Integrasi Sistem Informasi Kepegawaian dan Sistem Manajemen Dokumen: Pengalaman Sebuah Instansi Sektor Publik yang Dapat Dikembangkan oleh Badan Kepegawaian Negara

Pengantar Redaksi

Kali ini, Redaksi Birokrat Menulis menerima tulisan yang mengangkat pengalaman seorang perancang dan analis sistem informasi sebuah instansi sektor publik dalam membangun sistem informasi kepegawaian di organisasinya. Keterlibatannya yang jatuh-bangun dalam pengembangan sistem informasi di organisasinya patut menjadi pelajaran penting bagi organisasi sektor publik di Indonesia.

—

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang didukung dengan regulasi tentang e-government (e-gov), hampir seluruh organisasi sektor publik di Indonesia berlomba-lomba mengembangkan sistem informasi di organisasinya masing-masing.

Pengembangan sistem informasi tersebut merupakan investasi yang sangat berharga dan membutuhkan usaha (effort) yang besar pula. Di sini, penulis akan menguraikan pengalaman pengembangan sistem informasi kepegawaian (human resource information system) di organisasi penulis, yaitu sebuah instansi sektor publik.

Pengembangan sistem informasi ini secara radikal dimulai dengan membangun basis data (database) dengan aplikasi Sistem Pengelolaan Data Pegawai (Sispedap). Aplikasi Sispedap ini merupakan salah satu subsistem dari sistem informasi kepegawaian yang sangat strategis.

Sebab, keberadaan basis data kepegawaian yang kuat dan akurat dapat mendukung berbagai subsistem sistem informasi kepegawaian lainnya, termasuk subsistem di luar sistem informasi kepegawaian. Hampir seluruh subsistem suatu sistem informasi organisasi publik akan terkait dengan data pegawai. Sebagai contoh, dalam penugasan dinas, tentu ia akan membutuhkan data pegawai. Begitu pula terkait dengan penggunaan anggarannya.

Tanpa basis data kepegawaian yang kuat dan akurat, organisasi sektor publik tidak akan mungkin membangun subsistem lainnya secara terintegrasi. Oleh karena itu, Sispedap telah menjadi prioritas utama dalam pengembangan sistem informasi di lembaga tersebut.

Fakta Sejarah

Pengembangan aplikasi Sispedap tidak terlepas dari sejarah panjang jatuh-bangunnya pengembangan sistem informasi di lembaga tersebut. Pengembangan ini dimulai sejak tahun 1992 (lihat diagram berikut). Sampai dengan saat ini pun pengembangannya masih terus berjalan.

Gambar. Sejarah Panjang Pengembangan Sispedap

Dari sejarah panjang pengembangan basis data kepegawaian sebagaimana terlihat pada Gambar, terlihat bahwa pada tahun 1992 dan tahun 1996 telah terjadi kegagalan pengembangan sistem.

Terdapat beberapa faktor yang menyebabkan kegagalan tersebut, yaitu:

• Ego sektoral satuan kerja dan individunya, terutama sekali pengembangan tidak melibatkan secara langsung personil inti dari pemilik sistem (system owner), dalam hal ini unit Biro Kepegawaian dan Organisasi;
• Pendekatan pengembangan menggunakan top-down approach;
• Tidak ada transfer of knowledge dari pengembang kepada pemilik sistem, termasuk tidak adanya regenerasi;
• Pengembangan basis data kepegawaian hanya untuk kebutuhan sesaat dan tidak berkelanjutan; dan
• Pengembangan basis data tidak mempertimbangkan kebutuhan subsistem yang lain, belum mengantisipasi perubahan regulasi, dan belum mengantisipasi perubahan teknologi informasi.

Kemudian, pengembangan berlanjut pada 1994, 2001, dan 2007. Pengembangan tahun 2007 yang diimplementasikan tahun 2008 inilah yang kemudian dikenal dengan Sispedap seperti saat ini.

Pengembangan ini disesuaikan dengan perkembangan teknologi informasi, di mana pada tahun 1994 rerangka kerja aplikasi dan basis datanya masih berbasis DOS (dBASE III+), tahun 2001 berbasis client-server, dan tahun 2007 berbasis web.

Pengembangan konten basis data juga dilaksanakan secara berkelanjutan, di mana data master tetap menggunakan konten basis data yang lama (sejak tahun 1994), sedangkan data histori kepegawaian terus dilengkapi tahun 2001 dan 2007.

Menariknya, faktor keberhasilan pengembangan tahun 1994, 2001, dan 2007 merupakan kebalikan dari faktor kegagalan pengembangan tahun 1992 dan 1996. Intinya, keberhasilan pengembangan ini merupakan perpaduan antara pendekatan bottom-up approach dengan tetap memperhatikan pendekatan top-down approach.

