Belajar dari BPKP: Efisiensi Birokrasi Melalui Digitalisasi Dokumen Kepegawaian

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik mendefinisikan Dokumen Elektronik sebagai Informasi Elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya.

Dokumen ini dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, atau perforasi yang memiliki makna, atau arti, atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahaminya.

Sebagaimana telah penulis ulas dalam artikel sebelumnya, dalam era teknologi informasi saat ini dokumen elektronik sangat dibutuhkan oleh penyelenggara negara, orang, badan usaha, dan/atau masyarakat dalam rangka efisiensi, optimalisasi ruang/tempat, kemudahan, dan kecepatan akses termasuk keamanan dari berbagai bentuk bencana.

Begitu juga dengan Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP). Jauh sebelum terbitnya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tersebut, BPKP telah melaksanakan kegiatan digitalisasi dokumen pegawai yang dimulai dengan mendigitalkan naskah peraturan-peraturan kepegawaian.

Sebagai bagian dari sejarah BPKP dan ikut terlibat dalam pelaksanaan digitalisasi dokumen pegawai BPKP itu, penulis memandang perlu untuk berbagi pengalaman kepada seluruh instansi pemerintah, terlebih kepada generasi muda alias milenial, sehingga dapat diambil manfaatnya dan untuk memperbaiki kekurangan yang ada.

Rangkaian sejarah digitalisasi dokumen di BPKP dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Mari kita kilas balik untuk mengetahui apa yang terjadi dalam proses digitalisasi tersebut.

Tahun 1999

Proses digitalisasi dokumen dimulai pada tahun 1999 dengan mendigitalkan peraturan-peraturan kepegawaian. Proses itu dilaksanakan oleh Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) BPKP yang baru diangkat.

Hasil digitalisasi dokumen yang dilakukan dengan scanner pada proses tersebut disimpan ke dalam Compact Disc (CD) dengan bentuk Portable Document Format (PDF) lalu dicetak menjadi Buku Himpunan Peraturan Kepegawaian.

Digitalisasi peraturan kepegawaian bertujuan untuk memudahkan pengelola Sumber Daya Manusia (SDM) dalam mencari peraturan yang berkaitan dengan kepegawaian, di manapun mereka berada.

Digitalisasi peraturan kepegawaian ini kemudian terus dilaksanakan oleh Biro Kepegawaian dan Organisasi (yang pada tahun 2019 berubah nomenklatur menjadi Biro SDM), bersama-sama dengan Biro Hukum dan Komunikasi.

Tahun 2003

Digitalisasi selanjutnya dilakukan untuk informasi-informasi kepegawaian seperti surat pemberitahuan diklat, surat penetapan diklat, dan dokumen lain yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai (salah satu unit di dalam Biro SDM) dan perlu diinformasikan ke seluruh unit BPKP. Digitalisasi ini dilaksanakan oleh staf pada Bagian Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai sesuai tugasnya masing-masing.

Ibarat gayung bersambut, digitalisasi dokumen ini didukung pula dengan kehadiran mailing list (milis) yang dibuat oleh Pusat Informasi dan Pengawasan (Pusinfowas) pada tahun 2002 sebagai wadah berdiskusi. Lengkaplah sudah. Informasi ada, alat untuk menyebarkan informasi pun ada.

Hasil digitalisasi dalam format PDF ini kemudian disimpan dengan di server BPKP yang dikelola oleh Pusinfowas dan secara berkelanjutan dibawah Biro Sumber Daya Manusia.

Tahun 2004-2007

Akhir tahun 2004 merupakan awal dimulainya digitalisasi dokumen pegawai oleh Biro Kepegawaian dan Organisasi c.q. Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai. Digitalisasi ini dilaksanakan oleh staf Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai yang dibantu oleh CPNS dengan menggunakan scanner.

