Pandemi: Momentum Loncatan Perubahan di Birokrasi

Mari mengawali tulisan ini dengan kembali menengok sejarah, tentang revolusi industri. Revolusi Industri 1.0 berawal dari ditemukannya mesin uap oleh James Watt pada tahun 1776. Jika semula orang-orang melakukan produksi barang dengan menggunakan tenaga otot manusia, tenaga kuda, tenaga air, dan tenaga angin, maka kemudian beralih pada mesin berkat penemuan mesin uap. Secara revolusioner kehadiran mesin ini mampu mengubah tak hanya tentang produksi barang menjadi masal sehingga lebih efisien dan produktif, tetapi juga dalam hal transportasi. Mesin uap menghadirkan alat transportasi seperti kereta api uap dan kapal api/kapal laut, sehingga jarak tidak lagi menjadi batasan.

Berikutnya, Revolusi Industri 2.0 diawali dengan penggantian mesin uap oleh listrik. Namun yang menjadi masalah adalah saat pemrosesan barang-barang besar dan berat yang mau tidak mau diproses dalam satu tempat produksi. Maka kemudian lahirlah inovasi conveyor belt.

Conveyor belt ini mengubah proses pembuatan yang semula paralel dilakukan oleh banyak karyawan, tiap satu orang memroses dari awal hingga akhir untuk satu produk dan harus menguasai setiap tahapan, kemudian menjadi proses serial. Semisal produk mobil, dalam pembuatan setiap unitnya dikerjakan oleh banyak karyawan pada setiap tahapannya.

Hal ini melahirkan profesi spesialis, dampaknya mempercepat suatu proses produksi. Sehingga, perusahaan Ford pada tahun 1913 berhasil memproduksi mobil Fort T dengan waktu yang lebih singkat. Proses produksi masal ini menyebabkan terjadinya revolusi budaya secara besar-besaran sebagai akibat meningkatnya mobilitas atau pergerakan manusia.

Revolusi Industri 3.0 dimulai dengan adanya kehadiran processor komputer dan robot yang berhasil menggeser ketergantungan keberadaan peran manusia yang bisa bergerak, berpikir, dan memroses. Bisnis manufaktur pun mulai bergeser ke sektor jasa.

Proses ini populer dikenal sebagai eraRevolusi Digital. Dari yang semula bentuk manual/ analog menjadi digitalisasi. Pada masa ini seorang karyawan yang tadinya memroses data secara manual beralih menjadi digital.

Tidak perlu lagi mengetik dengan mesin tik untuk menghasilkan output fisik dokumen atau kertas lembar kerja. Akan tetapi data dapat diproses dengan cara menginput secara digital, kemudian bisa diperbanyak sesuai kebutuhan dalam waktu relatif lebih cepat dan akurasi yang sama.

Reforming di Masa Pandemi

Peran komputer dan keberadaannya sebagai sarana teknologi digital telah merubah banyak cara yang tak hanya dalam dunia industri, tetapi juga di segala bidang.  Dengan adanya teknologi internet yang menjadi suatu kebutuhan informasi memicu terjadinya Revolusi Industri 4.0.

Dari sebuah smartphone yang mungil, posisi seseorang bisa terdeteksi dari belahan bumi lainnya. Dengan Big Data, pengolahan dan pemrosesan dapat dilakukan di satu alat dengan sumber yang berbeda dan berjauhan.

Terlebih ditopang juga oleh teknologi AI (artificial intellegence) yang mampu berpikir melebihi kemampuan, ketelitian, kecepatan, dan ketepatan manusia di dalam merekam statistik data, mengambil korelasinya sehingga dapat mendeteksi dan menghindari kemungkinan adanya kesalahan untuk menghasilkan data yang lebih akurat.

Di era pandemi COVID–19 ini, kecanggihan teknologi informasi yang dihadirkan oleh Revolusi Industri 4.0 sudah saatnya lebih dimanfaatkan untuk mendukung performa dalam aktivitas birokrasi. Dalam masa di mana physical distancing diberlakukan, sebagai birokrat kita perlu tetap produktif dalam pelayanan.

Birokrasi perlu untuk benar-benar serius melakukan revolusi sistem kinerjanya. Produktivitas tidak harus ditunjukkan dengan kehadiran. Namun, cukup dari jejak digital perjalanan proses hingga ke output keluaran. Sebuah penilaian kinerja akan lebih jelas terukur secara obyektif dan transparan.

Fungsional PBJ, yang Paling Siap dengan New Normal

Dalam dunia birokrasi, saat ini yang paling siap untuk reform menghadapi masa new normal menurut saya adalah pejabat fungsional pengadaan barang dan jasa (PBJ). Mengapa demikian? Berikut ulasannya.

Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) memfasilitasi proses PBJ ini. LKPP juga telah mengembangkan aplikasi e-Procurement dengan nama SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) yang berbasis web.

Hal ini memungkinkan harapan profesionalitas pelaku pengadaan untuk mewujudkan transparansi dan akuntabilitas. Melalui SPSE yang wajib digunakan sejak tahun 2019 lalu, menjadikan suatu proses kerumitan administrasi lebih terasa sangat mudah, efektif dan efisien.

