas dan inovasi karyawan.
Inovasi di Astra ini merupakan salah satu bentuk implementasi nilai budaya organisasi, yaitu “Catur Dharma Astra” yang keempat. Budaya ini mendorong organisasi dan anggotanya mencapai yang terbaik.
Bahkan, untuk merangsang kegiatan inovasi mereka mengukur keterlibatan karyawan dalam kegiatan inovasi sebagai salah satu unsur penilaian kinerja pegawai dan menjadi salah satu parameter pemberian bonus tahunan karyawan.
Inovasi mereka ini dimulai dari jenjang paling bawah, yaitu staf dalam satu departemen/bagian dan kemudian bagian/departemen yang beranggotakan intern departemen ataupun antar departemen.
Dari hasil inovasi ini, mereka kemudian mengompetisikan secara berjenjang, baik yang dimulai dari antar bagian/bidang kemudian antar cabang, regional, dan kemudian divisi usaha. Selanjutnya, peserta kompetisi juga diikutkan mewakili perusahaan dalam acara Temu Karya Mutu dan Produktivitas Nasional (TKMPN) yang mengompetisikan berbagai produk inovasi, baik dari perusahaan swasta maupun BUMN.
Inovasi yang dilakukan mereka ini bukan sesuatu yang tiba-tiba, melainkan melalui suatu langkah dan program baku yang sistematis yang dimulai dari aspek perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan tindak lanjut.
Langkah awal yang mereka lakukan adalah pelaksanaan pelatihan manajemen mutu. Kemudian, pegawai yang telah mendapatkan pelatihan membuat kelompok QCC atau SS berdasarkan kondisi aktual yang dihadapi masing-masing.
Proyek perubahan atau inovasi mereka ini diawali dengan melakukan potret awal permasalahan, kemudian merumuskan tindakan perbaikan dan inovasi, dan setelah itu mengimplementasikannya dalam bentuk kegiatan inovasi. Evaluasi pun terus dilakukan untuk memantau kemanfaatan, baik dari sisi waktu, biaya, proses, tenaga, maupun efisiensi sumber daya yang dihasilkan dari inovasi.
Setiap tahapan inovasi itu menggunakan metode yang terukur. Misalnya, untuk menentukan permasalahan utama yang akan menjadi proyek inovasi, mereka menggunakan fish bone dan diagram pareto. Mereka kemudian merumuskan tindakan perbaikan dan inovasi dengan SWOT analisis. Mereka juga menggunakan data pembanding sebelum dan sesudah inovasi diimplementasikan. Semua kegiatan juga terdokumentasi.
Hasil terbaik setelah melalui uji kelayakan implementasi akan menjadi pedoman/standar kerja baru operasional perusahaan.
Kompetisi Inovasi Organisasi Publik
Inovasi di instansi pemerintahan pun sebenarnya telah mulai digalakkan. Pada tingkatan nasional, yaitu kompetisi inovasi yang bersifat antar instansi, Lembaga Administrasi Negara telah menginisiasinya dalam bentuk proyek perubahan pada Diklat Kepemimpinan. Di diklat ini setiap peserta mesti membuat proyek inovasi pada instansinya masing-masing. Proyek tersebut kemudian dikompetisikan di antara para peserta diklat.
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi juga telah mengadakan kompetisi inovasi nasional berupa Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik (Sinovik). Kompetisi ini melibatkan seluruh instansi pemerintah di Indonesia. Slogannya adalah one agency one innovation, atau satu instansi satu inovasi.
Pada level organisasi publik peluang untuk melakukan kompetisi inovasi pun semakin terbuka dengan adanya Peraturan Pemerintah Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS). Dalam pasal 10 ketentuan tersebut menyatakan bahwa kreativitas PNS yang bermanfaat bagi organisasi akan mendapatkan penilaian tersendiri dan menjadi bagian dari capaian Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).
Kompetisi pada level organisasi publik ini berada di internal masing-masing instansi. Sebagai contoh, Kementerian Keuangan dan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan telah memiliki kompetisi inovasi di internal organisasi mereka.
Masalahnya, berbagai kompetisi pada level nasional dan organisasi publik di Indonesia tersebut belum memiliki pengelolaan kompetisi inovasi sebagaimana di Astra.
Lalu, bagaimana idealnya pengelolaan kompetisi inovasi di sektor publik? Sebagai awalan, mereka perlu membentuk manajemen kompetisi inovasi, yaitu suatu mekanisme yang mengatur kompetisi, baik antar bagian/bidang maupun antar kantor regional/unit kerja. Mekanisme ini juga mesti mengatur bagaimana hasil inovasi bisa diterapkan pada unit yang relevan.
Dengan adanya mekanisme yang terstruktur tersebut kegiatan inovasi dapat terlaksana dengan lebih terencana. Tentunya, mekanisme ini mesti tetap menjadi bagian dari blue print kebijakan organisasi atau pencapaian pencapaian visi dan misi organisasi.
Selain itu, mekanisme tersebut juga dapat menjadi media untuk mendapatkan best practice yang bersifat bottom up dan lebih handal karena lahir pada level praktis. Dengan demikian, berbagai inovasi benar-benar dapat lebih terarah dalam memberikan manfaat serta tidak tumpang tindih di level nasional maupun pada level organisasi publik di Indonesia.
Kebijakan memberi ruang inovasi ini kemudian mesti diikuti dengan manajemen kompetisi inovasi yang memadai. Dengan demikian, inovasi yang dihasilkan benar-benar efektif, efisien, dan memberi manfaat yang optimal bagi organisasi publik serta stakeholders terkait.
Praktik Kompetisi Inovasi di Badan Kepegawaian Negara
Selanjutnya, penulis ingin berbagi pengalaman kompetisi inovasi di organisasi penulis, yaitu Badan Kepegawaian Negara (BKN). Organisasi penulis ini telah mulai memberikan ruang dan memotivasi pegawainya untuk berinovasi. Kegiatan inovasi ini merupakan salah satu cara untuk meningkatkan kualitas pelayanan BKN.
Kegiatan tersebut dikemas dalam bentuk rapat pemantapan rencana dan program serta inovasi yang dimulai tahun 2017 lalu dan berlangsung dengan melibatkan seluruh unit eselon I dan II, baik di pusat maupun kantor regional.
Semangat inovasi pun sangat masif digaungkan oleh BKN sebagai bagian dari upaya perbaikan berkelanjutan. Buktinya, dalam berbagai kesempatan Kepala BKN Bima Haria Wibisana dan pimpinan lainnya berkali-kali mengingatkan pentingnya inovasi untuk meningkatkan kualitas layanan.
Kegiatan seperti ini tentu dapat memotivasi pegawai, baik perorangan maupun kelompok untuk terus berupaya meningkatkan kualitas layanan publik. Bagi organisasi, kegiatan seperti ini dapat meningkatkan citra dan memperoleh bahan masukan kebijakan untuk melahirkan best pratices. Selanjutnya, kompetisi inovasi ini akan dibentuk menjadi pengelolaan kompetisi inovasi BKN.
*) Artikel serupa pernah dimuat di X Media Kanreg X BKN Denpasar edisi XIII tahun 2017, dengan judul Menggagas Manajemen Inovasi ASN.
Kabid Informasi Kepegawaian Kantor Regional X BKN Denpasar.
di level pemda, juga sudah bermunculan inovasi. termasuk dulu yang kami gawangi, menyusun sistem informasi manajemen layanan di puskesmas. dan saya melihat banyak pemda yang melakukan inovasi yang sebetulnya bisa jadi khasanah inovasi untuk republik ini