Sudah lama saya tidak menulis lagi. Meskipun bukan tulisan yang agak bermutu, tetapi tahun kemarin berbagai pemikiran dan pikiran paling tidak telah tertuang dalam selembar dua lembar kertas A4.
Bukan rangkaian kata ketus atau sindiran halus, tetapi upaya untuk menyampaikan rasa sayang pada birokrasi agar lebih berkembang. Satu dua lembar kertas berisi susunan kalimat, belum saya hasilkan sampai dengan hampir 100 hari tahun 2019 berjalan – saya jauh dari menulis, far away from my business!
Tugas Menantang
‘Rekor tersebut’ akhirnya pecah di hari ke-101 tahun 2019, setelah dipicu oleh diskusi teman-teman yang luar biasa, teman-teman pilihan yang diberikan tugas menyusun proposal kegiatan benchmarking ke negeri seberang.
Tugas yang menantang sekaligus menyenangkan bagi saya, ketika diminta bantuan untuk menyiapkan dokumen sebagai dasar kegiatan yang penting bagi kelangsungan sebuah ‘pergerakan’ pembaharuan birokrasi di suatu institusi.
Sekian lama saya hanya berkutat menggambarkan dan mengilustrasikan pokok-pokok pikiran dalam bahan tayangan, minim kata kaya makna sebagai sebuah instrumen yang memandu pembicara menginduksi audiens dengan berbagai tata kelola dan tata kerja yang lebih baik.
Akhirnya, saya dihadapkan pada tugas untuk membuat ‘dokumen yang benar-benar bercerita’, bukan lagi hanya gambar yang bercerita dengan warna-warna, seperti biasa. Ini dokumen dasar pelaksanaan benchmarking ke luar negeri, bukan main-main, dan memang bukan main!
Menyaring Lokasi
Satu tantangan yang kami temukan adalah mencari aspek pertama, di luar pembiayaan dan siapa saja yang mendapat kehormatan untuk berangkat tentunya– karena hampir pasti tidak semua dari kami, para penyusun, akan ikut berangkat.
Aspek tersebut adalah menentukan lokasi yang menjadi target agar dapat menjadi pelajaran bagi perbaikan birokrasi di negeri kita. Untuk mendapatkan lokasi, kami dihadapkan pada target mencari perbedaan kondisi. Kami harus mencari dan menegaskan perbedaan antara praktik birokrat dan birokrasi suatu negara yang ‘tidak karuan’ majunya dibandingkan dengan negara kita.
Di tahap pertama ini, kesulitan kami adalah menyaring puluhan, mungkin ratusan, informasi yang kami dapatkan melalui desk benchmarking di dunia maya. Kami harus melakukan filtering informasi untuk mencari paling banyak lima sampai sepuluh poin alasan logis untuk pertanyaan ‘mengapa kita harus ke sana’. Eh, maaf, bukan kita tepatnya, tapi siapa nanti yang mendapatkan kehormatan berangkat ke sana.
‘Menghias’ Dokumen
Tantangan berikutnya adalah ketika kita dihadapkan pada bagaimana menuangkannya ke dalam dokumen, termasuk kondisi apa yang agak sama atau paling tidak mirip-mirip meski tidak sama. Identifikasi tersebut harus dilakukan pada obyek dan lokasi tujuan yang kita sasar.
Tantangan itu mengingatkan kami pada kuis-kuis yang dulu sering dimuat dalam tabloid dan majalah anak-anak dengan perintah tegas, “Cari perbedaan dalam dua gambar berikut!”
Perbedaan yang tidak mudah terlihat dalam pola pikir kita yang diarahkan pada dua bentuk gambar dengan pernak-pernik yang hampir sama. Pola pikir kami seketika harus diubah dari tahapan pertama, yaitu mencari persamaan dari dua kondisi yang sudah pasti berbeda. Tantangan yang baik menurut saya, karena memaksa otak kami agar tidak semakin mengerut.
Bagian kedua tahapan tugas ini – dengan rasa syukur mendalam – bisa kami lewati dengan baik meskipun tidak sempurna, berkat pola desk benchmarking – browsang browsing sana-sini. Kami menyepakati berbagai hal aspek perbedaan – persamaan yang mungkin menjadi informasi berguna yang membangun birokrasi yang lebih baik, sebagai oleh-oleh benchmarking.
‘Ohh, Pantes’ Syndrome
Tetapi kesulitan benar-benar nyata menghadang ketika mulai berdiskusi dan bertukar pikiran dengan keras – dan lantang karena hanya ada kami, para pelaksana – ketika memasuki masalah konsepsi dan filosofi.
Tahap ketiga penulisan proposal bechmarking ini benar-benar memeras otak dan pikiran. Menurut kami, tahapan ini merupakan hal mendasar yang akan menjadi pembeda nasib kegiatan benchmarking yang akan dilaksanaan nanti yang ‘menghantui’ sedari awal penugasan ini dimulai.
Termasuk dalam hal ini adalah bagaimana lingkungan kebatinan yang mempengaruhi praktik. Misalnya, praktik di negara lain bisa jadi sama dengan birokrasi kita, tetapi dilaksanakan dengan improvisasi sehingga menghasilkan sesuatu yang sama sekali berbeda dengan yang terjadi di negeri kita.
