Komitmen dan Kesepakatan: Prasyarat Dasar Penyusunan Peta proses Bisnis Instansi Pemerintah

Prolog

Jika boleh memilih, saya berharap jumlah peserta dalam pelatihan bimbingan teknis suatu peraturan yang baru tidak terlalu banyak. Namun, sebagai narasumber sering kita tidak punya pilihan. Tugas kita adalah memberikan materi sebaik-baiknya dan sejelas jelasnya.

Pengalaman memberikan bimbingan di Pemerintah Kota Payakumbuh beberapa waktu yang lalu memberikan sebuah pengalaman baru yang tepat untuk digunakan sebagai contoh pembangunan peta proses bisnis yang efektif.

Awalnya saya berpikir jumlah peserta bimbingan teknis penyusunan peta proses bisnis tak kurang dari 50 orang. Dengan jumlah OPD sebanyak 31 OPD maka peserta yang hadir saya perkirakan berjumlah sekitar 70 orang, termasuk dari penyelenggara yaitu Bagian Organisasi sebanyak 3 hingga 5 orang.

Ternyata dugaan saya meleset. Peserta yang terlibat dalam kegiatan tersebut tak lebih 20 orang meliputi perwakilan dari beberapa OPD saja yaitu Bappeda, Inspektorat. Dinas PUPR, Dinas Kominfo dan Bagian Organisasi. Dengan jumlah peserta yang tidak terlalu banyak maka penyampaian materi berlangsung lebih fokus dan terarah sehingga diskusi serta interaksi berlangsung efektif.

Peta Bisnis Proses Kota Payakumbuh

Proses bisnis dan intisari dari Permenpan RB No 19 tentang Penyusunan Peta Proses Bisnis saya sampaikan sekitar satu jam. Kemudian dilanjutkan tanya jawab sekitar 30 menit. Berikutnya langsung pada praktik penyusunan peta proses bisnis pada Pemerintah Kota Payakumbuh.

Sebelum istirahat siang jam 12.00, draft Peta Proses Utama dan Pendukung sudah bisa disepakati dan dilanjutkan dengan draft peta subproses turunan proses utama dan proses pendukung.

Seperti yang disebut dalam Peraturan Menteri PAN RB No 19 tahun 2018, peta proses bisnis adalah diagram yang menggambarkan hubungan kerja yang efektif dan efisien antar unit organisasi untuk menghasilkan kinerja sesuai dengan tujuan pendirian organisasi agar menghasilkan keluaran yang bernilai tambah bagi pemangku kepentingan.

Paling tidak terdapat dua jenis peta terkait peta proses bisnis ini yaitu peta proses utama dan peta proses pendukung. Peta proses utama yaitu peta yang menggambarkan aliran nilai utama dengan kriteria berperan dalam memenuhi kebutuhan pengguna eksternal dan internal pemerintah serta memiliki pengaruh langsung terhadap keberhasilan instansi dalam mencapai visi, misi, dan strategi organisasi.

Selain peta proses utama kita mengenal peta proses pendukung, yaitu peta yang menggambarkan proses untuk mengelola operasional dari suatu sistem dan memastikan proses utama berjalan dengan baik. Kriteria proses pendukung adalah memenuhi kebutuhan pengguna internal dan memberikan dukungan dari aktivitas pada proses utama.

Selain dua proses tersebut masih ada proses lainnya yang tidak memiliki kaitan langsung dengan proses utama tetapi menghasilkan nilai manfaat bagi pemangku kepentingan eksternal. Proses lainnya memastikan bahwa aktivitas berjalan lebih optimal.

Saya mencoba menuliskan pengalaman saya saat memberikan pembekalan penyusunan peta proses bisnis di sebuah kementerian. Dua kali pembekalan dan penyampaian materi terkait konsep penyusunan peta proses bisnis hanya menyisakan perdebatan tak berkesudahan.

Peta proses dan subproses tak menemukan kata sepakat. Barulah pada saat pertemuan ketiga draft peta proses bisnis disepakati hingga peta subproses dari setiap proses utama dan proses pendukung.

