Arsip Vital di Era Digital: Menggagas Pengelolaan Hybrid di Lembaga Negara

Setiap negara modern berdiri di atas fondasi data, dokumen, dan ingatan administrasi. Hubungan antara negara modern dan lembaga negara bersifat fundamental dan saling membentuk: lembaga negara dirancang untuk menjalankan fungsi-fungsi utama secara sistematis, terukur, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Namun, keberlangsungan lembaga negara sering kali bergantung pada satu elemen yang tampak sederhana: arsip. Di balik kelancaran pelayanan publik, kepastian hukum, hingga pengambilan keputusan strategis, ada dokumen penting yang disebut arsip vital — nyawa operasional pemerintahan.

Sayangnya, kesadaran akan arti penting arsip vital di Indonesia masih lemah. Banyak instansi memandangnya sebatas tumpukan berkas, bukan sebagai aset strategis.

Apa Itu Arsip Vital?

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mendefinisikan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Arsip vital merupakan arsip yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi, terutama pada kondisi darurat atau bencana. Arsip ini tidak bisa diganti jika hilang atau rusak, dan selalu dibutuhkan untuk pengambilan keputusan atau pembuktian hukum.

Perannya sangat krusial:

1. Dasar pengambilan keputusan
   Berkas perjanjian internasional, data keuangan negara, hingga catatan kebijakan publik menjadi pijakan legal dan administratif. Tanpanya, kebijakan negara akan kehilangan legitimasi.
   
2. Menjaga transparansi dan akuntabilitas
   Arsip memungkinkan setiap kebijakan dilacak dan dipertanggungjawabkan, menjaga integritas lembaga publik.
   
3. Perlindungan informasi sensitif
   Isinya sering berupa data strategis yang, jika bocor atau rusak, dapat merugikan negara.

Potret Lapangan: Arsip yang Terlupakan

Undang-undang telah menetapkan bahwa pengelolaan arsip vital adalah kewajiban setiap lembaga negara. Namun realitas menunjukkan banyak instansi belum memiliki mekanisme identifikasi arsip vital yang sistematis.

Banyak Lembaga Negara sudah memiliki program arsip vital untuk fisik namun tidak untuk digital. Belum adanya peraturan yang mensinergikan arsip fisik dan digital menjadikan praktik di lapangan berjalan terpisah. Masih umum ditemui:

• Dokumen fisik disimpan tanpa cadangan digital.
• Arsip digital tanpa sistem keamanan memadai.

Di era digital, mengandalkan arsip fisik saja sudah tak memadai. Peralihan ke arsip elektronik memang menawarkan kecepatan distribusi dan kemudahan pencarian, tetapi meninggalkan arsip fisik sepenuhnya juga berisiko.

Solusi yang ideal adalah pengelolaan hybrid: menggabungkan kekuatan arsip fisik dan digital. Namun, tanpa persiapan matang, digitalisasi justru memperbesar risiko kehilangan massal — apalagi jika sistem tidak memiliki backup terintegrasi atau perlindungan berlapis.

Tahun-tahun terakhir menjadi bukti rapuhnya infrastruktur kearsipan. Kasus besar 2023–2024 antara lain:

• Kebocoran Data Dukcapil (Juli 2023)
• Kebocoran Data Nasabah BSI (Mei 2023)
• Serangan Ransomware PDNS 2 (Juni 2024)
• Kebocoran Data NPWP & Wajib Pajak (Agustus 2024)

Ancaman digital ini diperparah bencana fisik seperti kebakaran gedung pemerintahan, banjir, dan gempa. Semua ini menegaskan: digitalisasi bukan tujuan akhir. Yang dibutuhkan adalah sistem manajemen arsip berbasis mitigasi risiko, integrasi data, dan kebijakan kelembagaan yang kuat.

Mengapa Hybrid adalah Jawaban

Model hybrid memadukan pengelolaan manual dan elektronik, mengambil keunggulan masing-masing:

• Keamanan ganda: Jika arsip fisik hilang akibat bencana, salinan digital tetap tersedia; jika data digital diretas, dokumen fisik menjadi cadangan.
• Akses lebih cepat dan fleksibel: Arsip digital memudahkan pencarian; arsip fisik mempertahankan keaslian dokumen yang tak dapat dialih media.
• Optimalisasi ruang: Arsip digital menghemat ruang penyimpanan, sementara arsip fisik disimpan aman di fasilitas khusus.
• Minim kesalahan manusia: Otomasi pencatatan mengurangi risiko kehilangan atau salah penempatan.

