Proses surat pertanggungawaban (SPJ) di birokrasi telah membuat Presiden Joko Widodo beberapa kali gusar. Salah satunya saat membuka Kongres ke-13 Ikatan Akuntan Indonesia di Istana Negara tanggal 11 Desember 2018 lalu. Di depan peserta kongres yang hadir, Presiden mengungkapkan  bahwa selama 4 tahun belakangan ini  energi birokrasi habis hanya untuk mengurusi SPJ. Akibatnya, pegawai tidak produktif  dan  waktu pelayanan kepada masarakat sangat  minim.

Ketahuan Presiden

Presiden mendapati guru-guru di sekolah lembur sampai malam, bukan untuk menyiapkan perencanaan proses belajar-mengajar, tetapi malah menyelesaikan SPJ keuangan.

Pada kesempatan lain, Presiden juga menemukan kondisi yang tak jauh berbeda pada Dinas Pekerjaan Umum. Pegawai bekerja sampai tengah malam bukan untuk menyiapkan proyek atau memikirkan bagaimana menggerakkan alat-alat berat dari satu tempat ke tempat lain, tetapi sedang menyiapkan SPJ. Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang pulang dari luar kota pun sibuk mengurus SPJ.

Beberapa kali berkunjung ke berbagai proyek infrastruktur di daerah, Presiden juga menemukan kondisi petugas tidak berada di lapangan malah sibuk di kantor mengurus SPJ.

Pada saat bertemu  dengan para kepala desa dalam rangka melakukan pengecekan dan kontrol masalah penggunaan dana desa yang sudah empat tahun digelontorkan sebesar Rp187 triliun, ternyata keluhannya juga sama, kelengkapan SPJ yang terlalu banyak.

Menurut Presiden, administrasi negara kita ini harus disederhanakan agar pimpinan di setiap kementerian/lembaga maupun di daerah bisa memutuskan dan merespon secara cepat kalau ada perubahan-perubahan global.

Di sisi lain, birokrasi masih terbentur pada aturan-aturan yang berorientasi pada prosedur, bukan berorientasi output ,  outcome, maupun kecepatan.

Rumitnya SPJ

Istilah SPJ mungkin sudah sering kita dengar, tetapi belum  semua orang tahu pengertian SPJ.  SPJ adalah singkatan dari Surat Pertanggungjawaban, merupakan sebuah laporan dari suatu kegiatan yang telah di laksanakan.

Dalam SPJ biasanya memuat pekerjaaan atau kegiatan yang telah dilaksanakan, realisasi belanja, siapa yang melaksanakan dan keluaran (output) dari kegiatan tersebut.

SPJ pada prinsipnya merupakan wujud dari responsibilitas dan transparansi dalam  sistem birokrasi pemerintah. SPJ merupakan mekanisme pertanggungjawaban pengeluaran uang (belanja)  dan kinerja yang diperoleh.

Namun, mekanisme tersebut juga memunculkan bentuk responsibilitas (pertanggungjawaban) yang terlalu berlebihan baik dalam jumlah dokumen yang wajib disertakan sebagai pendukung maupun bentuk SPJ yang terlalu rumit.

Sebagai contoh,  SPJ untuk perjalanan dinas ke luar kota di instansi pemerintah, pada umumnya  harus disertai bukti Surat Perintah Tugas (SPT), SPPD (surat Perintah Perjalanan Dinas), surat bukti pengeluaran, rincian biaya perjalanan dinas, dan wajib dilengkapi bukti asli bill hotel, tiket, boarding pass dan  daftar pengeluaran riil.

Masing-masing dokumen biasanya dibuat 3- 4 rangkap. Di samping itu, bukti tersebut harus di dukung laporan hasil  pelaksanaan tugas ke luar kota. Untuk  membuat SPJ yang demikian banyak tentu membutuhkan waktu yang tidak sedikit.

Kalau kita bandingkan, SPJ perjalanan dinas di perusahaan swasta sangat simpel dan efisien. Bukti perjalanan dinas cukup dilengkapi  bukti asli pengeluaran bill hotel, tiket pesawat, pengeluaran riil, dan foto pelaksanaan tugas.

Lain perjalanan dinas, lain pula untuk pengeluaran belanja barang/modal lebih komplit lagi. SPJ yang harus disiapkan memuat dokumen proses lelang, dokumen kontrak, laporan kemajuan fisik pekerjaan, berita acara pemeriksaan barang, berita acara serah terima barang, surat pernyataan tanggung jawab belanja dilengkapi gambar pelaksanaan pekerjaan (as buit drawing), dan foto-foto hasil pekerjaan.

SPJ yang Sederhana

Presiden Joko Widodo berharap agar laporan pertanggungjawaban jangan mempersulit langkah dan membuat sebuah jebakan-jebakan kesalahan. Idealnya,  orientasi laporan pertanggungjawaban (responsibilitas) adalah akuntabilitas, efisiensi, orientasi hasil, dan kecepatan.

Dengan demikian, jangan sampai sistem administrasi  membuat kita hanya menghemat biaya langsung, tetapi juga memperbesar opportunity cost, berupa penundaan, kelambatan, kelambanan, dan  ketidakberanian kita untuk berinovasi.

Dalam akuntansi dikenal istilah substance over form (substansi mengungguli bentuk formalitas). Artinya, laporan harus lebih mengutamakan penjelasan atas outcome (hasil) yang diperoleh dari pada bentuk formalitas laporan.

Jika kita perhatikan, SPJ pada instansi pemerintah lebih menonjolkan bentuk formalitasnya dibanding substansi. Banyak format yang harus dibuat, tetapi substansi yang di pertanggungjawabkan banyak diabaikan.

SPJ yang lengkap bertujuan untuk menghindari adanya kecurangan/korupsi. Namun, laporan SPJ yang komplit pun tidak menjamin bebas dari penyimpangan apabila  pembuat laporan tidak memiliki kejujuran/integritas. Ditambah lagi kondisi sistem pengendalian internal  masih lemah.  Lihat saja, SPJ di lingkungan instansi pemerintah sangat komplit, tetapi tingkat korupsi/penyimpangan di instansi pemerintah lebih tinggi.

Pembuatan laporan mestinya menggunakan prinsip perbandingan cost and benefit. Artinya, perlu membandingkan antara biaya yang dikeluarkan (waktu, tenaga, dan uang) untuk membuat laporan dengan manfaat yang akan diperoleh. Jika biaya lebih besar dari manfaat maka hal itu merupakan pemborosan.

Epilog

Penyederhanaan laporan SPJ sangat mendesak dan penting saat ini. Penyederhanaan formulir berupa pengurangan lampiran bukti pendukung perlu dilakukan dengan membuat cukup satu atau dua rangkap. Serta, perlu adanya pendelegasian wewenang terhadap pengesahan SPJ agar tidak terlalu prosedural dan memakan waktu lama.  Terkait dengan efisiensi belanja dan kecepatan, penggunaan teknologi informasi yang tepat dalam pembuatan SPJ perlu dilakukan.

 

 

6
0

Penuls merupakan alumni STAN dan mantan Auditor BPKP yang sekarang bekerja pada Pemerintah Provinsi Jawa Tengah.

error: