Tidak buang air besar (BAB) dalam hitungan hari hingga minggu dapat menimbulkan rasa tidak nyaman, seperti perut kembung, begah, mual, kram, dan nyeri. Jika berlangsung terus-menerus, konstipasi kronis juga dapat memicu komplikasi.
Karena itu, pencegahan sederhana seperti cukup minum air putih dan mengonsumsi makanan kaya serat penting dilakukan secara disiplin. Kesehatan sering kali baru terasa berharga ketika mulai terganggu.
Hal serupa dapat terjadi dalam organisasi. Seperti tubuh yang perlu membuang sisa yang tidak lagi dibutuhkan, organisasi juga perlu mengelola arsip yang telah memasuki masa inaktif secara tertib.
Arsip tersebut tentu tidak boleh dibuang sembarangan, tetapi juga tidak semestinya terus menumpuk di ruang kerja tanpa mengikuti siklus pengelolaan dan penyusutan yang semestinya.
Fenomena Arsip Inaktif: “Penunggu Abadi” Ruang Kerja
Bagaimana dengan arsip di ruang kerja kita? Sering kali arsip lama yang sudah jarang kita gunakan dalam operasional kantor sehari-hari, tetap dibiarkan menumpuk hingga bertahun-tahun di ruang kerja unit pengolah (central file).
Padahal, arsip lama tersebut merupakan arsip inaktif yang secara regulasi tahapan administrasi kegiatannya telah selesai, masa retensi aktifnya telah habis, dan frekuensi penggunaannya rendah, paling banyak hanya diperlukan sepuluh kali dalam setahun.
Ironisnya, tumpukan kertas ini kerap dianggap sebagai dekorasi wajib, dibiarkan berdebu, dan beralih fungsi menjadi “penunggu abadi” yang menyita ruang kerja berharga yang tidak hanya merusak estetika kantor, tetapi juga menciptakan inefisiensi bagi organisasi.
Bahaya Laten di Meja Kerja: Lima Dampak Negatif Membiarkan Arsip Inaktif Menumpuk
Pernahkah kita membayangkan apa yang terjadi jika kantor terus-menerus menyimpan arsip inaktif yang sudah jarang disentuh?
Membiarkan arsip inaktif menumpuk di ruang kerja unit pengolah dan enggan memindahkannya secara resmi ke pusat penyimpanan khusus arsip yang sering disebut record center unit kearsipan ternyata bukan masalah sepele.
Tanpa disadari, kebiasaan ini membawa lima dampak buruk bagi organisasi kita, yaitu sebagai berikut.
- Ruang Kerja Menjadi Penuh dan Sesak
Lemari kabinet yang penuh dan meja kerja yang sesak oleh tumpukan arsip inaktif otomatis memangkas ruang gerak fisik pegawai dan kantor kehilangan area berharga untuk menyimpan arsip yang baru.
- Produktivitas Terjun Bebas
Saat arsip aktif dan arsip inaktif tercampur aduk tanpa penataan khusus, proses pencarian (temu kembali) arsip yang seharusnya selesai dalam hitungan menit bisa membengkak menjadi berjam-jam hanya untuk membongkar tumpukan kertas.
- Ancaman Kerusakan Arsip Berharga
Ruang kerja harian umumnya tidak didesain untuk pelestarian arsip jangka panjang. Fluktuasi suhu AC kantor, akumulasi debu, risiko tumpahan minuman/ makanan, hingga ancaman rayap siap merusak fisik arsip yang masih bernilai guna.
- Bom Waktu Kebocoran Informasi
Arsip inaktif bukan berarti tidak rahasia. Banyak arsip inaktif yang justru menyimpan data sensitif organisasi. Membiarkannya tergeletak di ruang terbuka sama saja dengan membuka akses bagi pihak yang tidak berwenang untuk mengintip atau bahkan menyalahgunakannya.