Dokumen pegawai yang didigitalkan terdiri dari enam jenis dokumen, yaitu SK CPNS, SK Pangkat Terakhir, SK/Piagam Satyalancana Karya Satya, sertifikat Diklat Struktural, sertifikat Diklat Fungsional Auditor, dan Ijazah Asli Pegawai Berikatan Dinas.

Digitalisasi SK CPNS, SK Pangkat terakhir, dan SK/Piagam Satyalancana Karya dimaksudkan untuk memudahkan Subbagian Perencanaan Pegawai dalam memproses pegawai yang akan diusulkan menerima penghargaan Satyalancana Karya Satya.

Berkas-berkas tersebut merupakan lampiran kelengkapan yang harus disampaikan ke Sekretariat Negara/Sekretariat Militer. Sehingga dengan adanya arsip digital, unit pengusul tidak perlu lagi meminta kepada unit-unit BPKP di kemudian hari.

Digitalisasi sertifikat Diklat Struktural dan sertifikat Diklat Fungsional Auditor dimaksudkan untuk memudahkan Subbagian Pengembangan Pegawai dalam memproses pengusulan dan penetapan Diklat Struktural dan Diklat Fungsional Auditor agar juga tidak perlu lagi meminta kepada unit-unit BPKP di kemudian hari.

Digitalisasi ijazah asli pegawai berikatan dinas dimaksudkan untuk memudahkan Subbagian Pengembangan Pegawai dalam mengelola ijazah asli pegawai berikatan dinas, termasuk dalam hal pengembangan pegawai, seperti untuk mengikuti jenjang pendidikan yang lebih tinggi, baik melalui tugas belajar maupun melalui izin pendidikan di luar kedinasan. Lagi-lagi dengan tujuan agar tidak harus meminta kepada unit-unit BPKP di kemudian harinya.

Intinya, digitalisasi pada waktu itu dimaksudkan agar tidak merepotkan unit kerja BPKP dalam pengusulan Satyalancana Karya Satya, Diklat Struktural/Fungsional, dan Tugas Belajar maupun Izin Belajar. Unit tidak perlu lagi repot-repot mem-fotocopy dokumen-dokumen sebagaimana dimaksud di atas untuk disampaikan ke Biro Kepegawaian dan Organisasi.

Digitalisasi dokumen pada waktu itu juga dilakukan bersamaan pembenahan database diklat struktural, database diklat fungsional auditor, database Satyalancana Karya Satya, dan database pendidikan pegawai berikatan dinas, termasuk membenahi fisik asli ijazah yang tersimpan di Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai.

Hasil pembenahan database sebagaimana dimaksud di atas di-input secara massal ke dalam aplikasi Data Riwayat Pegawai (DRP) yang nantinya menjadi cikal bakal aplikasi Sistem Pengelolaan Data Pegawai (SISPEDAP) yang sekarang berubah nama menjadi Sistem Manajemen Informasi SDM Dengan Layanan Excellent (SMILE).

Sedangkan, hasil digitalisasi dokumen-dokumen tersebut (file PDF) disimpan di harddisk eksternal yang pada akhirnya diunggah secara massal ke DMS (Document Management System) pada tahun 2008.

Karena dokumen yang didigitalkan ini begitu banyak, di mana terdapat enam kelompok dokumen untuk setiap orang pegawai BPKP, maka digitalisasi dilakukan secara bertahap.

Setiap kali dilakukan penerimaan CPNS maka digitalisasi dokumen pegawai dilakukan oleh CPNS yang baru diangkat tersebut. Tentu saja dibantu oleh staf pada Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai. Mekanisme ini terus berlangsung sampai penerimaan CPNS tahun 2007.

Tahun 2008

Pada tahun 2008 mulailah dilaksanakan digitalisasi dokumen pegawai secara besar-besaran yang melibatkan seluruh pengelola SDM di seluruh unit BPKP. Dokumen yang didigitalkan adalah seluruh dokumen pegawai yang aktif, di luar dokumen yang sudah didigitalkan oleh Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai.

