Ketidaksamaan Pemahaman Atas Perubahan Kontrak

“Sedikit-sedikit adendum, ini berarti perencananya nggak bagus”, kata seorang pimpinan yang bertindak sebagai kuasa pengguna anggaran (KPA) ketika disodorkan perencanaan untuk melakukan adendum sebuah pekerjaan fisik di suatu kantor.

“Kalau malaikat yang merencanakan, mungkin tidak perlu ada lagi adendum”, celoteh salah seorang rekan kelompok kerja (pokja) pemilihan, merespon perkataan pimpinan tadi. Tentu saja respon itu hanya berani dilontarkan di antara sesama anggota pokja dan Unit Layanan Pengadaan (ULP), di warung kopi saat  jam istirahat.

Memang tidak ada yang salah dari kedua pernyataan berbeda di atas. Pimpinan dengan espektasi tinggi terhadap capaian kinerja sekaligus pertimbangan serapan anggaran, tentu wajar akan berucap demikian.

Sementara di sisi lain, rekan-rekan di pokja selaku pelaksana juga wajar berucap demikian karena perencanaan memang baru bersifat asumsi. Sebuah rencana tentu saja belum menjadi kondisi yang pasti sekaligus belum teruji.  Adapun uji ketepatan perencanaan baru ada pada tahap pelaksanaan pekerjaan.

Tulisan ini mencoba mengurai perbedaan kedua persepsi tersebut untuk mengambil sebuah titik temu kesepahaman. Dengan adanya kesepahaman tersebut, diharapkan dapat menjadi pertimbangan bagi para pengelola pengadaan dalam melakukan proses perubahan atau adendum kontrak pada tahap pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah.

Tidak Ada Perencanaan Yang Sempurna

Perubahan pekerjaan merupakan salah satu klausul yang diperbolehkan dalam proses pengadaan barang/jasa, yang telah diatur dalam ketentuan berikut:

“Dalam hal terdapat perbedaan kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK yang ditentukan dalam dokumen kontrak, PPK bersama penyedia dapat melakukan perubahan kontak, meliputi: 1) Menambah atau mengurangi volume yang tercantum dalam kontrak; 2) Menambah dan/atau mengurangi jenis kegiatan; 3) Mengubah spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi lapangan; dan/atau 4) Mengubah jadwal pelaksanaan (Pasal 54 Peraturan Presiden nomor 16 tahun 2018, tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah)”.

Jika mencermati substansi dari pasal tersebut, secara gamblang terlihat bahwa perubahan kontrak bisa terjadi dan dapat dilakukan dengan syarat utama yaitu adanya perbedaan kondisi lapangan dengan dokumen kontrak.

Perubahan kontrak tersebut merupakan sebuah keniscayaan dan seharusnya tidak begitu saja dinyatakan sebagai tindakan kesengajaan untuk menambah nilai atau keuntungan melalui perubahan tersebut.

Fakta empiris telah banyak membuktikan bahwa sangatlah jarang sebuah perencanaan akan sempurna sesuai dengan kondisi di lapangan. Hampir semua perencanaan akan mengalami perubahan dalam pelaksanaannya, sekali lagi, karena perencanaan disusun oleh perencana berdasarkan asumsi-asumsi dan perkiraan akan sebuah pekerjaan.

Selain itu, sesuai dengan pernyataan no bodies perfect, memang tidak ada manusia yang sempurna, termasuk manusia sebagai perencana.

Perubahan Kontrak Tidak Mudah

Setelah hal tersebut dipahami, sebaiknya juga diketahui adanya tahapan yang harus dilakukan dalam melakukan proses perubahan kontrak. Perubahan kontrak tidak mungkin dilakukan dengan ujug-ujug atau sekonyong konyong tanpa didasari alasan dan argumentasi yang jelas.

Belum lagi adanya ketentuan yang mengatur bahwa perubahan kontrak tersebut tidak boleh melebihi 10% dari harga yang tercantum di kontrak awal.

Mengenai waktu perubahan, perlu dipahami juga bahwa pelaksanaan kontrak merupakan rangkaian kegiatan yang berkesinambungan, dari awal sampai dengan akhir pekerjaan. Perubahan pelaksanaan kontrak akibat adanya perbedaan kondisi lapangan dapat terjadi pada awal,  pertengahan, atau  bisa jadi pada akhir pelaksanaan pekerjaan.