- Ancaman “Rapor Merah” Ketika Ada Audit Kearsipan
Membiarkan arsip menumpuk di ruang kerja dan mengabaikan batas waktu penyimpanan (retensi) sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah ketidakpatuhan terhadap Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis Pasal 12 Ayat (1) yang menyatakan bahwa:
Dalam hal arsip aktif yang disimpan unit pengolah telah melewati retensi arsip aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA, unit pengolah harus melaksanakan pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan. Jangan kaget jika tumpukan arsip tersebut berujung pada temuan negatif atau “rapor merah” ketika ada audit kearsipan, misalnya oleh ANRI atau pengawas internal.
Mengapa Arsip yang Jarang Digunakan Tidak Boleh Langsung Dibuang atau Dihancurkan Melainkan Harus Dipindahkan?
Meski sudah jarang disentuh untuk pekerjaan sehari-hari, arsip tersebut masih menyimpan fungsi krusial bagi organisasi yaitu sebagai benteng hukum, bukti sah saat ada audit keuangan, sekaligus rekam jejak sejarah organisasi. Oleh karena itu, arsip tersebut tidak boleh dibuang atau dihancurkan sembarangan dan wajib dijaga kelestariannya selama retensinya belum habis.
Namun, menyimpan tumpukan arsip inaktif di meja atau ruang kerja unit pengolah adalah sebuah kesalahan. Arsip-arsip tersebut idealnya dipindahkan secara resmi ke record center yang dikelola oleh unit kearsipan.
Pemindahan ini memberikan dua keuntungan langsung.
- Pertama, ruang kerja kantor menjadi lebih luas, rapi, dan membuat pegawai bisa bekerja dengan lebih efisien dan produktif.
- Kedua, arsip penting tersebut akan dirawat di ruangan bersuhu standar, aman dari risiko kerusakan, dan ditata dengan indeks yang rapi sehingga sangat mudah dicari kapan pun hukum atau audit keuangan membutuhkannya.
Sisi Lain Koin: Ketika Record Center Menjadi Gudang Penimbunan Raksasa
Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke record center di unit kearsipan belum merupakan akhir dari siklus hidup arsip. Siklus dimulai dari penciptaan, pengelolaan, penggunaan, pemeliharaan, sampai dengan penyusutan (antara lain melalui pemindahan dan pemusnahan).
Tantangan baru yang tidak kalah rumit sering kali muncul di hilir: terjadinya penyumbatan di record center itu sendiri.
Jika record center terus-menerus menerima “kiriman” arsip inaktif dari berbagai unit pengolah tanpa pernah dibarengi dengan tindakan pemusnahan secara berkala, ruangan tersebut lambat laun akan berubah fungsi dari pusat penyimpanan yang sistematis menjadi sekadar gudang penimbunan raksasa yang membebani organisasi.
Kondisi ini memicu efek domino yang kontraproduktif terhadap tata kelola organisasi, terutama dari segi efisiensi sumber daya dan legalitas formal.
Beban Finansial Akibat Pengelolaan Tanpa Akhir
Tidak semua organisasi menyadari bahwa mengelola arsip inaktif yang secara regulasi sebenarnya sudah tidak memiliki nilai guna dan layak untuk dimusnahkan di record center menuntut pembiayaan operasional yang konstan dan tidak sedikit.
Jika keran pemusnahan arsip ditutup rapat, organisasi akan terjebak dalam pusaran pemborosan anggaran tanpa akhir. Kebutuhan sarana, prasarana, dan pemeliharaan di record center sebenarnya bervariasi, tergantung pada skala organisasi serta karakteristik arsip yang dikelola.
Tanpa adanya pemusnahan berkala, biaya-biaya tersebut akan meningkat secara tidak seimbang terhadap nilai gunanya:
- Kebutuhan Dasar Fisik: Kebutuhan ini diperuntukkan bagi semua organisasi seperti ruang penyimpanan yang luas, pengadaan rak arsip yang kokoh, hingga boks arsip standar akan terus bertambah hanya untuk menampung arsip inaktif yang layak musnah.
- Proteksi Lingkungan Khusus: Bagi organisasi yang menyimpan arsip berkekuatan hukum tinggi atau media magnetik/film, biaya pengoperasian AC dan dehumidifier nonstop sangat menguras energi. Tanpa pengurangan volume arsip, kapasitas pendingin dan pengatur kelembapan harus terus ditingkatkan.