Dibandingkan dengan pengalaman sebelumnya, di Kota Payakumbuh draft awal peta proses bisnis bisa disepakati dalam waktu satu kali pertemuan. Penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah bukanlah pekerjaan mudah dan sekali jadi. Dibutuhkan tahapan demi tahapan sehingga peta proses bisnis bisa diselesaikan dengan baik.

Pentingnya Komitmen Pimpinan

Ibarat membangun jalan tol sepanjang 100 km yang menghubungkan satu kota ke kota berikutnya, prosesnya tidak dapat diselesaikan hanya dalam satu tahap. Dimulai dari pembebasan lahan, pembangunan, dan penyelesaian hingga pemanfaatan jalan tol tersebut.

Dukungan berbagai pihak sangat dibutuhkan mulai dari pembebasan lahan hingga pembangunan jalan. Jika pembebasan lahan tidak berjalan mulus, maka dapat dipastikan pembangunan jalan akan tersendat. Akibatnya, waktu penyelesaian menjadi lebih lama dari rencana semula.

Dalam kaitan dengan penyusunan peta proses bisnis hal ini bisa dianalogikan dengan menyepakati rancangan awal peta proses utama dan proses pendukung. Jika rancangan awal ini sudah disepakati maka penyusunan peta subproses dari turunan proses utama dan pendukung bisa berjalan lancar.

Meskipun analogi ini tak terlalu sama, tetapi perumpamaan tersebut bisa memberikan kepada kita bagaimana gambaran awal penyusunan peta proses bisnis yang membutuhkan kesepakatan awal untuk langkah-langkah berikutnya.

Penyusunan peta proses bisnis bagi institusi pemerintah sebagai aset pengetahuan bukanlah pekerjaan ringan. Banyak kegagalan penyusunan peta proses bisnis instansi pemerintah karena lemahnya komitmen pimpinan.

Hal ini diperparah lagi dengan gagalnya membangun komitmen awal ketika menyusun peta proses utama dan proses pendukung. Kalaupun dapat dirumuskan membutuhkan waktu lama sehingga memperlambat proses-proses berikutnya, termasuk dalam melahirkan SOP yang terintegrasi antar unit kerja di sebuah institusi.

Padahal, ujung dari penyusunan peta proses bisnis adalah agar antar unit kerja saling terhubung satu sama lain dalam pencapaian visi dan misi organisasi. Tak ada satu unit kerja yang paling penting dalam pencapaian visi dan misi organisasi. Masing-masing memiliki peran dan kontribusi dalam pencapaian visi dan misi tersebut.

Beberapa waktu yang lalu saat saya hadir dalam rapat pembahasan untuk merampungkan draft awal penyusunan peta proses bisnis di Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional (LAPAN). Saya dibuat kagum dengan kehadiran Kepala LAPAN Prof. Dr. Thomas Djamaludin dalam rapat tersebut. Beliau mengawal langsung penyusunan peta proses bisnis di lingkungan LAPAN.

Berdasarkan informasi yang layak dipercaya selama hampir dua hari penuh, beliau ikut terlibat dalam pembahasan dan perumusan peta proses bisnis hingga menghasilkan peta subproses di lembaga penerbangan antariksa nasional ini.

Begitupun, di Kota Payakumbuh, pimpinan, dalam hal ini walikota dan sekretaris daerah (Sekda), sangat peduli dan ikut berperan dalam proses penyusunan peta proses bisnis ini.

Itulah wujud nyata pimpinan unit tertinggi dalam penyusunan dan pembahasan peta proses bisnis. Tanpa komitmen dari pimpinan tertinggi penyusunan peta proses bisnis akan mengalami kendala dalam penyelesaiannya.

Membangun Konsensus

Saya ingin menggarisbawahi dua prinsip dasar dalam penyusunan peta proses bisnis yang terpenting yaitu konsensus subjektif dan sederhana yang representatif. Bagaimana merumuskan peta proses bisnis jika dalam penyusunannya tidak disepakati konsensus bersama. Konsensus bersama ini harus diperoleh sehingga pembahasan peta proses bisnis level berikutnya bisa diteruskan dan disepakati.

Penyusunan peta proses bisnis bukanlah pekerjaan benar atau salah. Namun, proses ini lebih kepada bagaimana membangun logika berpikir dalam membedah visi, misi, tujuan, dan sasaran menjadi bahasa proses.