Pada awal pelaksanaan kontrak, kebutuhan perubahan kontrak dapat diidentifikasi pada saat pre construction meeting (PCM), yaitu pertemuan yang diselenggarakan oleh berbagai unsur yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan.

Berbagai unsur terkait tersebut adalah pihak direksi pekerjaan sebagai unsur pengendalian, direksi teknis sebagai pengawas teknis, penyedia jasa sebagai pelaksana pekerjaan, instansi terkait, dan juga wakil masyarakat setempat.

PCM dilaksanakan untuk menyamakan persepsi masing-masing pihak terhadap seluruh dokumen kontrak, sekaligus membuat kesepakatan akan hal-hal penting yang belum terdapat dalam dokumen kontrak maupun kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan.

Adapun tahap pengendalian kontrak, yang dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) selaku pemilik pekerjaan, bertujuan menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan. Pada proses ini akan ada kemungkinan terjadinya perubahan kontrak dengan tetap mengedepankan prinsip-prinsip pengadaan tadi.

Perubahan atau adendum kontrak pun perlu dilakukan pengujian oleh PPK. Tahapan pengujian dan penelitian dilakukan untuk melihat kesesuaian antara usulan perubahan dengan ketentuan yang berlaku. Pengujian tersebut terdiri dari pengujian atas pokok-pokok perjanjian dalam kontrak, pengujian terhadap aturan perpres dan petunjuk teknis, serta pengujian atas taat tidaknya perubahan terhadap ketentuan terkait lainnya.

Perubahan kontrak bisa saja diusulkan oleh pihak penyedia ataupun pemilik pekerjaan. Usulan atau permintaan/perintah perubahan dari pemilik pekerjaan tentunya dilakukan sebagai upaya untuk menghasilkan output yang maksimal dan sesuai dengan kebutuhan pemberi kerja.

Ketakutan Pimpinan Akan Perencanaan

Menurut logika pimpinan, perencanaan adalah sebagai fungsi manajemen dalam pengambilan keputusan. Selain itu, perencanaan bagi pimpinan adalah sebagai sarana untuk dapat menggunakan wewenangnya dalam menentukan atau mengubah tujuan maupun kegiatan organisasi.

Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan sebenarnya merupakan sebuah hal yang berdimensi waktu masa datang yang penuh dengan ketidakpastian. Adanya ketidakpastian tersebut seringkali membuat sebuah kejadian atau kegiatan menjadi tidak sesuai dengan apa yang direncanakan.

Dalam organisasi pemerintahan, Indikator Kinerja Pelaksanaan Anggaran (IKPA) menjadi ukuran evaluasi kinerja atas pelaksanaan anggaran. Beberapa aspek yang menjadi indikator ini adalah kesesuaian perencanaan dengan pelaksanaan anggaran, kepatuhan pada regulasi, serta efektifitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan.

Terkait dengan adendum kontrak, seringkali dijumpai adanya “ketakutan” pimpinan ketika proses adendum tersebut berujung pada revisi DIPA. Adanya revisi DIPA akan berakibat pada menurunnya kinerja IKPA.

Berangkat dari pemahaman inilah, pimpinan terkesan tabu untuk melakukan adendum terhadap sebuah pekerjaan karena dapat menimbulkan kesan tidak mampunya organisasi dalam melakukan perencanaan secara baik.

Epilog

Adendum kontrak bukanlah sebuah hal yang tabu sepanjang alasan perubahan didasari oleh ketentuan, sesuai dengan kondisi lapangan, dan didukung dengan argumentasi yang logis, baik secara administrasi maupun teknis.

Jika hal tersebut tersebut memiliki orientasi kemanfaatan, maka adendum kontrak justru perlu dilakukan demi efektivitas dan efisiensi sebuah kegiatan.***

Arfan Novendi ▲ Active Writer and Associate Poetry Writer

Pelaksana di Bagian Perencanaan dan Sistem Informasi konsentrasi di monev anggaran. Sekretaris ULP Institut Seni Indonesia Padang Panjang, Aktif di pengadaan barang dan jasa sejak tahun 2009 sampai sekarang,
Juga tercatat sebagai anggota PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi) Institut Seni Indonesia Padang Panjang.