- Preservasi Berkala: Bagi organisasi terutama instansi pemerintah, lembaga negara, dan badan publik, pelaksanaan preservasi berkala seperti fumigasi untuk menangkal hama akan semakin boros seiring meningkatnya volume kertas yang menumpuk.
- Infrastruktur Digital: Bagi organisasi yang menerapkan alih media, investasi teknologi (infrastruktur server dan kapasitas penyimpanan cloud) akan terus membengkak akibat menyimpan berkas digital yang masa retensinya sudah habis.
- Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan: SDM kearsipan dibutuhkan bagi semua organisasi. Jika arsip inaktif terus menerus bertambah tanpa ada pemusnahan maka instansi dipaksa menambah alokasi SDM tersebut.
Pada akhirnya, pembiaran pemborosan anggaran ini bertentangan dengan prinsip efisiensi birokrasi.
Tertib Hukum Lewat Pemusnahan: Dilakukan terhadap Arsip yang Memenuhi Kriteria dan Melalui Prosedur Legal
Ketakutan hukum berupa kekhawatiran kehilangan alat bukti penting untuk keperluan audit atau gugatan hukum, serta faktor psikologis berupa pola pikir “siapa tahu nanti butuh”, kecemasan disalahkan oleh pimpinan, dan ego sektoral unit kerja yang merasa dokumennya selalu penting, sering kali membuat organisasi enggan melakukan pemusnahan arsip.
Padahal, dalam koridor regulasi kearsipan nasional, tindakan pemusnahan merupakan bagian dari proses hukum yang sah, melalui prosedur legal dan hanya dilakukan terhadap arsip yang telah memenuhi kriteria ketat.
Prosedur pemusnahan arsip telah diatur jelas pada Pasal 8 Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyusutan Arsip, mulai dari pembentukan panitia penilai arsip, penyeleksian arsip, pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan, penilaian oleh panitia penilai arsip, permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip, penetapan arsip yang akan dimusnahkan, hingga pelaksanaan pemusnahannya.
Arsip yang dimusnahkan pun harus memenuhi kriteria sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI tersebut pada Pasal 7 yaitu yang arsip sudah tidak memiliki nilai guna, telah habis retensinya, dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA.
Selain itu, instansi harus memastikan bahwa tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang pemusnahan tersebut, serta arsip yang bersangkutan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Ketika kriteria tersebut terpenuhi, menunda pemusnahan secara sengaja mencerminkan kegagalan unit kearsipan dalam menjalankan salah satu fungsinya yaitu melakukan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya sesuai amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 17.
Demi Kesehatan Organisasi: Bersih-Bersih Arsip Inaktif Tidak Bisa Ditunda Lagi!
Melalui uraian di atas, agenda bersih-bersih arsip inaktif jelas bukan sekadar rutinitas teknis, melainkan proses detoksifikasi alami bagi tubuh organisasi. Layaknya racun yang harus dikeluarkan secara berkala agar tidak memicu penyakit kronis, tumpukan arsip inaktif di ruang kerja unit pengolah harus segera dipindahkan ke record center.
Begitu pula dengan arsip di record center yang telah memenuhi kriteria pemusnahan harus segera dimusnahkan secara legal, terukur, dan sesuai prosedur demi menjaga kesehatan organisasi serta mencapai efisiensi dan produktivitas kerja. Kunci keberhasilannya terletak pada kesadaran dan disiplin bersama untuk mengesampingkan ego sektoral demi mematuhi siklus hidup arsip.
Sebuah pertanyaan reflektif patut kita renungkan: “Mengapa demi merawat arsip lama harus terus menggelontorkan banyak biaya, jika ada jalan pemusnahan yang lebih legal, efisien dan bijaksana?”
Sudah saatnya organisasi kita melepaskan beban masa lalu untuk melangkah lebih gesit. Bersih-bersih arsip inaktif tidak bisa ditunda lagi, mulailah dari meja kerja kita, hari ini!
0 Comments