Tujuannya agar terlihat peran dan kontribusi setiap unit dalam pencapain visi dan misi organisasi dimaksud. Setelah didapatkan konsensus subjektif, selanjutnya peta proses bisnis harus dapat digambarkan secara sederhana dan representatif.

Dalam setiap penyusunan dan pembahasan peta proses bisnis sering terlihat ego sektoral dari setiap unit kerja. Padahal ego sektoral inilah yang perlu dihilangkan dan bagaimana komunikasi dan koordinasi akan dibangun antar unit kerja dalam mewujudkan visi dan misi bersama.

Pelaksanaan bimbingan teknis di Pemerintah Kota Payakumbuh bisa menjadi contoh dalam menyusun peta bisnis proses yang efektif. Untuk tahap awal, beberapa OPD saja yang terlibat dalam pembahasan awal.

Hal itu dapat meminimalisir perdebatan pendapat. Setelah kesepakatan awal diperoleh, hasil dari pembahasan awal ini dibahas di tingkat yang lebih besar. Pembahasan di tingkat inil memerlukan dukungan dan komitmen pimpinan agar peta proses bisnis dapat segera diselesaikan.

Biasanya butuh waktu panjang, sekitar 4 hingga 6 bulan, untuk merampungkan peta proses bisnis bagi institusi pemerintah. Namun, rentang waktu tersebut bisa  lebih panjang jika terjadi banyak perdebatan dan perbedaan pendapat dalam perumusannya.

Dalam beberapa kasus, penyusunan peta proses bisnis ini bisa selesai lebih dari setahun, atau bahkan dua tahun. Hal ini terjadi karena banyaknya perdebatan dan perbedaan pendapat antar unit kerja. Selain itu lemahnya komitmen pimpinan dalam mengawal penyusunan dan pembahasan peta proses bisnis ini juga turut menjadi penghambat.

Epilog

Pelaksanaan reformasi birokrasi di area tata laksana terkait penyusunan peta proses bisnis ini tampaknya akan terus menghadapi kendala jika tidak ada kesepakatan dan dukungan pimpinan dalam penyelesaiannya.

Padahal seperti diulas sebelumnya, peta proses bisnis adalah aset pengetahuan bagi organisasi dalam mewujudkan visi dan misi organisasi. Dengan adanya peta proses bisnis terlihat tata hubungan kerja yang efektif dan efisien di dalam organisasi pemerintah.

Selain itu juga dengan penyusunan peta proses bisnis di institusi pemerintah akan mudah mengomunikasikan baik kepada pihak internal maupun kepada pihak eksternal mengenai proses bisnis yang dilakukan untuk mencapai visi, misi, dan keberadaan suatu organisasi pemerintah.

Masalah klasik yang ada di institusi pemerintah selama ini adalah lemahnya koordinasi antar eselon 1, eselon 2, hingga eselon terbawah. Pada pemerintah daerah sering terlihat ketidakjelasan hubungan antar OPD.

Hal itu tentu mempersulit pelaksanaan tugas dan fungsi bagi instansi pemerintah dalam mewujudkan visi dan misi organisasi. Setiap unit kerja bekerja sendiri sendiri (silo) dan tak terlihat komunikasi secara tertulis yang harus dilakukan.

Maka dari itu, penyusunan peta proses bisnis ini merupakan perwujudan untuk meruntuhkan ego sektoral antar unit kerja dimaksud. Akhirnya dengan penyusunan peta proses bisnis maka setiap instansi pemerintah dapat melaksanakan tugas dan fungsi secara efektif dan efisien. Semoga harapan ini bisa terwujud dalam waktu yang tidak terlalu lama sesuai agenda reformasi birokrasi, yaitu mewujudkan pemerintahan berkelas dunia di tahun 2024 mendatang.***

Adrinal Tanjung ◆ Professional Writer

Pegawai BPKP yang dipekerjakan di Kementerian PAN dan RB dan kandidat Doktor pada Program Doktor Ilmu Sosial di Universitas Pasundan. Seorang penulis buku dan sudah menulis lebih dari 20 buku.