Walaupun telah berhasil, upaya perbaikan sistem ini terus-menerus dilakukan secara berkesinambungan. Aspek yang dikembangkan adalah terkait dengan pengelolanya, aplikasi, dan teknologinya.

Upaya ini mirip dengan filsafat bangsa Jepang, “Kaizen”, yang bermakna bahwa perbaikan mesti dilakukan secara berkesinambungan. Evaluasi rutin juga dilakukan dengan pendekatan SWOT.

Dari evaluasi ini, kemudian diketahui kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) Sispedap. Dari evaluasi ini, kemudian telah dilakukan beberapa upaya, seperti:

• Pembuatan dokumentasi pengembangan;
• Pembuatan regulasi yang berisi tentang otorisasi dan standard operating procedure (SOP);
• Pelatihan terhadap SDM pengembang dan operator Sispedap di seluruh satuan kerja terus-menerus, termasuk rekonsiliasi data;
• Penyediaan fitur layanan data query yang bisa mendukung sistem lain;
• Pelaksanaan kuis tentang Sispedap kepada pegawai serta memberi penghargaan kepada satuan kerja terbaik dalam mengelola Sispedap; dan
• Penunjukan generasi penerus dalam pengembangan Sispedap.

Kami juga mengikutksertakan Sispedap dalam lomba inovasi pelayanan publik yang diselenggarakan oleh Kementerian PAN dan RB. Syukurnya, Sispedap termasuk dalam 99 Besar Inovasi Pelayanan Publik.

Integrasi Sispedap dan DMS

Ada hal yang tidak kalah pentingnya untuk saya kemukakan di sini. Dalam pengembangan Sispedap tahun 2007 itu, kami melakukan pengembangan bersamaan dengan gerakan digitalisasi dokumen kepegawaian secara besar-besaran.

Pada waktu itu, seluruh hardcopy dokumen kepegawaian di-scan dalam bentuk portable document format (pdf). Kemudian, dokumen digital tersebut di-upload ke server sistem manajemen dokumen (document management system) atau DMS yang dikelola oleh satuan kerja yang menangani sistem dan teknologi informasi.

Perkembangan terbaru, selain dapat di-upload ke server DMS, dokumen digital tersebut juga bisa di-upload melalui Sispedap. Namun, integrasinya tetap terjadi, yaitu dokumen digital pegawai tetap tersimpan secara otomatis di server DMS.

Dengan adanya server Sispedap yang terintegrasi dengan server DMS, ketika pemerosesan administrasi kepegawaian dokumen fisik pegawai kini tidak perlu lagi dikirim ke kantor pusat. Dokumen ini cukup di-scan di unit asal pegawai. Kemudian, dokumen digital ini di-upload secara online ke server DMS di kantor pusat melalui aplikasi Sispedap bersamaan dengan entri dan updating data terkait.

Contohnya, surat pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala (KGB). Setiap selesai proses surat pemberitahuan KGB, dokumen fisiknya langsung di-scan oleh satuan kerja asal pegawai. Kemudian, dokumen digital hasil scan ini bersama data terkait dimutakhirkan di Sispedap dan secara otomatis melalui Sispedap dokumen digital ini ter-upload ke server DMS.

Manfaat Integrasi Sispedap dan DMS

Ternyata, banyak hal yang bisa diefisiensikan dengan integrasi Sispedap dan DMS. Contohnya, efisiensi biaya kertas, efisiensi biaya tinta printer, dan efisiensi biaya pengiriman dokumen fisik.

Tentunya, tanpa integrasi Sispedap dan DMS, kita bisa membayangkan begitu besarnya biaya yang mesti dikeluarkan instansi dan pegawai instansi publik tersebut setiap tahunnya karena kantornya tersebar di berbagai provinsi. Kami berhasil melakukan penghematan yang signifikan dengan integrasi Sispedap dan DMS ini.

Menariknya lagi, pengembangan aplikasi Sispedap ini sejalan dengan ruh Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) dan semangat menggapai visi-misi grand design reformasi birokrasi pada lembaga tersebut.

Itu mungkin sebabnya instansi kami barusan mendapatkan peningkatan remunerasi setelah melalui evaluasi dari beberapa lembaga terkait. Kemungkinan, beberapa lembaga ini melihat upaya nyata instansi kami dari keberadaan sistem yang terintegrasi ini.

Sispedap Bertahan Lama

Sebelum pengalaman ini penulis tutup, perlu penulis bercerita sedikit tentang percakapan telepon penulis dengan programmer sebuah perusahaan yang pernah ikut terlibat dalam pembangunan Sispedap. Percakapan ini terjadi sekitar tahun 2013, atau 5 tahun sejak implementasi Sispedap tahun 2008.

Percakapan tersebut muncul karena di internal kami kadang mengalami kesulitan teknis ketika memodifikasi Sispedap. Untuk mengatasi ini, biasanya penulis menghubungi programmer tersebut agar mendapatkan ide atau alternatif solusi.