Aspek tidak kasat mata inilah yang justru sering menjadi pembeda kinerja. Hal lainnya terkait asumsi-asumsi dasar yang benar-benar berbeda dengan yang ada di negeri kita, yatu bagaimana ukuran-ukuran dan alokasi konsentrasi yang serupa tetapi tidak sama dengan yang diupayakan oleh bangsa kita.
Atau, bagaimana faktor-faktor yang kata para doktor new institutional economics disebut institusi informal melengkapi institusi formal yang mempengaruhi kinerja suatu organisasi birokrasi. Bagaimana dan banyak bagaimana lainnya itulah yang mau tidak mau harus ditemukan jawabannya.
Sedari awal, jauh sebelum menulis proposal keberangkatan, ada pertanyaan mendasar apakah kita masih perlu ke sana-sini ke luar negeri untuk melihat praktik terbaik dalam jaman yang serba terkoneksi sekarang ini.
Dalam zaman di mana semua informasi tersedia di hadapan kita, satu kekawatiran yang mengemuka adalah ‘ungkapan kekecewaan’ sepulang dari beranjangsana: harusnya kita tidak kesana, karena semua tak sama meski serupa.
Kalimat serupa juga sering saya dengar dari teman sepulang benchmarking, semacam ini:
- ohh, begitu, pantes di negeri kita belum bisa. Nilai dasarnya yang masih jauh berbeda, ‘mencuri’ itu tidak boleh, nilai yang ditanamkan sejak kecil. Jadi pengendalian internal-nya sangat maju. Atau;
- ohh, pantes di kita begitu sulit. Mereka padat modal sementara kita negara berkembang masih dalam paradigma padat karya, kerja bareng-bareng.
- ohh, pantes, mereka membangun sistemnya terlebih dahulu, birokasi yang akan mengikuti, bukan sistem buatan para birokrat untuk mengatur-ngatur yang saling tumpang dan tindih.
Sedih dan miris rasanya mendapati ungkapan bernada dasar ‘ohh pantes’ lainnya. Begitu banyak sumber daya yang susah payah dihimpun untuk kemudian di-disburse untuk benchmarking, namun kalimat simpulan laporan hanya dibuka dengan ‘ohh pantes’.
Benchmarking itu (tetap) Penting!
Benchmarking itu, dengan berbagai kelebihannya yang bermula dari diskusi dan pemikiran, tetaplah suatu proses yang penting. Dengan memaknai kegiatan tersebut sebagai kunjungan atau di belakang meja desktop seperti yang kami lakukan, benchmarking tetaplah penting, Sebagai suatu konsep pengembangan manajemen modern dan sarana silaturahmi pemikiran dan pengetahuan, pendekatan benchmarking memberikan informasi yang tentu berguna bagi peningkatan kinerja pribadi dan institusi kita. Dengan perencanaan dan langkah yang benar, penggalian informasi dengan 5W + 1H, benchmarking merupakan pekerjaan yang bukan main-main dan bukan main kemanfaatannya.
Ketiga tahapan kritis kami dalam menyusun proposal kegiatan tersebut – mencari perbedaan, mencari persamaan, dan kemudian mencari konsepsi dan filosofi, sebagai suatu rangkaian tahapan yang bukan harus urutan – memberikan perenungan, paling tidak bagi kami, untuk mulai mem-propose perencanaan benchmarking dengan lebih baik. Benchmarking bukan sekedar kegiatan anjangsana yang dekat dengan hura-hura dan pekik sorai layaknya tamasya, bukan pula sekedar pemenuhan dokumentasi hidup bahwa saya pernah ke sana dan berfoto ria. Kegitan tersebut juga bukan hanya pemenuhan realisasi belanja yang susah payah dihimpun dari pendapatan anak bangsa.
Epilog
Dan, kesibukan kami harus terhenti pada suatu titik tepat ketika lampu kantor harus dimatikan untuk penghematan sumber daya.
“Ah, sudahlah, besok kita mulai lagi”, ungkap saya. “Toh akan selesai pada waktunya seperti biasa, seperti tugas-tugas ajaib lainnya”. Badan rasanya juga sudah lelah, karena seharian seolah sudah berkunjung ke sana-sini meskipun hanya melalui koneksi wifi, melakukan kegiatan pre-benchmarking untuk kontingen yang akan ditentukan esok hari. Daftar kontingen, yang kecil kemungkinan bertuliskan nama tim penyusun proposal.
Tapi apapun yang terjadi, menjadi bagian dari tim penyusun proposal tetap memberi pengalaman yang berarti. Paling tidak, saya dituntut untuk dapat menulis kembali, back to my business!
Masih di sekitar Monas, 17.30 WIB_08042019.
NB: Terima kasih untuk mas Aji, mas Windu, dan mas Habibi untuk waktu berdiskusi dan memberi inspirasi. Untuk Mas Aji, Anda adalah antitesis pernyataan ‘kuno’ bahwa negara secara nyata sebenarnya dikelola oleh para eselon III dan IV, yang mengelola dengan keseriusan, kebijakan, dan kepandaian laksana yang duduk di singgasana dengan status pelaksana! Salut.
0 Comments