Pemahaman tentang Data Elektronik

Meskipun istilah ini telah sering dipakai sehari-hari, ada baiknya kita samakan dulu pengertian mengenai apa yang dimaksud dengan data. Dapat dipahami bahwa data adalah suatu bentuk pernyataan yang dapat diterima secara apa adanya. Pernyataan ini ini dapat diperoleh dari hasil pengukuran atau pengamatan yang bisa berbentuk angka, tulisan, gambar, ataupun suara dalam bentuk elektronik.

Mengapa terminologi ‘dalam bentuk elektronik’ ini menjadi penting? Hal ini disebabkan oleh sifat dari format elektronik yang membuat data lebih mudah diolah, disimpan, didistribusikan, dan dikomunikasikan; baik antara orang ke orang maupun antarsistem elektronik.

Teknologi informasi, dan data elektronik yang menjadi bagian daripadanya, pada saat ini sudah memasuki hampir semua sisi kehidupan manusia. Tidak terkecuali berbagai aspek ekonomi dan sosial dari masyarakat luas.

Pengelolaan Data Elektronik

Data dalam bentuk elektronik semakin hari semakin strategis, karena mendukung tuntutan dinamika kehidupan masyarakat. Data elektronik berperan untuk dapat hidup secara nyaman, aman, dan produktif dengan menjaga keseimbangan antara kebutuhan ekonomi, sosial, dan menjaga kelestarian lingkungan.

Sebagai contoh dalam kehidupan sehari-hari, data elektronik penting bagi para pelajar untuk mengikuti jadwal kegiatan sekolah, bagi ibu rumah tangga untuk menyediakan segala kebutuhan bagi keluarga, dalam pemenuhan kebutuhan aktivitas perdagangan, aktivitas kerja secara umum, dan masih banyak lagi.

Ketergantungan yang sangat tinggi ini menyebabkan kualitas data yang tersedia menjadi sangat penting. Sederhananya, data itu harus akurat, lengkap, up to date, dan relevan bagi kebutuhan penggunanya (disingkat ALUR).

Tuntutan akan kualitas ini menyebabkan semakin pentingnya kemampuan mengelola data yang harus dimiliki para penyelenggara sistem elektronik. Begitupun kemampuan memanfaatkan data pada penggunanya.

Meskipun banyak yang mengutamakan aspek teknis terkait pengelolaan data, sebenarnya aspek manajerial juga sangat penting. Aspek manajerial ini kalau kita dalami sering menjadi sumber masalah ketidaktersediaan data yang akurat, lengkap, up to date dan relevan.

Manajemen data adalah masalah pelik, baik pada tingkat organisasi pemerintah maupun nonpemerintah, hingga pada tingkat nasional di berbagai negara. Sering dikatakan data elektronik adalah minyak baru atau the new oil, karena dimaknai sebagai kekayaan baru. Bila kita tidak bisa mengelola kekayaan dengan baik tentu saja hanya kerugian yang akan didapat.

Pengelolaan data elektronik dari tingkat organisasi hingga tingkat nasional memerlukan persyaratan yang meliputi kebijakan, kelembagaan, infrastruktur, dan kompetensi sumber daya manusia. Bagaikan kaki-kaki meja, ke-4 aspek ini harus sama-sama kokoh menopang bangunan meja. Jika satu saja kakinya lemah maka mejanya tidak akan kuat menahan beban.

Manajemen Bencana

Kaum profesional, akademisi, dan semua pihak yang terlibat dalam penanggulangan bencana umumnya telah memahami teori-teori dasar tentang penanggulangan bencana. Langkah-langkah penanggulangan bencana secara sederhana dibagi dalam 2 kelompok yaitu:

1. Langkah Pra-Bencana yang terdiri dari:
   1. Pencegahan
   2. Mitigasi (menghindari/mengurangi dampak)
   3. Kesiapsiagaan
2. Langkah Pasca-Bencana yang terdiri dari:
   1. Tanggap darurat
   2. Pemulihan
   3. Pembangunan

Semua langkah manajemen bencana di atas memerlukan data yang akurat, lengkap, up to date dan relevan. Data yang dimaksud dapat meliputi data penduduk, data profil/kondisi alam, data fasilitas infrastruktur, logistik, peralatan, dan berbagai sumber daya. Salah satu proses penting dalam manajemen bencana adalah analisis risiko. Analisis risiko ini tidak bisa dilakukan dengan baik bila tidak ditunjang dengan data yang dikelola dengan baik.

Seringkali dibutuhkan respons yang cepat dan tepat (efektif) dalam langkah tanggap darurat, sesuai dengan skalanya. Itu sebabnya ketersediaan data elektronik menjadi sangat penting karena sifat-sifatnya yang dibahas di atas. Dalam tanggap darurat, pemulihan dan pembangunan harus diketahui dengan tepat bantuan apa, berapa banyak, harus diberikan kepada siapa, di mana dan dengan cara apa.

Tanggap darurat seringkali juga membutuhkan sumber daya yang luar biasa besar, sehingga berpotensi salah kelola dan salah sasaran bilamana pengambilan keputusan dan pelaksanaan di lapangan tidak tepat. Kita dapat mudah memahami bahwa pengambilan keputusan dan pelaksanaan di lapangan memerlukan data yang berkualitas (ALUR).

Akhir Kata

Bencana dari jenis apapun dan dalam skala apapun patut dihindari. Oleh karenanya, penerapan manajemen bencana khusus bagian pra-bencana (pencegahan dan mitigasi) harus dilakukan dengan sungguh sungguh.

Dukungan ketersediaan data elektronik sangat penting agar langkah pencegahan dan mitigasi bisa lebih akurat dan tepat sasaran, sehingga dapat melindungi kepentingan dan keselamatan orang banyak.

Bilamana bencana terjadi juga, maka kembali adanya data elektronik sangat berperan dalam mendukung kecepatan dan ketepatan langkah langkah respons. Langkah respons tersebut bila dilakukan dengan baik dapat berpotensi secara substansial mengurangi jumlah kerugian, penderitaan, dan nyawa para korban terdampak.

Memahami keterkaitan antara manajemen bencana dan data elektronik seharusnya membuat semua pihak menyadari pentingnya mengelola data elektronik dengan baik. Semua masalah, kendala, dan hambatan tersedianya data elektronik yang ALUR harus diselesaikan secara efektif dan cepat.

Dalam manajemen data pada situasi bencana, sudah selayaknya kita melupakan kepentingan orang perorangan, kelompok, dan organisasi. Sebab, bila bencana sudah datang kepentingan orang banyak selayaknya berada di atas semua kepentingan lain.

Teddy Sukardi ◆ Expert Writer

Ketua Umum Ikatan Konsultan Teknologi Informasi Indonesia (IKTII). Ia aktif melakukan kegiatan konsultasi dalam bidang teknologi informasi seperti dalam bidang terkait Transformasi Digital, Perencanaan Strategis, Perumusan Regulasi, IT Governance, Manajemen Risiko, Audit Teknologi Informasi dan E-learning.

Dapat dihubungi pada alamat surel [email protected]