Teknologi informasi juga memberi peluang pengelolaan arsip dengan investasi relatif kecil, akses publik yang lebih luas, dan pencarian instan hanya dengan kata kunci.

Tantangan yang Menghadang

Menerapkan sistem hybrid bukan tanpa hambatan. Tantangan utama meliputi:

1. Peralihan ke digital
   Alih media arsip diatur Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 40, dengan tujuan mempercepat layanan dan melestarikan arsip. Namun, tanpa perlindungan backup dan keamanan siber, digitalisasi berpotensi menjadi titik lemah.

2. Keterbatasan SDM
   Profesi arsiparis terlatih masih langka. Tanpa pelatihan teknologi dan manajemen arsip modern, standar pengelolaan sulit tercapai.
   
3. Keterbatasan infrastruktur dan anggaran
   Sistem yang aman memerlukan perangkat keras, lunak, dan fasilitas fisik yang andal — semua membutuhkan dana signifikan.

4. Kurangnya dukungan pimpinan
   Tanpa komitmen di tingkat strategis, program arsip vital rawan terpinggirkan.

Agenda Mendesak: Program Nasional Arsip Vital

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai pembina kearsipan nasional harus memimpin percepatan program arsip vital. Pendekatannya harus strategis, bukan sekadar administratif. Langkah praktis yang perlu diterapkan yaitu:

1. Identifikasi dan klasifikasi arsip vital
   Pemetaan berdasarkan fungsi dan risiko kelembagaan. Arsip unik atau bernilai sejarah disimpan fisik; arsip yang sering diakses didigitalisasi dan disimpan di cloud.

2. Penguatan SDM dan pengawasan
   Pelatihan rutin mencakup teknologi terbaru dan prosedur keamanan. Peningkatan jenjang karier arsiparis. Audit internal untuk memastikan kepatuhan pada standar.

3. Modernisasi sistem penyimpanan
   Kombinasi penyimpanan fisik berkeamanan tinggi dan penyimpanan digital dengan backup otomatis serta enkripsi. Metadata terstruktur untuk pencarian cepat. Sistem manajemen arsip yang mengintegrasikan format fisik dan digital.

4. Kebijakan kelembagaan yang kuat
   Aturan siklus hidup arsip, mulai penciptaan hingga penyelamatan darurat. Alokasi anggaran yang memadai dan berkelanjutan.

Peran Negara dan ANRI

Pengelolaan arsip yang baik bukan sekadar soal efisiensi, tetapi bagian dari strategi manajemen risiko lembaga negara. Seiring pertumbuhan organisasi, volume arsip akan meningkat, begitu pula risikonya.

Oleh karena itu, ANRI perlu memperkuat fungsi:

• Pembinaan dan pelatihan lintas lembaga.
• Standarisasi teknis pengelolaan arsip vital.
• Pengawasan implementasi, khususnya keamanan digital.

Pemerintah pusat harus mengintegrasikan kebijakan arsip vital dalam kerangka ketahanan kelembagaan nasional, melibatkan birokrasi, keamanan siber, manajemen kebencanaan, dan reformasi tata kelola pemerintahan digital.

Kolaborasi dengan akademisi, LSM, dan media akan membantu membangun kesadaran publik. Literasi kearsipan harus masuk kurikulum sejak pendidikan dasar agar masyarakat memahami bahwa arsip adalah milik publik, bukan hanya urusan birokrasi.

Penutup

Arsip vital adalah jantung kelembagaan negara. Mengelolanya secara hybrid bukan sekadar pilihan teknis, melainkan strategi mempertahankan keberlangsungan pemerintahan.

Dengan kombinasi kecepatan digital dan keamanan fisik, didukung kebijakan tegas, SDM kompeten, serta anggaran berkelanjutan, arsip vital akan tetap terjaga dari bencana maupun serangan siber.

Pada akhirnya, pengelolaan yang baik bukan hanya menyelamatkan dokumen, tetapi juga menjaga kepercayaan publik terhadap negara.