Sedikit kilas balik mengingat saat saya masih memroses pengadaan secara manual, sungguh merepotkan dan banyak pemborosan. Dari sejak tahapan pengumuman yang harus tayang di surat kabar ternama, penyediaan dokumen tender dengan mencetak dokumen dalam jumlah banyak, kemudian proses evaluasi manual yang murni mengandalkan ketelitian dan kemampuan personal, hingga proses pengumuman pemenang yang tentunya membutuhkan ekstra tenaga, pikiran, dan biaya.

Belum lagi kejadian nonteknis yang mungkin terjadi saat penyerahan dokumen penawaran yang terkendala jarak dan waktu, benar-benar dipangkas. Metode evaluasi yang tadinya manual sudah terbantukan dengan teknologi Big Data dan AI yang memungkinkan menganulir human error dan maladministrasi, serta peluang ‘main mata’ antara pokjamil dan calon penyedia jasa.

Bayangkan, kerumitan proses yang terjadi bisa dikerjakan di balik layar asalkan terkoneksi teknologi informasi. Dari sejak perencanaan penganggaran yang didukung sistem aplikasi hingga munculnya dokumen pelaksanaan anggaran, proses perencanaan umum pengadaan, sampai akhirnya pada proses tahapan pencairan pembayaran penyedia.

Semua itu bisa diakses dalam satu tempat, di balik sebuah layar komputer, atau smartphone. Proses itu dapat dilakukan dari mana saja selama ada jaringan internet. Mengesankan bukan?

Pandemi: Momentum Loncatan Perubahan

Rasanya, di masa pandemi COVID–19 ini, semakin besar kecemasan jika harus melakukan kebiasaan lama di dalam aktifitas kerja. Terlebih bagi karyawan yang jarak tempuh antara rumah tinggal dan kantor lumayan jauh dan harus berdesak-desakan bersama penumpang lain di moda transportasi umum. Di situlah terdapat waktu, biaya, dan keselamatan yang dipertaruhkan.

Namun, jika ternyata kita harus kembali bekerja dengan cara lama sebelum datangnya masa pandemi, rasa-rasanya kita telah menyia-nyiakan momentum loncatan perjalanan peradaban manusia yang lebih canggih. Padahal, kita sudah lebih dahulu senang dengan kehadiran Revolusi Industri 4.0.

Pelayanan publik pun tak memerlukan lagi pertemuan antara pemohon dan pemroses. Syarat-syarat hanya perlu diunggah kemudian sistem yang mengolahnya. Terbitnya dokumen pun cukup diakses dari lokasi pemohon. Pembayaran administrasi dapat diproses melalui transfer dana.

Proses bisnis ini tentunya akan menghemat biaya operasional kantor. Belum lagi penghematan BBM dan tentunya mengurangi angka pencemaran udara. Kualitas udara meningkat tentu berdampak kepada peningkatan angka kesehatan dan angka harapan hidup.

Epilog

Menurut hemat saya, teknologi sudah lewat di depan mata. Sistem bisa dibangun sesuai kebutuhan. Tinggal mau atau tidak mau untuk mengotomatisasi proses bisnis tersebut.

Mungkin dalam waktu dekat, agen tour perjalanan sekalipun tidak akan lagi menawarkan tiket pesawat, hotel dan destinasi wisata, karena piknik tidak lagi harus berkunjung ke tempat wisata sesungguhnya. Barangkali, wisata bisa beralih ke perjalanan virtual yang dapat diakses dari mana saja dengan memanfaatkan teknologi Virtual Reality, sehingga kita seolah-olah telah berinteraksi dan memasuki dalam lingkungan destinasi wisata tersebut.

Belanja online pun selama ini memiliki keterbatasan, seperti membeli kucing di dalam karung. Namun dengan adanya teknologi Augmented Reality, memungkinkan suatu saat kita berbelanja dengan menyaksikan dan mendatangkan produk-produk semu yang kita pilih dan kita coba untuk memastikan sebelum proses ekspedisi. Tak ada lagi belanja online baju yang kesempitan atau tak cocok modelnya saat kita terima barang sesungguhnya.

Proses kegiatan belajar yang harus menjaga jarak aman tak lagi terbatas pada sistem home schooling dan modul jarak jauh. Namun, dengan adanya Virtual Reality suatu saat dimungkinkan bisa dilaksanakan pertemuan antara siswa dan guru, yang seolah-olah berinteraksi di dalam suatu lingkungan sekolah, di dalam kelas, ataupun kegiatan outing/ study tour.

Kegiatan belajar mengajar virtual tak menutup kemungkinan akan memberikan pengalaman visual yang tak kalah sensasinya dibandingkan dengan proses konvensional seperti pada sebelum adanya pandemi ini. Bahkan untuk proses eksperimen atau praktikum di laboratorium, dapat memanfaatkan teknologi Augmented Reality yang memungkinkan siswa untuk memakai berbagai macam alat praktikum semu dalam dunia nyatanya.

Sekarang memang agak sulit dibayangkan, tapi percayalah bukan tak mungkin di masa depan.

Belajar dari pengalaman, sebuah produk smartphone dengan merk ternama yang saat itu pernah berjaya pada eranya, akhirnya tergerus oleh waktu hanya karena dia tidak mau menerima perubahan.

Dari sana kita belajar bahwa perubahan adalah sesuatu yang pasti. Mengingkari perubahan adalah ketidakpastian. Ketidakpastian musnah sendirinya ditelan waktu.