Digitalisasi ini didukung penuh oleh Pimpinan BPKP, melalui Surat Edaran Sekretaris Utama BPKP Nomor SE-288/SU/02/2008 tanggal 8 Februari 2008 tentang Dijitalisasi Dokumen Pegawai.

Digitalisasi ini pun turut didukung oleh Pusinfowas dengan membuka pengadaan DMS sebagai perangkat lunak aplikasi untuk mengelola dokumen digital di BPKP. Termasuk di dalamnya dokumen digital pegawai, yang menjadi barometer dan sekaligus pilot project untuk document management system (DMS).

Sampai saat ini proses digitalisasi dokumen pegawai terus berlangsung. Ini terbukti dengan pemutakhiran data pegawai yang harus dilengkapi dengan dokumen digital yang diunggah ke SISPEDAP/SMILE dan tersimpan di DMS.

Penghematan

Demikian sejarah digitalisasi dokumen pegawai di BPKP sebagai bagian dari upaya reformasi birokrasi kepegawaian di instansi pengawasan internal pemerintah tersebut. Menurut penulis, terobosan tersebut sangatlah bijak dan efektif.

Namun kini yang menjadi pertanyaan, apakah digitalisasi dokumen tersebut sudah dimanfaatkan secara maksimal dalam proses administrasi kepegawaian di BPKP? Lalu bagaimana dengan praktiknya di Badan Kepegawaian Negara (BKN)?

Seperti yang telah kita ketahui bersama, proses pengusulan kenaikan pangkat pegawai masih saja membutuhkan lampiran dokumen-dokumen pendukung dalam bentuk hardcopy. Padahal dokumen-dokumen sebelumnya telah dikirimkan ke BKN dalam PUPNS yang pernah dilaksanakan sebanyak dua kali yakni di tahun 2000 dan 2015.

Seyogyanya, dokumen tersebut telah didigitalkan dan diunggah ke sistem (DMS) lalu di-update setiap kali terjadi pemutakhiran data pegawai.

Penulis sempat melakukan perhitungan. Jika digitalisasi seluruh dokumen pegawai benar-benar dilakukan, maka uang negara yang dapat dihemat selama pegawai itu bekerja ialah sejumlah Rp729.976.397.040,-.

Dari mana hitungannya? Tabel di bawah ini menunjukkan seberapa banyak penghematan kertas dan tinta yang bisa diperoleh dari dokumen atas nama 4.286.918 orang PNS di republik ini (per 30 Juni 2019). Perhitungan ini masih sesederhana perkiraan biaya kertas dan tinta, belum termasuk pengeluaran lain-lain.

Kita memang tidak boleh menampik keberhasilan yang telah dicapai oleh BKN seperti pengembangan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) dan lain sebagainya. Termasuk di antaranya ialah integrasi data pegawai antara BKN dengan instansi-instansi lainnya.

Namun, digitalisasi dokumen pegawai juga tidak boleh diabaikan. Manfaatnya adalah agar setiap proses kenaikan pangkat atau proses administrasi kepegawaian lainnya tidak perlu lagi melampirkan hardcopy dokumen pegawai. Bahkan jikalau perlu, softcopy dokumen digital pegawai pun tidak lagi dilampirkan, cukup dengan melihat sistem aplikasi tanpa harus diunduh.

Bagi penulis, inovasi ini merupakan bagian dari reformasi birokrasi dan menjadikan kepegawaian berkelas dunia. Semoga tulisan ini bermanfaat hendaknya bagi yang berkepentingan demi untuk kemajuan pengelolaan SDM seluruh Indonesia yang lebih baik.

“Tahukah Anda, 27.000 batang pohon ditebang setiap hari untuk kertas baru”

Aniska Utama ◆ Active Writer

Pegawai pada Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), dan berpengalaman sebagai Designer & System Analyst. Tulisan-tulisannya dalam laman ini adalah pandangan pribadi dan tidak mewakili pandangan lembaga tempat penulis bekerja atau lembaga lain.