Ketika menjawab telepon, programmer itu bertanya, “Masalah teknis yang akan Pak Eka tanyakan ini terkait dengan aplikasi apa, Pak Eka ?”

Saya jawab, “Ini berkaitan dengan aplikasi Sispedap”

Di seberang telepon sana, dengan nada terkejut, programmer tersebut bertanya, “Sispedap masih dipakai oleh kantor Pak Eka?”

Saya jawab, “Iya, masih. Memangnya kenapa?”

Ia menjawab dengan kagum. Katanya, “Hebat Sispedap itu Pak Eka. Biasanya, yang terjadi adalah suatu aplikasi yang sudah dibangun di instansi pemerintah itu tidak bertahan lama. Paling umurnya sekitar 3 atau 4 tahun. Biasanya lagi, instansi pemerintah bikin proyek baru lagi, yang seringnya malah mengulangi aplikasi yang sama lagi”.

Dari percakapan ini dan cerita dari teman-teman programmer perusahaan swasta yang pernah terlibat dalam pengembangan aplikasi instansi pemerintah, memang begitulah yang terjadi dalam pengembangan sistem informasi di sektor publik, yaitu aplikasi yang dikembangkan di suatu instansi publik cenderung tidak bertahan lama. Instansi publik sering mengeluarkan belanja aplikasi lagi. Itulah kenapa belanja teknologi informasi instansi publik cenderung boros.

Hebatnya lagi, saat ini Sispedap kami itu sudah berusia 10 tahun sejak diimplementasikan tahun 2008. Sampai saat ini, kami tidak pernah lagi mengadakan proyek sejenis karena cukup stabilnya aplikasi tersebut. Kalaupun dimodifikasi, itu dilakukan oleh tim pengembang internal kami.

Epilog

Berdasarkan pengalaman tersebut, penulis memiliki beberapa pandangan. Pertama, pengawalan dalam pengembangan sistem informasi di sektor publik harus terus-menerus dilakukan, terutama dalam peningkatan kualitas SDM pengembang internal beserta pengelolanya di masing-masing satuan kerja dan upgrade teknologi informasi.

Kedua, pengalaman ini bisa ditiru pada skala nasional oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN). Misalnya, BKN bisa mengintegrasikan server DMS dengan sistem informasi kepegawaian nasional sehingga BKN tidak perlu lagi meminta hardcopy berkas kepegawaian dari setiap instansi publik.

Bayangkan, setiap proses kenaikan pangkat saat ini harus melampirkan dokumen-dokumen fisik, seperti SK Kenaikan Pangkat sebelumnya. Padahal, setiap SK Kenaikan Pangkat pasti ada tembusannya ke BKN. Pada tahun 2015, BKN juga telah melaksanakan Pendataan Ulang PNS (PUPNS) yang mengharuskan setiap pegawai melampirkan dokumen-dokumen kepegawaiannya.

Dengan adanya tembusan dokumen tersebut, BKN mestinya bisa melaksanakan digitalisasi dokumen kepegawaian secara besar-besaran di kantor mereka yang nantinya akan tersimpan di server DMS mereka dan terintegrasi dengan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian (SAPK) yang telah dikelola oleh mereka saat ini.

Ketiga, BKN juga harus dapat mensinkronisasikan data pegawai yang ada pada masing-masing instansi publik di Indonesia sehingga tidak ada lagi duplikasi entri data pegawai. Misalnya, apabila suatu instansi publik telah memutakhirkan data pegawainya, mestinya secara otomatis data pegawai yang ada di BKN juga ikut termutakhirkan. Begitu juga sebaliknya. Sinkronisasi data ini dapat dilaksanakan dengan memanfaatkan teknologi web services yang sudah menjadi standar saat ini.

Keempat, ada satu faktor keberhasilan yang tidak kalah pentingnya dalam pengembangan sistem informasi di lembaga ini, yaitu faktor “kesabaran dan keikhlasan”. Faktor ini merupakan tacit knowledge yang sulit diartikulasikan menjadi explicit knowledge karena setiap individu mempunyai tingkat kesabaran dan keikhlasan yang berbeda-beda. Faktor inilah yang membuat Sispedap bertahan sampai 10 tahun.

Penulis membayangkan jika saja kita memiliki kesabaran dan keikhlasan dalam pengembangan sistem informasi di sektor publik Indonesia, kita akan mampu menopang pemerintah dalam mewujudkan “Pemerintahan Kelas Dunia” sesuai dengan visi grand design reformasi birokrasi nasional.***

*) Tulisan ini disusun berdasarkan pengalaman penulis mengawal pengembangan sistem informasi kepegawaian di instansi penulis sejak tahun 1994 sampai dengan saat ini. Tentunya, tulisan ini adalah pandangan pribadi penulis dan tidak mewakili pandangan tempat penulis bekerja.